Wer kennt es nicht: Wenn ein neues Projekt startet, sind die Erwartungen der (internen oder externen) Auftraggebenden riesig und die Voraussetzungen dürftig. Wir sollen am besten sofort einen fertigen Projektplan präsentieren, das Team soll von Tag 1 an produktiv an der Projektaufgabe arbeiten und wir sollen das Ergebnis und den Fertigstellungstermin am besten minutengenau vorhersagen. Auf der anderen Seite aber mangelt es an allen Ecken und Enden an Transparenz. Wir verlieren wertvolle Zeit damit, uns überhaupt erst einmal einen Überblick zu verschaffen und bauen mühsam Excel-Konstrukte, die immer nur einen Teil der Wahrheit zeigen. Um das Projekt sinnvoll planen und strukturieren zu können, stellen sich immer wieder die gleichen Fragen:

• In welchem Umfeld ist mein Projekt überhaupt angesiedelt?
• Wer ist (direkt und indirekt) daran beteiligt?
• Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung?

Was bedeutet Transparenz und Sichtbarkeit im Projektalltag – und was nicht?

Mangelnde Übersicht ist einer der Hauptgründe des Scheiterns von Projekten. So zeigt eine Studie des BPM-Labors, dass bei knapp 70 % der gescheiterten Projekte keine gute Übersicht über Rollen und Kompetenzen bestand, während bei fast allen erfolgreichen Projekten genau diese Themen sehr klar definiert waren (Komes et al., 2015). Bereits hier zeigt sich die Bedeutung von Übersicht und Transparenz für den Projekterfolg.

Beispiel Projektstart

Stellen wir uns nur einmal vor, wie viel einfacher es wäre, ein Projekt zu planen, wenn wir alle Projekte innerhalb unserer Organisation oder dem Projektumfeld überblicken könnten, wenn wir jederzeit wüssten, welches (neue) Teammitglied welche Kompetenzen und Qualifikationen mitbringt, wenn wir eine Übersicht hätten, in welchen (weiteren) Abteilungen und Projekten die einzelnen Projektmitarbeitenden (wann) eingebunden sind.

Ein Beispiel: Innerhalb eines mittelständischen Unternehmens soll Karlotta Schulz als Projektleiterin eine neue Unternehmenssoftware einführen. Weil innerhalb der Organisation Transparenz über die bestehenden Strukturen sowie die vorhandene Tool-Landschaft herrscht, fällt es ihr leicht, die richtigen Stakeholder aus den unterschiedlichen Abteilungen, wie etwa aus der IT, der Produktentwicklung und dem Projektmanagement, frühzeitig ins Boot zu holen. Die unterschiedlichen Beteiligten aus verschiedenen Fachabteilungen ebenso wie das technische Team einzubinden und untereinander zu vernetzen, ist dank einer transparenten Organisationsübersicht des Unternehmens erheblich einfacher.

Dank des Überblicks zu anderen parallellaufenden Projekten erkennt sie z.B. rechtzeitig, dass das IT-Team im kommenden Monat zwei Wochen lang in eine IT-Sicherheitsschulung eingebunden ist und in dieser Zeit keine Kapazitäten für die Einführung einer neuen Software hat.

Wir liefern Ihnen in diesem Artikel tiefergehende Argumente für Transparenz und Sichtbarkeit als Erfolgsfaktoren Ihrer Projekte und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit an die Hand, um eine anschauliche Übersicht aller Projektbeteiligten und deren Rollen in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Dazu möchten wir Ihnen das lebendige Organigramm als Visualisierungslösung vorstellen.

Transparenz und Sichtbarkeit erklärt

Wenn wir von Transparenz sprechen, meinen wir damit vor allem Nachvollziehbarkeit: In transparenten Strukturen können Projektteams und -verantwortliche nachvollziehen, wie ein Projekt aufgebaut und in sein Umfeld eingebettet ist. Durch eine transparente Entscheidungsfindung erhalten alle Projektbeteiligten Klarheit über die Hintergründe und Motive der Entscheidungsträger:innen.

Sowohl die unterschiedlichen Stärken als auch die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten einzelner Projektmitarbeitender werden sichtbar und können in die Entscheidungsfindung ebenso einbezogen werden wie Informationen zum Projektumfeld. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt: In dieser Sichtbarkeit liegt ein großes Stück Wertschätzung, von Ihnen als Projektverantwortlichem gegenüber Ihrem Team. Mitarbeitende mit all ihren Stärken und Fähigkeiten zu sehen motiviert sie, fördert ihr Zugehörigkeitsgefühl und kann der entscheidende Faktor sein, wenn es darum geht, Ihr Team davon zu überzeugen, Sichtbarkeit zuzulassen und zu unterstützen.

Über den Tellerrand Ihres eigenen Projekts hinaus bergen Transparenz und Sichtbarkeit das Potenzial, Synergien zu identifizieren und gegenseitig von den Arbeitsergebnissen anderer Projekte zu profitieren. Redundante Tätigkeiten werden sichtbar und können vermieden werden. So steigt die Effizienz der Gesamtorganisation. Zudem gelingt es Ihnen, die Mitarbeitenden in Ihrem Projekt entsprechend ihrer individuellen Stärken optimal einzusetzen und durch den Überblick den Recruiting-Aufwand für das eigene Projekt, aber auch für weitere Projekte planbar zu machen.

Werfen wir noch einmal einen Blick auf unser Ausgangsbeispiel: Dank transparenter Strukturen und der Übersicht über weitere Projekte in der Organisation erkennt Frau Schulz, dass im vergangenen Jahr bereits eine neue Abrechnungssoftware in der Buchhaltung eingeführt wurde. Im Austausch mit den Projektverantwortlichen dieser Einführung findet sie z.B. erprobte Prozessschritte heraus und spart ihrem Team die Arbeit, notwendige Schnittstellen zu anderen Tools identifizieren zu müssen.

Kommunikation als Schlüssel für Transparenz

Um Transparenz und Sichtbarkeit zu erlangen, kommt Kommunikation eine entscheidende Rolle zu. Transparenz erfordert und fördert eine gute Kommunikation. Der Austausch mit Ihrem Team ermöglicht es Ihnen, verborgene Stärken und Potenziale ebenso wie Wünsche und Anforderungen transparent zu machen.

Als erfahrene Projektverantwortliche kennen Sie die Anforderungen an gute Kommunikation mit Ihrem Team. Es ist dabei unerlässlich, darauf zu achten, dass die eigenen Botschaften auch so von den Mitarbeitenden verstanden werden, wie sie gemeint sind. Denken Sie nur an das Sender-Empfänger-Modell: Jede Nachricht, die wir im Rahmen unserer Kommunikation senden, wird durch uns kodiert (z.B. durch die verwendete Sprache, Schrift oder auch unsere Körpersprache) und von der empfangenden Person dekodiert (auf Basis ihres eigenen Hintergrunds, von Erwartungen oder Wünschen). So muss unter Umständen die gleiche Botschaft verschiedenen Projektbeteiligten oder Stakeholdern unterschiedlich vermittelt werden.

Transparenz und Sichtbarkeit – es braucht Vertrauen

Geht es um Transparenz im beruflichen Umfeld, sind zwei Sorgen nicht weit: die Angst vor Überwachung und Kontrolle sowie Bedenken in Sachen Datenschutz und bezüglich eines Eingriffs in die eigene Privatsphäre. Hier möchten wir gleich zu Beginn klarstellen, dass es für Transparenz natürlich kontraproduktiv ist, wenn die Projektmitarbeitenden eine Überwachung wahrnehmen. Der große Nutzen von transparenter Kommunikation ist vielmehr, Vertrauen aufzubauen. Erklären Sie notwendige Kontrollmaßnahmen transparent und zeigen Sie dem Projektteam auf, wie jedes Projektmitglied von Transparenz profitiert.

Kommen wir zur zweiten Sorge: Das Sichtbarmachen von individuellen Stärken, Vorlieben oder auch Schwächen ist ohne Frage ein Schritt in die Privatsphäre des Einzelnen, der deshalb unbedingt Freiwilligkeit erfordert. Wir gehen in diesem Artikel gezielt darauf ein, wie es Ihnen gelingt, Ihr Projektteam zu ermutigen, Sichtbarkeit zuzulassen. Das schon einmal vorweg: Auch hier spielen Vertrauen und eine gesunde Unternehmenskultur eine große Rolle.

Vorteile von Transparenz und Sichtbarkeit für Projektverantwortliche

Die Association for Project Management (APM) hat in einer Studie neun Erfolgsfaktoren für Projekte identifiziert, die unabhängig von der fachlichen Ausrichtung des Projekts gelten (APM, 2020): zwischenmenschliche Fähigkeiten, Weiterbildung und Training, Teamgeist, Technik und Daten, Verträge, Wissensmanagement, Agilität, Nachhaltigkeit und Diversität. Sechs von ihnen stehen in einem direkten Bezug zu Transparenz und Sichtbarkeit (Bild 1). Anhand dieser sechs Faktoren möchten wir nun einmal aufzeigen, warum wir Transparenz für eine entscheidende Grundlage erfolgreicher Projekte halten.