Stolperfalle Balkenplan - nichts für die erste Planungsphase

Viele Projektleiter beginnen ihre ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. damit, dass sie einen Terminplan – oft in Form eines Balkenplans - erstellen. Dieses Vorgehen führt fast zwangsläufig dazu, dass das Projekt in Verzug gerät. Dr. Georg Angermeier erläutert, warum das so ist und zeigt auf, wie man den Grundstein für eine solide Planung legt.

Stolperfalle Balkenplan - nichts für die erste Planungsphase

Viele Projektleiter beginnen ihre ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. damit, dass sie einen Terminplan – oft in Form eines Balkenplans - erstellen. Dieses Vorgehen führt fast zwangsläufig dazu, dass das Projekt in Verzug gerät. Dr. Georg Angermeier erläutert, warum das so ist und zeigt auf, wie man den Grundstein für eine solide Planung legt.

Viele Projektleiter beginnen ihre Projektplanung damit, dass sie einen BalkenplanBalkenplanDer Balkenplan (auch "Balkendiagramm" genannt) ist ein zeitskalierter Vorgangs-Knoten-Netzplan. Er zählt neben zeitlich nicht skaliertem Netzplan und Projektstrukturplan zu den bekanntesten Grafiken des Projektmanagements. erstellen. Sie haben das ZielZielZiel ist ein prognostizierter Zustand, der ein bestimmtes Handeln legitimiert. Um ein Ziel zu erreichen ist ein Plan erforderlich. Sowohl Ziel als auch Plan sind charakterischte Bestandteile eines Projekts . Siehe Projektziel . klar vor Augen und gehen davon aus, dass sie genau wissen, was in welcher Reihenfolge getan werden muss. Zweifellos ist es sehr befriedigend, die eigene Vorstellung des Projektablaufs sofort in einen Terminplan umzusetzen - allerdings führt diese Vorgehensweise in der Regel zu erheblichen Verzögerungen im Projekt.

Terminpläne - nichts für die erste Planungsphase

Wenn ein Projektleiter zu Planungsbeginn einen Terminplan erstellt, geht er davon aus, dass er alle im Projekt anfallenden Aufgaben kennt. Bei einem Ein-Mann- oder Ein-Frau-Projekt mag das der Fall sein, in Projekten mit mehrere Beteiligten verfügt er aber meist nur über unvollständige Informationen. Einen weitgehend kompletten Überblick über die anfallenden Aufgaben erhält er nur, wenn er sich mit den anderen Beteiligten und Stakeholdern ausführlich bespricht. Auf diese Weise stellt sich oft heraus, dass eine Aufgabe nur erledigt werden kann, wenn zuvor ein oder zwei Hürden aus dem Weg geräumt werden.

Ein Beispiel: Ein Projektleiter aus der Entwicklung erstellt als erstes einen Balkenplan. Er weiß, dass für ein ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope). auch geworben werden muss. Er formuliert also die Aufgabe "Werbekampagne für das neue Produkt" und schließt sie an den Produktionsanlauf an. Hätte er sich mit dem Leiter Marketing abgestimmt, hätte er auch die aufwändigen Vorarbeiten wie z.B. die frühzeitige Beauftragung einer Werbeagentur rechtzeitig aufgenommen. Durch dieses Versäumnis gerät der Markteintritt zum Fehlstart.

Beginnen Sie Ihre Projektplanung nicht mit einem Terminplan. Man erliegt leicht der Illusion, eine solide Planung zu erstellen, tatsächlich aber wird versäumt, den Rahmen des Projekts abzustecken und zu klären, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche nicht. In der Folge kommt es im Projekt zu Verzögerungen. Mit gutem Grund behandeln alle Standards und Richtlinien die Erstellung des Terminplans als einen der letzten Schritte in der Projektplanung.

Projektstrukturpläne - Grundlage einer guten Planung

Um ein Projekt solide zu planen, sollte zunächst ein ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. (PSP) erstellt werden. Dieser enthält die vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente eines Projekts. Er gibt also Auskunft darüber, was alles getan werden muss.

Die ProjektstrukturplanungProjektstrukturplanungProjektstrukturplanung ist das Erstellen eines Projektstrukturplans . Siehe Projektstrukturierung . bietet folgende Vorteile:

Die Erstellung eines PSP und die Abstimmung mit den Beteiligten bedeutet harte Planungsarbeit. Es kann auch geschehen, dass ein TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre. auf Basis des PSP zu der Erkenntnis gelangt, dass ein Projekt nicht durchführbar ist. Es ist oft schwierig und unangenehm, seinen Vorgesetzten eine solche Erkenntnis zu vermitteln. Für das Unternehmen ist es aber besser, ein sinnloses Projekt erst gar nicht zu starten, anstatt den "point of no return" zu erreichen und das Projekt unter großen Verlusten abzuschließen.

Wenn Sie einen realistischen, durchführbaren Plan für Ihr Projekt erstellen wollen, beginnen Sie mit dem Projektstrukturplan und stimmen Sie ihn mit allen Projektbeteiligten detailliert ab.

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Alle Kommentare (2)

Maria
Thiel

Die dringende Empfehlung, nicht direkt mit der Terminplanung zu beginnen, kann nicht oft genug wiederholt werden! Es ist Zeit und Mühe, die sich nachher auszahlt.