Professionelles PM = starker Projektleiter

So verbessern Sie mit einem PM-Handbuch Ihr Projektmanagementsystem

In einer Fabrik in China lernte Dr. Gerhard Graën Projektleiter kennen, die Teile zur Prototypenfertigung persönlich aus dem Lager holten. Nach einem misslungenen Audit führte der Autor ein Projektmanagement-System ein, um das Projektmanagement zu verbessern. Dazu erstellte er gemeinsam mit allen Beteiligten ein PM-Handbuch. Der Lohn nach einem Jahr Arbeit: Ein mit Bravour bestandenes Audit und einer der größten Aufträge der Firmengeschichte.
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Ein Entwicklungsprojekt in der Automobilindustrie steht immer vor großen Herausforderungen, u.a. durch einen ausgeprägten Qualitätsanspruch (Null-Fehler-Strategie), nicht verschiebbare Termine wie den SOP (Start of Production = Zeitpunkt für den Start der Serienfertigung) und hohen Kostendruck. Entwicklungsprozesse sollten dementsprechend eindeutig geregelt und an die Kundenanforderungen angepasst sein.

Aus diesen Gründen gibt der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) strenge Vorgaben für das Abwickeln eines Projekts vor; definiert in der Norm IATF 16949 (Qualitätsmanagementsystem). Neu ist seit Dezember 2017, dass die Einbindung der Lieferanten in den Entwicklungsprozess und Verfolgung seitens des Projektleiters im Rahmen eines Prozessaudits nach VDA 6.3 überprüft wird. Dieses Audit umfasst auch einen Fragenkatalog zum Projektmanagement (P2). Im Einzelnen fragt dieser u.a. nach Projektplänen mit Terminen von Lieferanten und Kundenterminen.

Der Fragenkatalog beschäftigt sich aber auch mit dem firmenspezifischen Projektmanagementsystem (als Teil eines Produktentstehungsprozesses – PEP), das u.a. die Kompetenzen des Projektleiters und der Teammitglieder beschreibt. Zur Dokumentation aller projektspezifischen Abläufe und für eine zielgerichtete Vorbereitung auf ein VDA 6.3 Audit (obligatorisch für Lieferanten im Automotomobilbereich) empfiehlt es sich, dieses PM-System in einem Projektmanagementhandbuch (kurz PM-Handbuch) darzulegen.

PM-System einführen lohnt sich!

Auf diesem Wege definieren und dokumentieren Sie Ihren eigenen PM-Standard. Da dieser auch die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Projektleiters enthält, stärkt ein PM-Handbuch immer die Rolle des Projektleiters. Bei meinem Kunden führte das zu deutlich motivierteren Projektleitern – was sich in einer geringeren Kündigungsquote niederschlug –, denn sie können sich im Projektalltag auf innerbetriebliche Vereinbarungen (z.B. Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse) berufen, die im PM-Handbuch dokumentiert sind.

Doch auch für Auftraggeber bestehen gute Gründe, diesen Aufwand zu betreiben: Mein Kunde investierte ein Jahr lang in das Projekt, was sich auszahlte, weil er dadurch sein Systemaudit (nach VDA 6.3) bestand – bei dem er zuvor ohne funktionierendes PM-System und Handbuch durchgefallen war (z.B. wegen fehlender Nachweise und nicht definierter Verantwortlichkeiten).

Auch für Organisationen, die kein

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