Mit flexibler Kommunikation schneller zum Ziel

Wie Sie als Projektleiter situativ richtig argumentieren

Wie überzeugen Sie als Projektleiter Ihren Projektmitarbeiter von der Dringlichkeit, ein Arbeitspaket voranzutreiben oder den Lenkungsausschuss, die Ressourcen für Ihr Projekt zu erhöhen? Indem Sie die richtigen Argumente parat haben und wissen, wie Sie diese situationsabhängig anbringen. Silke Weigang und Kathrein Lammert zeigen Ihnen, welche Argumentationsstrategie Sie wann anwenden können – damit Sie Ihre Anliegen erfolgreich vertreten.
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Wie Sie als Projektleiter situativ richtig argumentieren

Wie überzeugen Sie als Projektleiter Ihren Projektmitarbeiter von der Dringlichkeit, ein Arbeitspaket voranzutreiben oder den Lenkungsausschuss, die Ressourcen für Ihr Projekt zu erhöhen? Indem Sie die richtigen Argumente parat haben und wissen, wie Sie diese situationsabhängig anbringen. Silke Weigang und Kathrein Lammert zeigen Ihnen, welche Argumentationsstrategie Sie wann anwenden können – damit Sie Ihre Anliegen erfolgreich vertreten.

Im Projekt kommt es oft darauf an, dass Sie als Projektleiter geschickt argumentieren, z.B. um beim Lenkungskreis oder Management eine Ressourcenerhöhung auszuhandeln oder Ihrem Mitarbeiter die Wichtigkeit des jeweiligen Arbeitspakets nahezubringen. Um Ihren Gesprächspartner von Ihren Vorstellungen und Ideen zu überzeugen, ist eine vorherige Auseinandersetzung mit den Argumenten, die Sie Ihrem Gegenüber darlegen möchten, notwendig.

Versetzen Sie sich in den Ansprechpartner im Lenkungsausschuss oder Ihren Projektmitarbeiter hinein und versuchen Sie zu verstehen, was ihn überzeugen könnte. Nicht jedes Argument ist für ihn verlockend. Je nachdem, welche Interessenlage vorliegt, kommt ein Argument an oder auch nicht. So ist z.B. der sehr gut verdienende Projektmitarbeiter nicht so sehr dadurch zu motivieren, indem Sie auf den Bonus hinweisen. Interessanter wird für ihn sein, wenn Sie einen baldigen Überstundenabbau und Freizeitausgleich nach dem Erreichen eines wichtigen Meilensteins in Aussicht stellen. Da Sie als Projektleiter nicht wie in der Linien-Vorgesetzten-Funktion Anweisungen erteilen können, ist es besonders wichtig, sich die Frage zu stellen: Was motiviert also den jeweiligen Stakeholder in diesem Projekt, etwas Bestimmtes zu tun oder auch zu unterlassen?

Passend kommunizieren in jeder Situation

Für verschiedene Situationen können Sie dabei unterschiedliche Kommunikationsstrategien wählen:

  1. Die Strategie der drei "B"
  2. Einen Standpunkt vertreten in fünf Schritten
  3. Problemlösung in fünf Schritten
  4. Den Nutzen herausarbeiten

Der detaillierten Darstellung der verschiedenen Argumentationsstrategien möchten wir an dieser Stelle zur Veranschaulichung ein Projektszenario voranstellen.

Projekt-Szenario

Die Unternehmensleitung der Elektrotechnik-Firma Ecoweller mit gut 700 Mitarbeitern erteilt einer Führungskraft mittlerer Ebene aus dem Bereich Einkauf den Auftrag, als Projektleiter das Projekt "IT-gestützte Kundendaten erfassen und administrativ wie qualitativ verwalten" durchzuführen. Mit dem Projekt sollen Kundenwünsche unternehmensintern künftig elektronisch erfasst und dabei die Kundendaten fixiert bzw. aktualisiert werden. Zudem sollen die Kontakte mit den Kunden kurz und knapp und für alle Mitarbeiter einsichtig dokumentiert werden. Dies erfolgt abteilungsübergreifend. Projektziel sind eine erhöhte unternehmensinterne Transparenz sowie Servicezufriedenheit und -schnelligkeit beim Kunden. Als übergeordnetes Ziel soll die Kundenbindung langfristig intensiviert werden.

Argumentationsstrategie 1: Die drei "B"

Diese erste Argumentationsstrategie beschränkt sich auf etwas mehr als die Basics, die eine Argumentation benötigt: Das Grundgerüst einer Argumentation sind die Prämisse (also Behauptung und Begründung) und die Schlussfolgerung. Für diese erste Argumentationsstrategie fügen Sie noch ein Beispiel hinzu, um die Behauptung zu veranschaulichen (Tabelle 1).

Tabelle 1: Die Strategie der drei B.
Die drei "B"
Behauptung Stellen Sie kurz und prägnant eine Behauptung auf.
Begründung Erläutern Sie ausführlich das "Wieso?", "Warum?" und "Weshalb?" Ihrer Behauptung.
• Die Verbindung zu der Behauptung kann mit den Konjunktionen "weil", "da", "zumal", "denn", "folglich" hergestellt werden.
• Formulieren Sie die Begründung eher allgemein und sachlich.
Beispiel Geben Sie ein Beispiel. Damit bringen Sie einen konkreten Aspekt und eine persönliche Wertung in Ihre Argumentation. Das Beispiel hilft, die Behauptung zu veranschaulichen.

Beispiel: Argumentation gegenüber dem Lenkungskreis

  1. Behauptung: "Die Einführung der IT-gestützten Kundendaten bringt dem Unternehmen mehr Transparenz und eine schnellere Bearbeitung der Kundenwünsche."
  2. Begründung: "Die Einführung der IT-gestützten Kundendaten bringt Transparenz und eine Verkürzung der Info-Wege und -zeiten, weil jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Daten hat und die aktuellen Eintragungen sehen kann. Damit entfällt das bisher nötige Herumtelefonieren, wer als letztes beim Kunden war und was umgesetzt wurde ..."
  3. Beispiel: "Bevor ich das letzte Mal kurzfristig mit dem Kunden A sprach, konnte ich in der Vorbereitung auf das Gespräch der Dokumentation der Telefonate entnehmen, dass eine Kundenbeschwerde vorgelegen hatte, die sofort aufgenommen und bearbeitet wurde. So konnte ich mich beim Kunden A nach seiner Zufriedenheit erkundigen und davon überzeugen. Es gab keinen Informationsverlust und ich war gut vorbereitet, ohne vorher mit dem Kollegen X, der die Beschwerde bearbeitet hatte, gesprochen zu haben."
Möchten Sie das Management, also z.B. Linienvorgesetzte anderer Abteilungen in einer Lenkungskreissitzung für Ihr Projekt gewinnen, damit diese entsprechend Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stellen, eignet sich diese Strategie: kurz und klar.

Für die Zielklärung und Umsetzung innerhalb Ihres Projektteams beispielsweise, hat sich folgende detailliertere Strategie in fünf Schritten bewährt.

Argumentationsstrategie 2: Standpunkt vertreten in fünf Schritten

Mit dieser Strategie können Sie Ihren Standpunkt vertreten, untermauern und zeigen, weshalb Ihnen gerade dieser Punkt bzw. diese Vorgehensweise so wichtig ist. Damit norden Sie z.B. Ihre Projektmitarbeiter auf das konkrete Vorgehen ein. Tabelle 2 verdeutlicht die fünf Schritte der Strategie.
Tabelle 2: Standpunkt vertreten in fünf Schritten.
Schritt Kernsatz
1. Standpunkt darstellen Aus meiner Sicht …
2. Standpunkt untermauern … denn/also/hiermit …
3. Beispiel benennen Bei … hat sich bewährt …
4. Schlussfolgerung ziehen … deshalb/darum …
5. Folge: Tun/Handeln vorschlagen Daher schlage ich vor, … umzusetzen

Beispiel: Argumentation gegenüber Ihrem Projektteam…

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