Wie können wir OKR nutzen, um unsere verschiedenen, global verteilten Abteilungen näher zusammenzuführen und weltweit strategisch einheitlich zu agieren? Diese Frage stellte sich das Management Team beim Biopharma-Zulieferer Sartorius des Bereichs "Kundenspezifische Anlagen" am Standort Guxhagen im Jahr 2021, nachdem der Bereich die OKR-Methode 2020 als Mittel zur strategischen Ausrichtung eines Geschäftsfeldes erfolgreich eingeführt hatte. In Guxhagen stellt das Unternehmen u.a. anderem Bioreaktoren her, in denen Wirkstoffe für biopharmazeutische Medikamente und Impfstoffe produziert werden.

Führung

und Entscheidungsfindung im komplexen Arbeitsumfeld

In Guxhagen hatten wir bereits Erfahrungen mit diversen Stolpersteinen und Showstoppern für OKR gesammelt, die wir nun aus dem Weg räumen wollten. Wir beschreiben in diesem Artikel, wie OKR eine internationale Teamkultur positiv verändern und Silodenken aufbrechen kann. Außerdem zeigen wir, wie wir die OKR-Methode angepasst haben, um den unterschiedlichen Anforderungen globaler Abteilungen im Projektgeschäft gerecht zu werden. Aus der Perspektive eines globalen OKR Coaches und einer Managerin möchten wir mit allen Interessierten unsere Learnings aus über drei Jahren und mehreren OKR-Rollouts in verschiedenen Standorten teilen (Bild 1).

Wie führen? Die Stacey-Matrix liefert Anhaltspunkte

In unserem Bereich "Kundenspezifische Anlagen" bei Sartorius befinden wir uns aufgrund der sich stetig verändernden Kundenanforderungen in einem komplexen Umfeld. Ein dynamisches Marktumfeld wie unseres erfordert zudem eine kontinuierliche Erweiterung und Anpassung des Anlagen- und Dienstleistungsportfolios. Besonders gespürt haben wir dies zu Beginn der Coronavirus-Pandemie. Hier stieg nicht nur der Bedarf unserer Kunden an Equipment für die Impfstoffproduktion, sondern wir mussten auch die Projektdauer verkürzen, um die rechtzeitige Bereitstellung der Impfstoffe sicherzustellen.

Zu einer möglichen Herleitung der für den eigenen Bereich geeigneten Führungs- oder Projektmanagementmethode lohnt sich ein Blick auf die Stacey-Matrix.

Die angepasste OKR-Methode

Zielsetzung durch OKR

In unserem komplexen Umfeld, in dem wir ständig neue Lösungswege beschreiten müssen, dürfen die Prozesse nicht allein von den Reaktionszeiten und der Entscheidungsfreude des Managements bestimmt werden, denn ein direktiver Führungsstil macht die Führung selbst zum Engpass. Was wir brauchten, war also ein Schlüssel, um die Tür zu einem eigenverantwortlicheren und selbstständigeren Lösungsfindungsprozess in den Teams zu öffnen.

Wir brauchten eine Methode, die uns befähigt,

• uns schnell an Veränderungen anzupassen,
• innovative Ideen und Lösungsansätze aus dem Team heraus zu fördern,
• die Abteilungen an unserer Unternehmensstrategie auszurichten und
• die Leistung unserer Abteilungen und die Ergebnisse in Projekten zu verbessern.

Deshalb entschieden wir uns 2020 am Standort Guxhagen für die Einführung der OKR-Methodik.

Kompetenzbasierte OKR-Methode

Weshalb haben wir die OKR-Methode gewählt, aber direkt modifiziert?

Wir befinden uns in einer klassischen Linienorganisation, und zwischen den Abteilungen besteht demnach eine organisatorische Trennung. Zusätzlich sind die Mitarbeitenden in einer klassischen Wasserfall-Projektumgebung organisiert, in der die Zusammenarbeit von Mitgliedern verschiedener Abteilungen in unterschiedlichen Projektphasen erfolgt. Dies bedingt eine zeitliche Trennung der Mitglieder der verschiedenen Projektteams.

Wie nutzen wir aber nun das geballte Wissen und die für ein Projekt notwendigen Kompetenzen übergreifend für unsere gemeinsamen Ziele?

Nach dem klassischen OKR-Ansatz leiten bestehende Abteilungen ihr eigenes OKR-Set ab. Eine grundlegende Regel bei der Objective-Definition ist es, in einem Rahmen zu agieren, in dem eigenständig Ergebnisse erarbeitet werden, frei von Abhängigkeiten oder äußeren Einflüssen wie z.B. anderen Abteilungen. Unser Management wollte mithilfe von OKR aber Silodenken aufbrechen und hat deshalb die klassische Methode modifiziert. Bei unserem kompetenzbasierten OKR-Ansatz liegt der Fokus auf abteilungsübergeordneten bzw. -unabhängigen Objectives, ganz im Gegensatz zum traditionellen Ansatz.

Den kompetenzbasierten OKR-Ansatz hat das Management so gestaltet, dass pro Zyklus ca. 20 Mitarbeitende aus verschiedenen Teams teilnehmen. Die Teilnahme ist grundsätzlich freiwillig und erfolgt entweder aus eigenem Antrieb oder nach gezielter Ansprache entsprechend der Thematik und den Kompetenzen.

Mit dieser Methode lassen sich interdisziplinäre, breite Themenfelder abdecken, da auch Perspektiven zwischen den Bereichen eröffnet werden. Schnittstellenthemen können gezielt adressiert und gemeinsam bearbeitet werden. Eine detaillierte Aufschlüsselung über diese Modifikation und die erstmaligen Herausforderungen des lokalen Rollouts können Sie im Beitrag unserer Kollegen "So funktioniert der kompetenzbasierte OKR-Ansatz bei Sartorius" nachlesen. Mit diesem Ansatz hatten wir das Fundament gelegt, das wenige Jahre später als Grundlage für eine globale Arbeitsweise diente.

Nachfolgend beschreiben wir zwei konkrete Objectives, die Ihnen zeigen, wie wir erfolgreich Schnittstellenthemen und Harmonisierungen bearbeitet haben.

Objective 1: "Mit einem Klick können wir die Ressourcenverfügbarkeiten aller Abteilungen sehen."