Projektmanagement-Methode
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Fokus und Pause

"Fokus und Pause" ist ein Werkzeug für das Zeit- und Selbstmanagement. Es erhöht die Arbeitsproduktivität durch Aufsplitten der Arbeitszeit in kurze Blöcke.

Fokus und Pause

Fokus und Pause

"Fokus und Pause" ist ein Werkzeug für das Zeit- und Selbstmanagement. Es erhöht die Arbeitsproduktivität durch Aufsplitten der Arbeitszeit in kurze Blöcke.

Fokus und Pause

Einsatzmöglichkeiten

Die Arbeitsorganisation mit Zeitscheiben und kurzen Zwischenpausen kommt als Zeitmanagement-Methode überwiegend für Einzelpersonen zum Einsatz, ist allerdings ebenso für die Arbeit in Teams geeignet. Sie ist besonders dann hilfreich, wenn konzentriert an definierten Themen gearbeitet werden soll.

Besonders nützlich ist die Technik für Aufgaben, in denen definierte Arbeitsergebnisse abgeliefert werden sollen, z.B. bei Programmierern, Designern oder Autoren. Von den Konzepten der regelmäßigen Pausen und der konzentrierten Arbeit in festgelegten Zeitblöcken können auch Personen profitieren, die weniger klar definierte Arbeitsaufgaben haben.

Vorteile

  • Steigerung der Produktivität
  • Das Verhältnis von konzentrierter Arbeit zu erholsamen Pausen wird optimiert
  • Erhöhung der Konzentration auf eine definierte Aufgabe
  • Begrenzung des Aufwands für zeitfressende Tätigkeiten
  • Verbesserung der Aufwandsschätzung für eine Aufgabe

Grenzen, Risiken, Nachteile

  • Störungen lassen sich kaum vollständig vermeiden.
  • Aufgaben, die viel Interaktion mit anderen Personen erfordern, sind mit der Methode schwierig abzubilden.
  • Die regelmäßigen Pausen können verhindern, in den “Flow”-Zustand zu kommen.
  • Die starre Taktung in Arbeitseinheiten gleicher Zeitdauer kann dazu führen, dass kürzere Zeitlücken, z.B. vor festen Terminen, ungenutzt bleiben.

Ergebnis

  • neu strukturierte und mit Aufwandsschätzungen versehene Aufgabenliste
  • Arbeitsplan

 

Voraussetzungen

  • Möglichkeit, Störungen während der Arbeitszeiten abzublocken
  • Die Aufgabenstellungen sind vollständig beschrieben.
  • Ausreichend langer Zeitraum zur freien Disposition

 

Qualifizierung

Die Methode ist von jedem sofort einsetzbar.

Benötigte Informationen

  • Liste der zu bearbeitenden Aufgaben
  • ggf. aktuell gepflegter Terminkalender

 

Benötigte Hilfsmittel

  • Notizzettel und Stift oder vorbereitete Excel-/Word-Tabelle
  • Kurzzeitwecker oder Timer-Software

 

Durchführung ...

Praxistipps ...

Varianten ...

Herkunft

Da die Aufmerksamkeitsspanne, d.h. der Zeitraum, in dem man sich vollständig auf eine Aufgabe konzentrieren kann, bei Erwachsenen bei rund einer halben Stunde liegt, empfehlen Lernpsychologie und Ergonomie, regelmäßig kurze Pausen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit einzulegen.

Fachartikel zur Methode

Mit Multitasking lässt sich die Produktivität steigern, glaubt so mancher. Ein Mythos, meint Dr. Tomas Bohinc, und schildert die schädlichen Folgen.

Um die zahlreichen Aufgaben des Arbeitsalltags zu erfassen und abzuarbeiten, gibt es vielfältige Lösungen. Diese reichen von einfachen Notizzetteln bis hin zum aufwändigen Tool.

Ende der achtziger Jahre stand der Italiener Francesco Cirillo während seines Studiums vor einem Problem: Er konnte nicht über einen längeren Zeitraum konzentriert lernen.

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