Wer kennt es nicht? Der Feierabend naht und die To-do-Liste ist immer noch genauso voll wie am Morgen, denn man saß den ganzen Tag über nur in Meetings fest. Die zahlreichen Besprechungen sorgen nicht nur dafür, dass To-dos liegen bleiben, sie sind häufig auch nicht sonderlich zielführend konzipiert. Laut einer Umfrage, die das Marktforschungsinstitut Kantar Public gemeinsam mit dem Instant-Messenger-Anbieter Slack im Oktober 2021 unter 2.000 Angestellten in Deutschland durchgeführt hat, wird knapp jedes zweite Meeting als überflüssig empfunden (Kantar Public/Slack, 2021).

Aber egal ob remote, vor Ort oder hybrid – besonders im Projektmanagement wird man Meetings nicht vermeiden können. Umso wichtiger ist es, dass sie sinnvoll und effizient gestaltet sind. Denn ein gutes Meeting sollte die Arbeitsmotivation und die Produktivität steigern, statt sie zu senken. Regelmäßige Kommunikation in Form von Besprechungen ermöglicht einen wertvollen Austausch, der in der schriftlichen Kommunikation verloren gehen kann. Man muss nur wissen, wie man es richtig angeht.

Dafür haben wir fünf Tipps zusammengetragen, mit denen Sie Ihre Meetings in effiziente Besprechungen verwandeln können, die den Arbeitsalltag vorantreiben, statt ihn aufzuhalten.

Tipp 1: Jour fixes setzen und einhalten

Montagmorgen, 9:15 Uhr: Das Meeting sollte schon vor 15 Minuten beginnen, aber es sind immer noch nicht alle da. Auch wenn nur ein paar Personen fehlen, kann so etwas den Terminkalender ganzer Teams durcheinanderbringen. Termine werden überzogen, neue Zeitslots müssen gefunden werden und am Ende wartet man wieder auf Kolleg:innen. Das Ergebnis: Chaos!
Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie Jour fixes setzen. Der Begriff kommt aus dem Französischen und lässt sich wörtlich mit "fester Tag" übersetzen. Jour fixes sind regelmäßig stattfindende Termine einer bestimmten Gruppe von Personen. Themen, die regelmäßig mit denselben Leuten wiederholt besprochen werden müssen, wie zum Beispiel Status-Updates, sind ideal für Jour fixes. Denn hier bleiben Uhrzeit, Treffpunkt und Agenda gleich. Auf diese Weise muss man nur einmal einen gemeinsamen Termin für die regelmäßig stattfindende Besprechung festlegen und spart sich wiederkehrende Diskussionen zur Terminfindung.

Aber Achtung: Ein Jour fixe erfüllt erst dann seinen Sinn, wenn er wirklich regelmäßig stattfindet und alle Beteiligten pünktlich erscheinen. Daher ist es entscheidend, eine realistische Uhrzeit zu finden, die auch alle wahrnehmen können.

Tipp 2: Mikropausen legen