Telefonkonferenzen vorbereiten und durchführen

Telefonkonferenzen sind eine kostengünstige Alternative zu persönlichen Treffen und werden immer häufiger durchgeführt. Allerdings sind sie anstrengender als Präsenzmeetings, weil die Informationen ausschließlich akustisch ausgetauscht werden und die Teilnehmer sich stark konzentrieren müssen. Dr. Tomas Bohinc stellt Regeln vor, mit denen sich Telefonkonferenzen angenehmer und effizienter gestalten lassen. Außerdem beschreibt er die Phasen einer Telefonkonferenz und erklärt, welche Aufgaben der Moderator in jeder Phase wahrnehmen muss und wie er am besten auf Störungen von Seiten der Teilnehmer reagieren sollte.

Telefonkonferenzen sind heute ein fester Bestandteil des Arbeitslebens: Erstens sind sie in vielen Fällen billiger als Präsenzmeetings, da ggf. anfallende Anreisezeiten und -kosten eingespart werden; zweitens sind sie für Mitarbeiter in lokal verteilten Organisationen oft die einzige Möglichkeit, um sich zu besprechen. Projektteams, bei denen die Mitglieder in unterschiedlichen Städten oder Ländern arbeiten, nutzen Telefonkonferenzen, um Statusmeetings durchzuführen, Probleme zu klären oder Arbeitsergebnisse vorzustellen.

Damit eine Telefonkonferenz erfolgreich verläuft, müssen der Moderator und die Teilnehmer große Disziplin aufbringen. Es gilt die Regel: "Je professioneller und zielorientierter die Besprechung durchgeführt wird, desto eher werden die Ziele erreicht". Im Folgenden erfahren Sie, worauf man bei Telekonferenzen achten sollte und mit welchen Maßnahmen und Regeln man die Besprechung erleichtern kann.

Telefonkonferenzen im Projekt

Manche Präsenzmeetings im Projektmanagement lassen sich nur schwer durch Telefonkonferenzen ersetzen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Kick-off-Meetings
  • Teamentwicklungen
  • Konfliktklärungen
  • Präsentationen

In anderen Fällen können Telefonkonferenzen eine gute Alternative zu Präsenzmeetings sein:

  • Statusmeetings: Hier berichtet jeder Teilprojektleiter oder Arbeitspaketverantwortliche über den Stand der Arbeiten. Vor der Telefonkonferenz sollten den Teilnehmern die entsprechenden Unterlagen zugeschickt werden.
  • Teammeetings: Wenn die Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten, können die Teammeetings am Telefon stattfinden. Solche Telefonkonferenzen sind eine wichtige Ergänzung zu Präsenzmeetings, denn sie ermöglichen es den Teammitgliedern, sich regelmäßig auszutauschen.
  • Vorstellung und Abstimmung von Arbeitsergebnissen: Viele Arbeitsergebnisse müssen mit Stakeholdern (Betroffene, andere Projektbeteiligte) abgestimmt werden. Das kann im Rahmen einer Telefonkonferenz geschehen. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer die Arbeitsergebnisse vor sich haben und dass die Ergebnisse verständlich und nachvollziehbar dargestellt sind.
  • Problemlösungen: Bei Problemen ist eine Telefonkonferenz oft die einzige Möglichkeit, den Sachverhalt mit allen Beteiligten zu besprechen und eine Lösung zu finden - besonders wenn es eilt. Hierbei ist wichtig, dass eine Person die Moderation übernimmt und die anderen Teilnehmer durch die Telefonkonferenz führt.
  • Audit - offene Fragen klären: Ein Audit sollte nicht ausschließlich am Telefon erfolgen. Wurden die Fragen schriftlich beantwortet und liegen den Auditoren die Unterlagen vor, kann man aber die noch offenen Fragen in einer Telefonkonferenz klären.

Generell gilt: Telefonkonferenzen sind sinnvoll, wenn es sich um ein strukturiertes Meeting handelt und die Interaktion zwischen den Teilnehmern nicht besonders hoch sein muss. In jedem Fall ist es hilfreich, wenn die Teilnehmer sich davor bereits einmal persönlich kennengelernt haben. Bei mehr als zehn Teilnehmern ist eine Interaktion über Telefon nicht mehr möglich.

Wenn man die Dauer der Telefonkonferenz festlegt, sollte

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link