20
Oct 2017
Meilenstein – Der Projektmanagement-Blog

Welche Cloud-Dienste Projekte leichter machen

Im Rahmen unserer Projekte werden wir immer wieder mit Vorbehalten von Kundenunternehmen gegenüber der vollständigen Umstellung auf Cloud-Technologien konfrontiert. Damit sind sie in Einklang mit in der Mehrheit der Unternehmen in Deutschland, wie eine Erhebung des ITK-Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2015 zeigt: Demnach setzen zwar immerhin 44% aller Unternehmen in Deutschland auf Cloud-Technologien. Jedoch geht es dabei in erster Linie um den Teileinsatz bestimmter Lösungen, da eine komplette Umstellung sehr zeitintensiv und kostspielig ist.

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Die zögerliche Umstellung hat schwerwiegende Folgen: Auf die Dauer kommt der Teileinsatz die Unternehmen deutlich teurer, als eine komplette Umstellung. Dafür gibt es mehrere Gründe: Die IT-Struktur eines solchen Unternehmens leidet häufig an einem Kapazitätsmangel in der Server-Umgebung. Server-Nachrüstungen sind mit hohem Aufwand verbunden. Auch auf Server-Ausfälle sind viele nur unzureichend vorbereitet und haben keine Möglichkeit, diese zu kompensieren.

Gerade bei den ständig wachsenden Datenmengen und den Anforderungen an deren Verfügbarkeit – sowohl innerhalb des Gesamtunternehmens, aber auch einzelner Projekte – bieten Cloud-Anbieter große Vorteile: Sie zu beauftragen ist deutlich günstiger, als eine eigene Infrastruktur zu betreiben. Der Kunde kann Kapazitäten je nach Bedarf beliebig hinzubuchen oder abziehen. Im Unternehmen kann durch das Umsteigen auf die Cloud flexibler gearbeitet und die Kosten können dauerhaft gesenkt werden.

Dem entgegen stehen häufig die nicht zu unterschätzenden Implementierungskosten und die Aufwände bei der tiefgreifenden Umgestaltung bewährter Unternehmensprozesse. Doch gerade im Projektmanagement gibt es interessante Alternativen zu den bekannten Cloud-Arten, die die Projektarbeit spürbar erleichtern.

Verschiedene Arten der Cloud

Es gibt – grob unterteilt – vier verschiedene Arten der Cloud, von denen zwei landläufig bekannt sind. Zum einen die Public bzw. öffentliche Cloud, die von einem frei zugänglichen Provider gestellt wird. Zum anderen die Private Cloud, die auf Grund von Datenschutz und Sicherheitsbedenken meistens von den Unternehmen selbst betrieben wird und ausschließlich den Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Beachtet werden muss hierbei, dass eine private Cloud offiziell nur dann vorliegt, wenn der Endnutzer im Unternehmen cloud-typische Mehrwerte nutzen kann, wie die Nutzung von Programmen ohne diese auf dem lokalen Computer installieren zu müssen und das bereits erwähnte Skalieren der Kapazitäten.

Die Hybrid-Cloud vereint die Vorteile

Die Kombination aus den Vorteilen der beiden ist die Hybrid-Cloud. Und diese wiederum hat das Potential, langfristig die IT-Struktur der Unternehmen zu revolutionieren. Bei ihr wird die interne IT mit der Public und der Private Cloud verknüpft. Das macht es möglich, dass bestimmte Services bei öffentlichen Anbietern laufen, während datenschutzkritische Dateien im Unternehmen bleiben. Damit vereint die Hybrid-Cloud die Flexibilität und die Datenschutzkriterien der beiden zuvor vorgestellten Varianten.

Community-Cloud: Die Cloud für das Projektmanagement

Die Community-Cloud unterscheidet sich von den anderen Clouds in erster Linie durch die Verwaltung der Zugriffsrechte. Sie funktioniert ähnlich wie die Hybrid-Cloud. Zwar handelt es sich hierbei momentan noch um eine eher selten genutzte Art, jedoch eignet sie sich optimal für die Projektarbeit: Als Abwandlung der hybriden Version ist sie ebenfalls nicht öffentlich zugänglich und lässt sich zudem auf einen definierten Nutzerkreis beschränken. So können projektspezifische, eingeschränkte Netzwerkumgebungen erstellt werden, auf die nur die jeweiligen Teammitarbeiter Zugriff haben.

Externe Kräfte besser einbinden

Wichtig ist dies auch für den Einsatz von unternehmensexternen Kräften. Unternehmen müssen dadurch beispielsweise nicht mehr durch einen langwierigen Prozess gehen, um die richtigen Zugangsrechte zu erteilen. Sie erstellen eine Community Cloud in ihrem System und legen dort die Daten ab, die relevant für das jeweilige Projektteam sind. Gerade beim Einsatz von Freiberuflern müssen Dateien nicht mehr mühselig hin und her geschickt werden, da ihnen keine Zugänge im Unternehmen erstellt werden dürfen.

Mit einer Community Cloud kann das Projetteam an einem Dokument gleichzeitig arbeiten, ohne am selben Ort zu sein und trotzdem zeitgleich die Änderungen sehen. Dies erleichtert nicht nur den administrativen und kommunikativen Aufwand, sondern auch die generelle Eingliederung von externen Mitarbeitern in den Arbeitsalltag.

Rechtliche Hindernisse

Jedoch bringen die beiden zuletzt vorgestellten Cloud-Varianten auch Schwierigkeiten mit sich. So muss unter anderem der Verantwortliche, z.B. der Projektleiter, selbst entscheiden, welche Daten in welcher Cloud gespeichert werden. Ohne einheitliche Richtlinien kann es da sehr schnell zu rechtlichen und sicherheitskritischen Verstößen kommen – beispielsweise, wenn sensible Daten fälschlicherweise auf externe Server abgelegt werden.

Es empfiehlt sich daher, dass interessierte Unternehmen vor der Einführung von Cloud-Diensten solche Richtlinien ausarbeiten. Diese müssen unternehmensintern festgelegt werden, um den jeweiligen Datenschutzregelungen zu entsprechen

Die Technologie wird sich durchsetzen

Häufig scheuen Unternehmen noch die finanziellen und rechtlichen Hürden bei der Implementierung der Cloud-Technologie. Langfristig wird sie sich jedoch – aufgrund der Vorteile – in den Unternehmen wie auch im Projektmanagement durchsetzen. Gerade durch die verschiedenen Varianten bietet sie ausreichend Flexibilität für die Anpassung an die eigenen Bedürfnisse im Projekt.

Die in diesem Beitrag angedeuteten vielen Möglichkeiten überzeugen meistens auch skeptische Kunden von den Vorteilen der Cloud. Am Ende setzt sich die Erkenntnis durch, dass sich Aufwand und Kosten in wenigen Jahren ausgezahlt haben werden.

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