Kommunikation im Projekt Zeit und Nerven sparen durch den Einsatz eines Projektportals

KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. und Information verlaufen in vielen Projekten eher chaotisch und zufällig: Dokumente kursieren in verschiedenen Versionen, Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden. Aber wie lässt sich eine zielgerichtete Kommunikation erreichen? Durch den Einsatz eines Projektportals. Petra Berleb zeigt in ihrem Artikel, wie ein Projektportal aufgebaut ist, welchen Nutzen es bietet und wie man es schrittweise einführt.

 

Kommunikation im Projekt Zeit und Nerven sparen durch den Einsatz eines Projektportals

KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. und Information verlaufen in vielen Projekten eher chaotisch und zufällig: Dokumente kursieren in verschiedenen Versionen, Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden. Aber wie lässt sich eine zielgerichtete Kommunikation erreichen? Durch den Einsatz eines Projektportals. Petra Berleb zeigt in ihrem Artikel, wie ein Projektportal aufgebaut ist, welchen Nutzen es bietet und wie man es schrittweise einführt.

 

Ist-Situation in Projekten

In vielen Firmen wird die Kommunikation im Projekt noch mit unterschiedlichen Systemen abgewickelt. Jedes Projektmitglied oder jede einzelne Teilgruppe hat ihre eigene Dokumentenablage.

Ein Beispiel

An einem Entwicklungsprojekt arbeiten Mitarbeiter verschiedener Firmen und Freiberufler für ein oder mehrere Jahre zusammen. In dieser ZeitZeitZeit ist eine der zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements und bildet neben Kosten und Leistungsumfang im sog. Magischen Dreieck einen der drei Eckpunkte. Mittlerweile sind Qualität, Risiko und Nutzen als weitere Steuerungsgrößen etabliert. Je nach Projektart ist der Faktor Zeit besonders kritisch, z.B. im Veranstaltungsmanagement oder bei Wartungs- und Instandhaltungsprojekten. wird eine Vielzahl neuer Dokumente erstellt und per E-Mail, Fax, als gedruckter oder auf Datenträger gespeicherter Text zwischen den einzelnen Projektmitarbeitern ausgetauscht. Die Dokumente liegen verteilt in lokalen Verzeichnissen der Mitarbeiter oder in firmeneigenen Netzwerken. Sie werden im Projektverlauf immer wieder aktualisiert oder erweitert und erneut an die Teammitglieder verschickt.

Bild 1: Informationen werden über verschiedene Kanäle verteilt.

Die Projektbeteiligten kommunizieren untereinander per E-Mail und koordinieren ihre Besprechungstermine ebenfalls per E-Mail oder am Telefon. Diese E-Mails liegen in den Postfächern der einzelnen Mitglieder. Für die Statusberichte werden regelmäßig wichtige Informationen von verschiedenen Stellen gesammelt und zusammengefasst. Am ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. erhält der AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. die gesamten vorhandenen Informationen soweit möglich in Papierform oder auf Speichermedien, wie z.B. auf CD-ROM.

Welche Konsequenzen ergeben sich daraus?

Das geschilderte Beispiel birgt einige Nachteile:

Mehr als 50% AufwandAufwandAufwand (Projektmanagement) ist die Menge aller monetär quantifizierbaren Eingangsgrößen in ein Projekt, in ein Programm, in ein Projektportfolio oder in einen Teil eines Projekts. für das Kommunikationsmanagement

Die Unternehmensberatung Campana & Schott GmbH (www.campana-schott.de) hat in Zusammenarbeit mit der Uni Frankfurt, Institut für Wirtschaftsinformatik, eine Studie über "Aufwände im Projektmanagement" erstellt. Darin wurden stichprobenartig die Prozesse für Abstimmung und Kommunikation (z.B. Meetings, Telefonate) in 25 Unternehmen untersucht. Die Studie zeigte, dass der Anteil an Kommunikationsmanagement im Projekt inzwischen bei über 50% liegt. In internationalen Projekten ist der Aufwand aufgrund des höheren Abstimmungsaufwands sogar noch höher - mit steigender Tendenz. Dabei müssen Projekte heute mit knapperem Budget und kürzeren Laufzeiten abgewickelt werden.

Häufige Fragen, die während eines Projekts gestellt werden, sind z.B.:

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