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Das projektmagazin - unverzichtbares Nachschlagewerk und Inspirationsquelle für alle, die in Projekten arbeiten.
In vielen Firmen wird die Kommunikation im Projekt noch mit unterschiedlichen Systemen abgewickelt. Jedes Projektmitglied oder jede einzelne Teilgruppe hat ihre eigene Dokumentenablage.
An einem Entwicklungsprojekt arbeiten Mitarbeiter verschiedener Firmen und Freiberufler für ein oder mehrere Jahre zusammen. In dieser Zeit wird eine Vielzahl neuer Dokumente erstellt und per E-Mail, Fax, als gedruckter oder auf Datenträger gespeicherter Text zwischen den einzelnen Projektmitarbeitern ausgetauscht. Die Dokumente liegen verteilt in lokalen Verzeichnissen der Mitarbeiter oder in firmeneigenen Netzwerken. Sie werden im Projektverlauf immer wieder aktualisiert oder erweitert und erneut an die Teammitglieder verschickt.
Die Projektbeteiligten kommunizieren untereinander per E-Mail und koordinieren ihre Besprechungstermine ebenfalls per E-Mail oder am Telefon. Diese E-Mails liegen in den Postfächern der einzelnen Mitglieder. Für die Statusberichte werden regelmäßig wichtige Informationen von verschiedenen Stellen gesammelt und zusammengefasst. Am Projektende erhält der Auftraggeber die gesamten vorhandenen Informationen soweit möglich in Papierform oder auf Speichermedien, wie z.B. auf CD-ROM.
Das geschilderte Beispiel birgt einige Nachteile:
Die Unternehmensberatung Campana & Schott GmbH (www.campana-schott.de) hat in Zusammenarbeit mit der Uni Frankfurt, Institut für Wirtschaftsinformatik, eine Studie über "Aufwände im Projektmanagement" erstellt. Darin wurden stichprobenartig die Prozesse für Abstimmung und Kommunikation (z.B. Meetings, Telefonate) in 25 Unternehmen untersucht. Die Studie zeigte, dass der Anteil an Kommunikationsmanagement im Projekt inzwischen bei über 50% liegt. In internationalen Projekten ist der Aufwand aufgrund des höheren Abstimmungsaufwands sogar noch höher - mit steigender Tendenz. Dabei müssen Projekte heute mit knapperem Budget und kürzeren Laufzeiten abgewickelt werden.
Häufige Fragen, die während eines Projekts gestellt werden, sind z.B.:
Ein Projektportal kann den Koordinationsaufwand im Informations- und Kommunikationsmanagement stark verringern.
Ein Portal ist eine Webseite im Internet oder Intranet, die den Besuchern eine einfache und übersichtliche Navigation ermöglicht. In einem zentralen Bereich findet der Nutzer alle für das Projekt notwendigen sowie projektübergreifende Informationen. Ein Projektportal kann projektbezogen innerhalb eines Projekts und/oder firmenweit für das Multi-Projektmanagement eingesetzt werden.
Der Einsatz eines Projektportals
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