Projektmanagementhandbuch

Das Projektmanagementhandbuch einer Organisationseinheit dokumentiert dessen Projektmanagementsystem.

Damit ist das PM-Handbuch formell ein Teil des allgemeinen Organisationshandbuchs des Unternehmens. Es ist also nicht mehr projekt-, sondern betriebsspezifisch. Inwieweit es darin anerkannt wird, hängt von der herrschenden Projektkultur ab. Oftmals wird es durch das besondere Engagement einer Arbeitsgruppe oder eines einzelnen Mitarbeiters erstellt, wird aber von den anderen Mitarbeitern und der Unternehmensführung nicht wahrgenommen. Die Alternative ist der Kauf eines von einem Fachverlag erstellten Loseblattwerks, das allgemeiner gehalten ist. Durch den daraus resultierenden erheblichen Umfang schreckt es potentielle Leser ab und es erfährt dasselbe Schicksal wie das selbst erstellte Handbuch. Der einzig sinnvolle Weg, ein PM-Handbuch zu erstellen besteht darin, im Unternehmen systematisch Projektmanagement einzuführen und parallel die Ergebnisse dieses Prozesses in einem Handbuch zusammenzufassen.

Bei einer lebendigen Projektkultur erfüllt das PM-Handbuch die Aufgabe des projektbezogenen Wissensmanagements. Insbesondere müssen in ihm die aus den abgewickelten Projekten entstehenden Erfahrungen systematisch gesammelt werden. Damit dies möglich ist, müssen beim Projektabschluss die sogenannten "Lessons Learned" erfasst und dokumentiert werden.

Das PM-Handbuch kann natürlich auch in digitaler Form im Intranet vorliegen, wo es leichter gepflegt werden kann und allen über ihren Arbeitsplatzrechner sofort zur Verfügung steht.

Zu den Bestandteilen eines PM-Handbuchs können unter anderem zählen:

  • Verbindliches Vorgehensmodell bzw. Vorgehensmodelle für Projekte des Unternehmens.
  • Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen für Prozesse
  • Unternehmensspezifische Formulare
  • Checklisten
  • Glossar für branchen- und unternehmensspezifische Ausdrücke
  • Beschreibung des Konfigurationsmanagements / Änderungsmanagements
  • Vorgehen bei der Risikoanalyse
  • Anforderungen an das Informations- und Berichtswesen
  • Definition der Projektdokumentation
  • Festlegung der Controlling-Methoden
  • Einsatz von EDV für das Projektmanagement (Software, Datenformate)
Zu unterscheiden ist das PM-Handbuch vom Projekthandbuch, das Regelungen und Dokumentation für ein spezifisches Projekt enthält.

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