Fokus und Pause

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"Fokus und Pause" ist ein Werkzeug für das Zeit- und Selbstmanagement. Es erhöht die Arbeitsproduktivität durch Aufsplitten der Arbeitszeit in kurze Blöcke.

Die Arbeitsorganisation mit Zeitscheiben und kurzen Zwischenpausen kommt als Zeitmanagement-Methode überwiegend für Einzelpersonen zum Einsatz, ist allerdings ebenso für die Arbeit in Teams geeignet. Sie ist besonders dann hilfreich, wenn konzentriert an definierten Themen gearbeitet werden soll.

Besonders nützlich ist die Technik für Aufgaben, in denen definierte Arbeitsergebnisse abgeliefert werden sollen, z.B. bei Programmierern, Designern oder Autoren. Von den Konzepten der regelmäßigen Pausen und der konzentrierten Arbeit in festgelegten Zeitblöcken können auch Personen profitieren, die weniger klar definierte Arbeitsaufgaben haben.

  • Steigerung der Produktivität
  • Das Verhältnis von konzentrierter Arbeit zu erholsamen Pausen wird optimiert
  • Erhöhung der Konzentration auf eine definierte Aufgabe
  • Begrenzung des Aufwands für zeitfressende Tätigkeiten
  • Verbesserung der Aufwandsschätzung für eine Aufgabe
  • Störungen lassen sich kaum vollständig vermeiden.
  • Aufgaben, die viel Interaktion mit anderen Personen erfordern, sind mit der Methode schwierig abzubilden.
  • Die regelmäßigen Pausen können verhindern, in den “Flow”-Zustand zu kommen.
  • Die starre Taktung in Arbeitseinheiten gleicher Zeitdauer kann dazu führen, dass kürzere Zeitlücken, z.B. vor festen Terminen, ungenutzt bleiben.
  • Möglichkeit, Störungen während der Arbeitszeiten abzublocken
  • Die Aufgabenstellungen sind vollständig beschrieben.
  • Ausreichend langer Zeitraum zur freien Disposition

Die Methode ist von jedem sofort einsetzbar.

  • Liste der zu bearbeitenden Aufgaben
  • ggf. aktuell gepflegter Terminkalender
  • neu strukturierte und mit Aufwandsschätzungen versehene Aufgabenliste
  • Arbeitsplan
  • Notizzettel und Stift oder vorbereitete Excel-/Word-Tabelle
  • Kurzzeitwecker oder Timer-Software

Schritt 1: Legen Sie die Länge von Fokus-Zeiten und Pausen fest!

Legen Sie die Länge einer Fokus-Einheit fest, je nachdem, wie hoch Sie Ihre Konzentrationsspanne einschätzen. Auch wenn Sie glauben, eine Zeit von rund 40 Minuten konzentriert arbeiten zu können, sollten Sie die Methode auch mit einer kürzeren Zeitspanne von z.B. 20 oder 25 Minuten testen. Die Pause sollte mindestens fünf Minuten dauern.

Definieren Sie, wie viele Fokus-Zeiten in einem Arbeits-Zyklus sein sollen. Wenn Sie längere Zeitscheiben gewählt haben, genügen bereits drei Fokus-Zeiten, bei kürzeren Zeitspannen können Sie vier aneinanderreihen. Planen Sie nach einem Arbeits-Zyklus eine längere Pause von 10 bis 30 Minuten ein.

Schritt 2: Definieren, strukturieren und priorisieren Sie die Aufgaben!

Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie während des Arbeitstages (oder Arbeits-Zyklus') erledigen möchten. Priorisieren Sie diese Aufgaben, z.B. gemäß der Eisenhower-Matrix. Schätzen Sie, wie viele Zeitscheiben Sie für die einzelnen Aufgaben vermutlich benötigen werden.

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  • Vermeiden Sie während der Fokus-Einheiten jegliches Multitasking...

Bei der Pomodoro®-Technik nach Cirillo sind die Zeitscheiben ("...

Da die Aufmerksamkeitsspanne, d.h. der Zeitraum, in dem man sich vollständig auf eine Aufgabe konzentrieren kann, bei Erwachsenen bei rund einer halben Stunde liegt, empfehlen Lernpsychologie und Ergonomie, regelmäßig kurze Pausen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit einzulegen.

zur Kategorisierung und Priorisierung der Aufgaben
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