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Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.
Informationen nützen nur etwas, wenn sie schnell zu finden sind. Durch systematisches Informationsmanagement sollte die Projektleitung deshalb sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter schnell auf alles Wichtige zugreifen kann. Dazu müssen zu Projektbeginn alle Abläufe und Strukturen des Informationssystems definiert und an die Bedürfnisse der Projektbeteiligten angepasst werden. Jürgen Rohr stellt eine Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten vor und gibt Tipps für die Umsetzung.
Falls Sie eine dieser Fragen mit "Nein" beantworten müssen, stehen Sie nicht alleine da. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement fragte im Rahmen einer Studie (GPM 2003) nach den Gründen, aus denen Projekte scheitern. Zu den zehn meistgenannten gehören unter anderem:
In vielen dieser Projekte werden für Kunden Systeme entwickelt, die Geschäftsprozesse unterstützen, indem sie aktuelle und richtige Informationen bereitstellen. Doch in diesen Entwicklungsprojekten selbst spielt das Informationsmanagement offenbar nur eine geringe Rolle.
Meist sind in Projekten zu viele Informationen vorhanden und es ist schwierig, die wichtigen herauszufiltern. Unübersichtliche Dateiablagestrukturen und eine Vielzahl veralteter Dokumente sind symptomatisch für solche Projekte. Bis die richtigen Informationen zusammengesucht sind, vergehen oft Stunden.
Es geht aber auch anders. Dieser Artikel beschreibt eine mögliche Architektur für ein systematisches Informationsmanagement in Projekten und gibt Tipps für die Umsetzung.
Zu Beginn eines Projekts fehlen meist noch viele Informationen. Je weiter das Vorhaben aber voranschreitet, desto größer wird die Menge an verfügbaren Informationen, bis sie schließlich den Bedarf bei weitem überschreitet.
Um dieser Situation vorzubeugen, sollten Sie alle Aktivitäten, durch die Informationen erzeugt und bereitgestellt werden, vorausschauend planen und steuern. Durch systematisches Informationsmanagement stellen Sie sicher, dass jeder schnell und einfach auf die Daten zugreifen kann, die er für seine tägliche Arbeit braucht. So sparen Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit.
Welche Vorteile bringt Transparenz für die Beteiligten?
Natürlich sind diese Ziele nur mit einem gewissen Aufwand zu erreichen. Zunächst einmal müssen Sie Zeit und Geld investieren, um grundlegende Strukturen für das Informationsmanagement zu schaffen. Im weiteren Projektverlauf benötigen Sie dann Ressourcen, um Daten systematisch zu sammeln, zu verwalten und auszuwerten.
Projektergebnisse entstehen aus einer zunächst unscharfen Vision, die mit jedem Teilergebnis immer konkretere Gestalt annimmt. Das Projektmanagement hat die Aufgabe sicherzustellen, dass jede Aktivität im Projekt einen Beitrag zur Realisierung dieser Vision leistet.
Informationen übernehmen in diesem Prozess zwei wesentliche Funktionen: