Innovative Projektkooperation bei der Danske Bank Willkommen im "Projekt-Hotel" – Erfolgreiches Kooperationsmanagement in Digitalisierungsprojekten

Teil 1:
Das Projekt-Hotel planen und vorbereiten
Willkommen im "Projekt-Hotel" - Erfolgreiches Kooperationsmanagement in Digitalisierungsprojekten

Digitalisierungsprogramme mit vielen Projekten und Beteiligten managen? Die Zusammenarbeit der Stakeholder lässt sich besser koordinieren, wenn es einen festen Ort für die gemeinsame Projektarbeit gibt: ein "Projekt-Hotel". Prof. Dr. Markus H. Dahm und Lars Gottschling-Knudsen beschreiben anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie mit einem Projekt-Hotel Konflikte in Projektkooperationen lösen und Innovationspotenziale heben. Teil 1 des zweiteiligen Beitrags zeigt, worauf Sie während der Planung und Vorbereitung achten sollten.

Management Summary

Innovative Projektkooperation bei der Danske Bank Willkommen im "Projekt-Hotel" – Erfolgreiches Kooperationsmanagement in Digitalisierungsprojekten

Teil 1:
Das Projekt-Hotel planen und vorbereiten
Willkommen im "Projekt-Hotel" - Erfolgreiches Kooperationsmanagement in Digitalisierungsprojekten

Digitalisierungsprogramme mit vielen Projekten und Beteiligten managen? Die Zusammenarbeit der Stakeholder lässt sich besser koordinieren, wenn es einen festen Ort für die gemeinsame Projektarbeit gibt: ein "Projekt-Hotel". Prof. Dr. Markus H. Dahm und Lars Gottschling-Knudsen beschreiben anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie mit einem Projekt-Hotel Konflikte in Projektkooperationen lösen und Innovationspotenziale heben. Teil 1 des zweiteiligen Beitrags zeigt, worauf Sie während der Planung und Vorbereitung achten sollten.

Management Summary

Wie bringt man über 100 Beteiligte in mehr als einem Dutzend Projekte unter einen Hut? Die Danske Bank beschritt hierfür einen ungewöhnlichen Weg: Sie richtete ein "Projekt-Hotel" ein. Auf den ersten Blick war dies zwar nur ein einfacher Besprechungsraum, aber als zentraler, physischer Treffpunkt für alle Stakeholder wurde er zum Kristallisationspunkt der Projektkooperation. Bis das Projekt-Hotel jedoch tatsächlich die angestrebten Synergieeffekte bewirkte und entscheidend zum Gelingen des anspruchsvollen Digitalisierungsprogramms beitrug, waren etliche Hürden zu überwinden. Teil 1 dieser Artikelserie beschreibt die Idee hinter einem Projekt-Hotel und erklärt, wie Sie dieses planen und vorbereiten.

Die Danske Bank und das Projektumfeld

Die Danske Bank A/S ist ein dänisches Finanzinstitut mit Sitz in Kopenhagen, welches weltweit in 16 Ländern vertreten ist. Mehr als drei Millionen Privat- und Geschäftskunden sowie knapp zweitausend institutionelle Investoren und Firmenkunden zählen zu seinem Kundenstamm. Digitalisierungsprojekte sind ein wichtiges Thema für das Bankinstitut, da im globalen Wettbewerb neben dem Angebot von attraktiven Finanzdienstleistungen auch eine leistungsfähige IT-Infrastruktur erforderlich ist. In diesem Zusammenhang kann die Danske Bank bereits einige Erfolge aufweisen: Mehrere Projekte zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse wurden mit dem "Danish Digital Award" ausgezeichnet.

Im Juni 2016 startete die Danske Bank unter dem Namen "Risk Finance Data Mart" eine umfassende Digitalisierungsinitiative mit dem Ziel, bis September 2018 eine konzernweit einheitliche Datenplattform für die Geschäftsbereiche Risikomanagement und Finanzen einzurichten. Neben der Lieferung der Ergebnisse innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens sollte dabei vor allem sichergestellt werden, dass Verbesserungen – beispielsweise der Standardbearbeitungszeiten der "end-to-end Prozesse" – sowohl qualitativ als auch quantitativ messbar sein würden. Dies wurde im Bereich Datenqualität besonders deutlich: Hier wurde die Erfüllung von qualitativen Kennzahlen (KPIs) wie "Niveau der Datenqualität" oder "Eindeutigkeit der Datendefinition" auf der Grundlage von Konfidenzintervallen beschrieben. Die Fortschrittsmessung qualitativer Ziele konnte dadurch ähnlich wie bei einer quantitativen Betrachtung erfolgen.

Herausforderndes Projektportfolio mit 13 Digitalisierungsprojekten

Die Initiative "Risk Finance Data Mart" war für die Danske Bank erst der Anfang zur Umsetzung einer ambitionierten Digitalisierungsstrategie. Um diese zu verwirklichen reichte es jedoch nicht aus, dass die Sponsoren Chief Risk Officer und Chief Financial Officer die Projektkooperation über einen Zeitraum von knapp drei Jahren mit ca. 20 Millionen Euro unterstützten. Der technische Umfang und die fachliche Komplexität des Vorhabens waren so hoch, dass diese Herausforderung nicht neben der operativen Linientätigkeit bewältigt werden konnte. Für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie bedurfte es einer professionellen Projektorganisation, die die Zielerreichung steuerte.

Der Umfang, den das von der Danske Bank zu diesem Zweck eigens eingerichtete Projektportfolio- und Programm-Management zu bewältigen hatte, war enorm. 13 Digitalisierungsprojekte mit ca. 119 Teilnehmern mussten gleichzeitig koordiniert werden. Allein die Digitalisierungsinitiative "Risk Finance Data Mart" umfasste drei gegenseitig voneinander abhängige Projekte mit durchschnittlich 54 Teilnehmern aus fünf internen Geschäftsfeldeinheiten. Hinzu kamen verschiedene externe Kooperationspartner – u.a. die IBM, die der Initiative im Frühjahr 2018 beitrat.

Drei Monate vor dem Start der Digitalisierungsinitiative begann das Programm-Management damit, die fachlichen Anforderungen und zu analysierenden Datenelemente zu erfassen (Bild 1). Zum Startzeitpunkt der Initiative im Juni 2016 umfasste das Backlog bereits mehr als 1.000 Datenelemente.

Erfassung der fachlichen und datenbasierten Anforderungen
Bild 1: Erfassung der fachlichen und datenbasierten Anforderungen

Die Digitalisierungsinitiative "Risk Finance Data Mart"

Der Faktor Mensch war wesentlicher Treiber der geplanten Wertschöpfung. Ohne die Beteiligung von qualifiziertem Personal konnte die Lieferung der IT-technischen Architektur, der Prozess- und der Softwarelösungen nicht gelingen. Umso mehr bestand die entscheidende Aufgabe für das Programm-Management darin, die drei untereinander abhängigen Projektteams der Initiative "Risk Finance Data Mart" – "Reportingplattform" (RIFIDM), "Aufsichtsrechtliches Meldewesen" (AnaCredit) und "Risiko-Finanzkennzahlen" (REAonCIL) – langfristig auf ein übereinstimmendes Situationsverständnis zu einen. Nur so war es möglich, realistische Ziele festzulegen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Zudem musste das Programm-Management den Austausch zwischen den drei Digitalisierungsprojekten und der Ebene des Projektportfoliomanagements koordinieren. Doch die gewaltige Anzahl an Stakeholdern machte – neben der ohnehin schon vorhandenen fachlichen und technischen Komplexität – auch die Organisation zur Herausforderung. Der Abstimmungs- und Steuerungsaufwand war unverhältnismäßig hoch. Dies zeigte sich besonders deutlich an der steigenden Anzahl der stattfindenden Meetings auf allen Ebenen.

Holpriger Start in die Projektkooperation

Drei Herausforderungen hatte das Programm-Management im Hinblick auf die Organisation zu meistern:

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Teil 2:
Das Projekt-Hotel in die Praxis umsetzen und Hürden überwinden

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