Basierend auf der Methode "Lessons Learned" nach Bohinc und den Rahmenbedingungen des internationalen Fachkongresses "Long Covid 2026" habe ich eine strukturierte Agenda für den Lessons-Learned-Workshop erstellt. Außerdem findest du darunter Vorschläge für passende Moderationstexte, die du während des Workshops verwenden kannst – jeweils passend zur jeweiligen Phase. 

🗂️ Agenda für den Lessons-Learned-Workshop 

Ziel: Gemeinsame Reflexion des Projektverlaufs, systematische Auswertung von Erfolgen und Verbesserungspotenzialen, um Wissen für Folgeprojekte verfügbar zu machen 
Dauer: 4 Stunden 
Teilnehmende: Projektteam (inkl. Eventmanagement, IT, Marketing, Logistik, Sponsoring, Wissenschaft) 

🗣️ Moderationstexte nach Phasen 

🟦 Begrüßung & Zielklärung 

„Schön, dass ihr heute hier seid. Der heutige Workshop ist dafür da, dass wir als Team unsere Erfahrungen rund um den Long-Covid-Kongress festhalten – und zwar ehrlich, offen und lösungsorientiert. Unser Ziel: Was lief gut? Was würden wir beim nächsten Mal anders machen? Und wie können andere aus unseren Erfahrungen lernen?“ 

🟦 Projekt-Rückblick (Zeitstrahl) 

„Wir schauen nun gemeinsam auf den Verlauf des Projekts zurück. Wir wollen sichtbar machen, was wann passiert ist – wichtige Entscheidungen, Meilensteine, Herausforderungen. Nutzt bitte die Moderationskarten / das digitale Board und ergänzt eure Erinnerung. Alles zählt, auch kleine Anekdoten.“ 

🟦 Erfahrungssammlung 

„Jetzt geht“s um eure persönlichen Erlebnisse – ob positiv oder negativ. Welche Situationen sind euch besonders in Erinnerung geblieben? Was lief gut, was eher nicht? Denkt dabei ruhig an die Bereiche Organisation, Technik, Kommunikation, Führung, Stimmung im Team usw.“ 

[nach dem Clustern] 
„Wir haben nun erste Themenbereiche gebildet. Schaut gern, ob sich daraus Cluster ergeben, die wir gezielt weiter untersuchen können. Diese bilden gleich die Basis für unsere Gruppenarbeit.“ 

🟦 Gruppenarbeit (World Café / Thementische) 

„Ihr geht jetzt in Gruppen zu den vier Hauptthemen. Ziel ist es, für jedes Thema die Ursachen der Erfahrungen zu analysieren, zu überlegen, was wir daraus lernen können, und konkrete Empfehlungen für zukünftige Kongresse zu formulieren. 

Stellt euch die Frage: „Was können wir konkret anders machen? Was würden wir einem neuen Team mitgeben?“ 

🟦 Präsentation & Diskussion 

„Bitte stellt eure Ergebnisse kurz vor – maximal 5 Minuten pro Gruppe. Danach gibt es Raum für Rückfragen und Ergänzungen aus dem Plenum. Wir wollen herausarbeiten, welche Lessons Learned für zukünftige Veranstaltungen besonders relevant und übertragbar sind.“ 

🟦 Dokumentation & Transfer 

„Bevor wir abschließen, dokumentieren wir unsere wichtigsten Erkenntnisse gemeinsam. Ich schreibe mit, ihr helft mir beim Formulieren. Bitte denkt daran: Eine gute Lesson Learned ist konkret, übertragbar und hilfreich für andere. 

Unsere Erkenntnisse werden zentral gespeichert – z. B. im internen Wiki oder im Abschlussbericht – damit sie beim nächsten Mal zur Verfügung stehen.“ 

🟦 Abschluss & Feedback 

„Ich danke euch für euren offenen Austausch. Zum Abschluss möchte ich euch um ein kurzes persönliches Fazit bitten: Was nehmt ihr aus dem heutigen Workshop mit? Und: Was war besonders hilfreich oder wertvoll für euch?“ 

Wenn du möchtest, erstelle ich dir zusätzlich: 

• ein vorbereitbares Template zur Dokumentation der Lessons Learned (z. B. als Word-Datei), 

• ein Plakat oder One-Pager mit den fünf wichtigsten Learnings als PDF 

• oder eine digitale Umfrage für Feedback nach dem Workshop. 

Sag einfach Bescheid!