Phasen-Meilenstein-Planung

English
Planning Stages and Milestones

Mit der Phasen- und Meilensteinplanung wird das Projekt in zeitlich abgetrennte Abschnitte untergliedert. An Phasenübergängen und weiteren wichtigen Punkten werden Meilensteine definiert, an denen definierte Projektergebnisse vorliegen sollen.

Als grobe Planungsmethode wird die Phasen- und Meilensteinplanung häufig in einer frühen Phase des Projektes durchgeführt. Das Ergebnis ist eine tabellarische oder grafische Darstellung, aus der der grobe zeitliche Projektablauf mit den wichtigsten Terminen hervorgeht.

Phasen-Meilenstein-Planung

Phasen-Meilenstein-Planung

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Planning Stages and Milestones

Mit der Phasen- und Meilensteinplanung wird das Projekt in zeitlich abgetrennte Abschnitte untergliedert. An Phasenübergängen und weiteren wichtigen Punkten werden Meilensteine definiert, an denen definierte Projektergebnisse vorliegen sollen.

Als grobe Planungsmethode wird die Phasen- und Meilensteinplanung häufig in einer frühen Phase des Projektes durchgeführt. Das Ergebnis ist eine tabellarische oder grafische Darstellung, aus der der grobe zeitliche Projektablauf mit den wichtigsten Terminen hervorgeht.

Phasen-Meilenstein-Planung

Einsatzmöglichkeiten

Die Phasen- und Meilensteinplanung wird häufig in einer frühen Phase des Projektes als grobes Planungsinstrument eingesetzt. Obwohl zu Beginn oftmals noch keine Detailinformationen vorliegen, fällt die Untergliederung in grobe zeitliche Abschnitte und die Definition wichtiger Ereignisse im Projekt meist leicht.

Je nach Projekttyp und Vorgehensmodell können Standardphasen bereits vorgegeben sein. Bei einer Top-Down-Planung sind die Ergebnisse der Phasenplanung die Grundlage für die detailliertere Terminplanung.

Ergebnisse
  • grafische Darstellung des groben Projektverlaufes mit Phasen und Meilensteinen
  • tabellarische Auflistung mit Details zu den Projektphasen
  • tabellarische Auflistung mit Details zu den Meilensteinen
Vorteile
Übersichtliche grafische Darstellung des zeitlichen Projetkverlaufs
Reduzierung der Komplexität durch Reduzierung auf grobe Projektabschnitte
Definition von wichtigen Entscheidungs- und Orientierungspunkten im Projekt
Basis für weitere detailliertere Planungsschritte
Schnell und einfach durchführbar
Grenzen, Risiken, Nachteile
Nur geringe Detailinformationen aufgrund der Nutzung als Werkzeug zur groben Planung
Schwierige grafische Darstellung bei iterativen Phasenmodellen
Voraussetzungen

(vorläufig) erteilter Projektauftrag

Qualifizierung

Für die Methode selbst ist keine besondere Qualifikation notwendig. Für die Erarbeitung in der Gruppe ist Moderationserfahrung vorteilhaft.

Benötigte Informationen
  • Vorgaben des Auftraggebers bzw. des Unternehmens für die Projektplanung (z.B. definiertes Vorgehensmodell mit Standardphasen)
  • grob definierte Projektziele
  • grobe Kenntnis über Projektaktivitäten und -termine
Benötigte Hilfsmittel
  • Einfachste Variante als Einzelperson: Papier und Stift
  • Erarbeitung im Team: Whiteboard oder Flipchart, Stifte
  • optional: Tabellenkalkulationssoftware
  • optional: Software für Netzplantechnik
Herkunft

Die Herkunft der Methode ist unbekannt, jedoch findet sich die Phasen- und Meilensteinplanung in allen Projektmanagement-Richtlinien wieder.

Im PMBOK Guide sind Phasen eine Menge logisch zusammenhängender Vorgänge und gekennzeichnet durch die Fertigstellung eines größeren Liefergegenstandes. Eine Liste der Meilensteine wird im Prozess „Define Activities“ erstellt.

Ein phasenorientiertes Vorgehen spielt eine große Rolle im Projektmanagement nach PRINCE2. Hier werden Phasen als „stages“ bezeichnet. Die verwendeten Control Points bezeichnen sowohl die Phasenübergänge als auch die Prüfpunkte, die erst in der Terminplanung eingefügt werden.

Die ICB 3.0 beschreibt Projektphasen im ICB-Element „Time & project phases“, in dem auch Meilensteine als Möglichkeiten für Phasengrenzen erwähnt werden.

Durchführung: Schritt für Schritt

Diese Anleitung ist allgemein gültig und orientiert sich nicht an einem speziellen Phasenmodell. Das beschriebene Vorgehen eignet sich besonders für sequentiell ablaufende Projekte.

Schritt 1: Definieren Sie wichtige Entscheidungspunkte!

Definieren Sie zunächst die wichtigsten Meilensteine Ihres Projektes. Orientieren Sie sich hierbei an den Projektzielen. Meilensteine können oft mit der Erreichung von Zwischenzielen gleichgesetzt werden. Behalten Sie hierbei im Blick, dass sich Meilensteine nicht über eine Zeitdauer erstrecken, sondern definieren einen genauen Zeitpunkt. Bild 1 stellt die Beziehung zwischen Projektzielen und Meilensteinen grafisch dar:

Definition von Meilensteinen

Bild 1: Definition von Meilensteinen

Meilensteine gehören in der Regel zu einer der folgenden Gruppen:

  • Ein definiertes Ergebnis wurde erreicht.
  • Eine definierte Entscheidung ist nötig.
  • Es wird darüber entschieden, ob das Projekt fortgesetzt wird, oder nicht.

Schritt 2: Leiten Sie Projektphasen ab!

Ordnen Sie die Meilensteine in zeitlicher Reihenfolge und leiten Sie Projektphasen ab. Behalten Sie die Eigenschaften von Projektphasen im Hinterkopf:

  • Projektphasen sind klar abgegrenzte Abschnitte eines Projekts.
  • Innerhalb einer Phase werden bestimmte Ziele verfolgt bzw. definierte Lieferobjekte (Deliverables) erstellt.
  • Sie werden i.d.R. von Meilensteinen abgeschlossen.

Die zuvor definierten Meilensteine können wie folgt positioniert werden:

  • Als Übergangspunkte zwischen Projektphasen
  • Als wichtige Ereignisse innerhalb von Projektphasen

Aufgrund der definierten Meilensteintermine ergibt sich automatisch eine grobe Zeitdauer der einzelnen Phasen.

Bild 2 zeigt eine einfache Untergliederung in Phasen mit Meilensteinen an den Phasenübergängen:

Ableitung der Projektphasen

Bild 2: Ableitung der Projektphasen

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Netzplantechnik

Beherrschen Sie den Faktor Zeit! Prognostizieren Sie Dauer und Endtermin Ihres Projekts, bestimmen Sie, wann Sie welche Ressourcen benötigen und identifizieren Sie kritische Stellen in Ihrem Projektplan. Setzen Sie Pufferzeiten gezielt ein und optimieren Sie den Projektablauf.

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Ein Meilenstein ist mehr als ein Termin
Meilensteine sind besondere Ereignisse im Projekt, die als Orientierungspunkte im Projektplan dienen.
Teil 2:
Einfaches Werkzeug zur Planung und Steuerung
Meilensteine können auf vielfältige Weise eingesetzt werden. Sie sind ein wichtiges und einfaches Instrument zur Planung und Steuerung – für Projektauftraggeber, Projektmanager und Terminplaner. Doch wie viele Meilensteine benötigt ein Projekt?

Phasenmodelle sollen im Projektmanagement eigentlich dafür sorgen, dass Geschäftsführungen und Auftraggeber bewusste Entscheidungen über Fortsetzung oder Abbruch eines Projekts treffen können. In der Praxis vieler Unternehmen werden die …

Beim Planen komplexer Projekte gilt es oft, Bereiche und Menschen mit teils sehr unterschiedlichen Interessen zu integrieren.

Aufgabengebiete

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Guest

Wow, für mich ist nicht die Methode dafür aber die sehr gelungene Darstellung dessen neu! ich bin begeistert vom Aufbau und werde hier mit Sicherheit das ein oder andere Mal noch nachschauen, was helfen könnte! :-) Vielen Dank dafür!

 

Stanislav
Popov

Sehr guter Artikel. Nun bleiben alle Meilensteine im Griff!

 

Guest

Die Herkunft der Phasen- und Meilensteinmethode ist nicht unbekannt. Vielmehr geht sie auf das Raumfahrtprogramm der NASA in den 60ern zurück. Ich würde mich freuen, wenn nicht nur die Methode selber, sondern auch ihre Gefahren und Grenzen dargestellt worden wären. Der Abschnitt: Nachteile / Risiken / Grenzen Nur geringe Detailinformationen aufgrund der Nutzung als Werkzeug zur groben Planung Schwierige grafische Darstellung bei iterativen Phasenmodellen kratzt da gerade an der Oberfläche ohne wirklich die eher negativen Implikationen dieser Methode zu beschreiben.

 

Georg
Angermeier
Dr.

Antwort auf von Gast (nicht überprüft)

Hallo Herr Ilya, vielen Dank für Ihren Kommentar! Worin sehen Sie denn die eher negativen Implikationen? Hier würden wir gerne mehr erfahren. Bzgl. der Herkunft kann ich Ihnen nicht ganz zustimmen. Zweifelsohne geht die Netzplantechnik auf das im Rahmen der Rüstungs- und Raumfahrtprojekte entwickelte Operations Research zurück. Dies war aber gerade die Reaktion darauf, dass eine nur grobe Planung mit Meilensteinen und Phasen nicht mehr ausreichte. Ein Vorhaben nach Zwischenzielen zu strukturieren und in Phasen durchzuführen war seit jeher üblich - es entspricht ja dem intuitiven Vorgehen, das bereits bei den Ägyptern, Griechen und Römern (und sicher auch den Mayas) zu erkennen ist. Insofern wollten wir hier keine Herkunft angeben - das würde unserer Meinung nach zu weit führen.