Zeit sparen, Kosten senken

Systematisches Informationsmanagement im Projekt

Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.
Zeit sparen, Kosten senken

Systematisches Informationsmanagement im Projekt

Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.
Kennen Ihre Mitarbeiter eigentlich die Ziele des Projekts, in dem sie tätig sind? Können sie jederzeit auf alle notwendigen Informationen zugreifen? Spiegeln die Informationen zur Steuerung, die Sie von den Projektbeteiligten bekommen, wirklich die Realität wider?

Falls Sie eine dieser Fragen mit "Nein" beantworten müssen, stehen Sie nicht alleine da. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement fragte im Rahmen einer Studie (GPM 2003) nach den Gründen, aus denen Projekte scheitern. Zu den zehn meistgenannten gehören unter anderem:

  • Unklare Ziele und unklare Anforderungen
  • Kein Projektcontrolling bzw. Projektmonitoring
  • Ungenügende Kommunikation

In vielen dieser Projekte werden für Kunden Systeme entwickelt, die Geschäftsprozesse unterstützen, indem sie aktuelle und richtige Informationen bereitstellen. Doch in diesen Entwicklungsprojekten selbst spielt das Informationsmanagement offenbar nur eine geringe Rolle.

Meist sind in Projekten zu viele Informationen vorhanden und es ist schwierig, die wichtigen herauszufiltern. Unübersichtliche Dateiablagestrukturen und eine Vielzahl veralteter Dokumente sind symptomatisch für solche Projekte. Bis die richtigen Informationen zusammengesucht sind, vergehen oft Stunden.

Es geht aber auch anders. Dieser Artikel beschreibt eine mögliche Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten und gibt Tipps für die Umsetzung.

Systematisches Informationsmanagement schafft Zeit

Zu Beginn eines Projekts fehlen meist noch viele Informationen. Je weiter das Vorhaben aber voranschreitet, desto größer wird die Menge an verfügbaren Informationen, bis sie schließlich den Bedarf bei weitem überschreitet.
Um dieser Situation vorzubeugen, sollten Sie alle Aktivitäten, durch die Informationen erzeugt und bereitgestellt werden, vorausschauend planen und steuern. Durch systematisches Informationsmanagement stellen Sie sicher, dass jeder schnell und einfach auf die Daten zugreifen kann, die er für seine tägliche Arbeit braucht. So sparen Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit.

Bild 1: Differenz zwischen benötigter und verfügbarer Information.

Welche Vorteile bringt Transparenz für die Beteiligten?

  • Der Auftraggeber ist zufriedener, weil das Projekt und dessen Risiken für ihn kalkulierbarer werden. Außerdem kann er sich darauf verlassen, dass alle Projektbeteiligten die nötigen Informationen schnell finden und sich auf ihre inhaltliche Arbeit konzentrieren.
  • Mehr Transparenz ermöglicht eine vorausschauende Projektsteuerung. Für die Projektleitung reduziert sich auf diese Weise der Stress, den hektische Korrekturmaßnahmen verursachen.
  • Die Mitarbeiter können sich besser einbringen und mehr Verantwortung übernehmen. Denn sie sind informiert genug, um stets das Gesamtergebnis vor Augen zu haben - nicht nur die Aufgabe, an der sie gerade arbeiten.

Natürlich sind diese Ziele nur mit einem gewissen Aufwand zu erreichen. Zunächst einmal müssen Sie Zeit und Geld investieren, um grundlegende Strukturen für das Informationsmanagement zu schaffen. Im weiteren Projektverlauf benötigen Sie dann Ressourcen, um Daten systematisch zu sammeln, zu verwalten und auszuwerten.

Die Architektur für das Informationsmanagement-System

Projektergebnisse entstehen aus einer zunächst unscharfen Vision, die mit jedem Teilergebnis immer konkretere Gestalt annimmt. Das Projektmanagement hat die Aufgabe sicherzustellen, dass jede Aktivität im Projekt einen Beitrag zur Realisierung dieser Vision leistet.

Informationen übernehmen in diesem Prozess zwei wesentliche Funktionen:

  • Planung: Informationen kodieren die Vision, die Ziele und die Strategie, solange diese nicht in greifbarer Form vorliegen. Dadurch geben sie den Mitarbeitern eine Orientierung für ihre Aktivitäten.
  • Steuerung: Informationen bilden den Status ab, in dem sich die Umsetzung von Vorgaben befindet. Sie sind somit ein unentbehrliches Feedbackinstrument für die Projektleitung. Nur wenn diese die richtigen Informationen erhält, kann sie Richtungskorrekturen vornehmen.

Integrierte Werkzeuge und Systeme stellen sicher, dass die benötigten Informationen jederzeit in elektronischer Form zur Verfügung stehen und auf dem neuesten Stand sind. Die Daten aus einem Projektmanagementwerkzeug lassen sich zum Beispiel als Grundlage für ein Werkzeug zur Zeiterfassung verwenden.

Bild 2: Wirkungsrichtung von Informationen für die Planung und Steuerung.

Strategische Ebene

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