Keine Kekse, krumme Uhrzeit

So gestalten Sie Meetings effizienter

Martin Geiger hält den Großteil der täglich in Deutschland abgehaltenen Meetings für Zeitverschwendung – oder zumindest für nicht effizient durchgeführt! In diesem Tipp gibt er originelle Hinweise, wie Sie Meetings deutlich schneller durchführen und vielleicht sogar einen neue Meetingkultur in Ihrem Unternehmen anstoßen können.
Keine Kekse, krumme Uhrzeit

So gestalten Sie Meetings effizienter

Martin Geiger hält den Großteil der täglich in Deutschland abgehaltenen Meetings für Zeitverschwendung – oder zumindest für nicht effizient durchgeführt! In diesem Tipp gibt er originelle Hinweise, wie Sie Meetings deutlich schneller durchführen und vielleicht sogar einen neue Meetingkultur in Ihrem Unternehmen anstoßen können.

Was ist das: Viele gehen hinein und nur wenig kommt dabei heraus? Der Blick auf die anstehenden Termine zeigt – es ist wieder Meeting-Zeit. Fast täglich erinnert uns der Kalender an diese unbeliebten, zeitraubenden Arbeitsbesprechungen. "Viele Meetings bedeuten viel verschwendete Zeit" hört man häufig auf den Fluren der Unternehmen. Meetings haben einen schlechten Ruf und sind für die meisten Mitarbeiter ein echter Demotivationsfaktor. Man erfährt Dinge, die man ohnehin schon weiß und nickt Probleme ab, statt Lösungen zu finden.

Während Sie in einem Meeting sitzen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben

Sollten Unternehmer angesichts dieser Fakten überhaupt weiterhin Besprechungen abhalten? Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Besprechungen können nützlich sein – aber nur dann, wenn sie richtig vorbereitet und effizient abgehalten werden. Wenn Sie auf Besprechungen nicht verzichten können, sollten Sie die nachfolgenden, zum Teil unkonventionellen Tipps berücksichtigen. Damit gestalten auch Sie Ihre Treffen in Zukunft produktiv.

Auch Meetings müssen effizient sein!

Was Ihre Besprechung kostet

Sinnlose Meetings kosten Ihr Unternehmen jährlich beträchtliche Summen. Wenn Sie es genau wissen möchten, empfehle ich Ihnen den Meeting-Ticker unter http://tobytripp.github.com/meeting-ticker. Dort können Sie zu jedem Zeitpunkt ablesen, wie viel Geld Sie bereits mit Ihrer Besprechung verbraten haben. Projizieren Sie doch beim nächsten Meeting den Ticker mit einem Beamer für alle sichtbar an die Leinwand. Ich garantiere Ihnen: Damit lässt sich dieses Treffen zeitlich erheblich straffen!

Legen Sie ein klares und messbares Ziel fest

Eine Besprechung sollte nie allein zum Zweck der Information einberufen werden! Wer sein Team lediglich über etwas informieren will, kann eine E-Mail schreiben. Wenn Sie also schon ein Meeting einberufen, dann sollten Sie damit auch ein konkretes Ziel verfolgen!

Das Ziel einer Besprechung ist für deren Erfolg essenziell. Daher sollten Sie bei der Vorbereitung auf das Meeting dieses Ziel festlegen und auch allen Beteiligten offen kommunizieren. Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch unterschiedliche Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine Frage, die am Ende des Meetings beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung. Eine solche Frage könnte z.B. lauten: "Mit welchen Maßnahmen steigern wir den Absatz von Produkt A bis zum Jahresende um 20%?"

Was wollen Sie im nächsten Meeting erreichen?

Je mehr Teilnehmer anwesend sind, desto mehr sinkt die Produktivität: Laden Sie deshalb lediglich diejenigen Mitarbeiter ein, die Sie brauchen, um Ihre Besprechungsziele zu erreichen. Es gibt es nur zwei Gründe, warum ein Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen sollte: Entweder er kann etwas beitragen oder er kann dabei etwas lernen – daneben gibt es nichts!

In der Kürze liegt die Würze

Führen Sie Mini-Meetings ein!

Marissa Mayer, CEO von Yahoo, besucht wöchentlich ca. 70 Meetings. Dieses Pensum auch nur zu überleben, ist bereits eine außerordentliche Leistung. Eine solch hohe Anzahl an Meetings kann sie nur bewältigen, indem sie viele Treffen im 5-10 Minutentakt durchführt. Hierfür schafft Mayer in ihrem Terminplan Zeitblöcke von bis zu zwei Stunden, die nur für diese Mini-Meetings reserviert sind. Der Vorteil: Kennen auch die Mitarbeiter diesen Zeitblock, lassen sich Meetings wesentlich einfacher vereinbaren.

Wählen Sie eine ungewöhnliche Anfangszeit

Oft nimmt die Disziplin während des Sitzungsmarathons erst wieder zu, wenn das sich anschließende Meeting näher rückt. Terminieren Sie daher Ihre Besprechung zu einer Zeit, zu der Sie mit einem schnelleren Ablauf rechnen dürfen, weil die Teilnehmer z.B. ungeduldig werden. Statt also morgens um 10 Uhr zur besten Arbeitszeit zu tagen, beginnen sie einfach kurz vor der Mittagspause oder dem Feierabend. Sie werden kaum glauben, wie sehr die Terminierung auf z.B. 11.45 Uhr oder 17.15 Uhr die Dauer eines Meetings verkürzt! Um Missstimmung unter den Teilnehmern zu vermeiden, sollten Sie bei der Ankündigung bereits darauf aufmerksam machen, dass das Meeting wenig Zeit in Anspruch nehmen soll. Wenn in Ihrem Unternehmen die Meeting-Kultur der kurzen Besprechung etabliert ist, können Sie auf einen solchen Hinweis verzichten.

Ein stetiges Ärgernis stellen auch verspätete Teilnehmer dar. Dagegen gibt es einen einfachen Kniff: Legen Sie eine ungerade Anfangszeit fest, also beispielsweise 11.42 Uhr. Das Phänomen der "krummen" Anfangszeit weckt häufig den Ehrgeiz der Teilnehmer, diese ungewöhnliche Zeit einzuhalten. Umgekehrt funktioniert dies auch in Bezug auf das Ende einer Besprechung, um Meetingleiter zu disziplinieren, die gerne überziehen!

Stellen Sie die Agenda auf den Kopf!

Setzen Sie den üblicherweise letzten Punkt jeder Agenda an den Anfang und beginnen Sie mit dem Punkt "Verschiedenes" oder "Sonstiges". Das ist der Punkt, der sich erfahrungsgemäß stets am längsten hinzieht. Am Anfang einer Besprechung werden Sie ihn jedoch in Windeseile abhaken können.

Legen Sie das Ende des Treffens fest

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 5

Alle Kommentare

Oliver
Dattner
Die Bewirtung interner Besprechungen wurde bei uns bereits vor einiger Zeit eingestellt - allerdings aus Kostengründen. Stattdessen stehen nur Literflaschen Selter und Gläser da. Auf die Länge der Meetings hat dies m.E. keinen EInfluss gehabt.
Birgit
Schultheiß
Ich teile die Erfahung, dass der Wegfall von Bewirtung die Meetings nicht verkürzt hat. Bei uns gibt es nur noch Kaffee, und den auch nur, wenn man ihn vorher selbst gezapft hat und mitbringt. Das führte dazu, dass die Kollegen sich ihr Wasser oder ihren Tee inzwischen selbst mitbringen. Und es sich somit wieder angenehmer im Meeting machen. Aus meiner Sicht bringt es am meisten, kein Meeting ohne Ziel anzuberaumen, darauf zu achten, nur die absolut notwendigen Personen einzuladen, die Agenda und Themen realistisch zu planen, und das Meeting selbst strikt zu moderieren. Das mit den krummen Uhrzeiten muss ich mal ausprobieren. Denn Zuspätkommen hat eine jahrundertealte Tradition in unserem Unternehmen...
Dieter
Stegemann
Ich habe den Beitrag mit Vergnügen gelesen und ganz den Beobachtungen aus eigener Erfahrung zustimmen! Ich werde die für mich neuen Ideen gern aufgreifen und ausprobieren. In meinem aktuellen Kundenumfeld gibt es dazu reichlich Anlass und Gelegenheit... Vielen Dank für die Anregungen!
Jürgen
Scheper
Sehr viele Vorschläge die zur Demotivation des Teams beitragen. Sehr obskure Vorschläge, krumme Anfangszeiten. Viel Erfolg Herr Kollege.
Guest
Eine bessere Massnahme zur Verkürzung als keine Bewirtung (die ja umgangen werden kann) sind Steh-Meetings, z.B. im einem 'Interaction Room'. Nicht umsonst die die täglichen Scrum-Meetings "Standups". Statt vorbereiteter PowerPoint-Präsentationen sollte es ausreichend Flipcharts und Whiteboards an den Wänden geben, an denen die Ideen entwickelt werden können. Für Unterlagen und Notizen gibt es entsprechend hohe Tische.
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