Min Specs (Liberating Structures)

Min Specs oder deutsch "Minimale Spezifikationen" hilft Gruppen, sich auf die essenziellen Aspekte einer Aufgabe zu fokussieren. Teams gelingt es damit, kollaborativ das "Wichtige" vom "Unwichtigen" zu unterscheiden. Mit Min Specs können grundsätzlich alle Arten von Priorisierungsaufgaben bearbeitet werden.

Min Specs gehört zur Sammlung der Liberating Structures.

Min Specs (Liberating Structures)

Min Specs (Liberating Structures)

Min Specs oder deutsch "Minimale Spezifikationen" hilft Gruppen, sich auf die essenziellen Aspekte einer Aufgabe zu fokussieren. Teams gelingt es damit, kollaborativ das "Wichtige" vom "Unwichtigen" zu unterscheiden. Mit Min Specs können grundsätzlich alle Arten von Priorisierungsaufgaben bearbeitet werden.

Min Specs gehört zur Sammlung der Liberating Structures.

Min Specs (Liberating Structures)
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Einsatzmöglichkeiten

  • Meetings, bei denen Ergebnisse priorisiert werden müssen (z.B. Planungsmeetings und Priorisierung von Backlogs)
  • Definition von Regeln (z.B. Teamregeln, Prinzipien der Zusammenarbeit oder Definition of Done)
  • Anforderungsworkshops

Min Specs ist immer dann einsetzbar, wenn Informationen verdichtet und Gruppen Wichtiges von Unwichtigem separieren müssen. Die Methode ist einfach umzusetzen und erfordert nur geringen Aufwand.

Zweck von Min Specs ist, dass sich die Gruppe fortan auf die wirklichen Erfolgsfaktoren (Gewinnbringer, zentrale Regeln usw.) fokussiert.

Ergebnisse

  • Klar priorisierte Liste mit den minimalen Spezifikationen für das gestellte Thema, gegliedert in die Kategorien "Must have" und "Must not have"
  • Gemeinsames Verständnis des Zwecks der Aufgabenstellung und der dafür ausreichenden Dinge
  • Gemeinsames Verständnis über die unwichtigen / nicht erforderlichen Aspekte

Vorteile

Die Methode ist intuitiv verständlich und kann auch spontan eingesetzt werden.
Durch das fokussierte Arbeiten geht die Priorisierung sehr schnell.
Die sukzessive Priorisierung in anwachsender Gruppenstärke erzeugt ein gemeinsames Verständnis bei den Beteiligten für die Prioritäten.
Bei Entscheidungen werden alle Teilnehmenden gleichberechtigt einbezogen.
Unwichtige Dinge geraten automatisch in den Hintergrund.

Durchführung: Schritt für Schritt

Bereiten Sie den Min-Spec-Workshop entsprechend der Rahmenbedingungen (Gruppengröße, Aufgabenstellung) vor. Achten Sie darauf, alle relevanten Stakeholder mit an Bord zu haben. Laden Sie die Personen rechtzeitig ein und beschreiben Sie den Sinn und das Ziel der Veranstaltung. Planen Sie insbesondere bei größeren Gruppen einen ausreichenden Vorlauf ein, um Terminkonflikte zu vermeiden.

Wählen Sie einen passenden Raum aus. Der Raum sollte genügend Platz für alle Teilnehmer haben. Idealerweise haben Sie ein Setting mit mehreren Tischinseln verteilt im Raum. Pro Tisch empfehle ich ihnen eine Gruppengröße zwischen vier und acht Personen. Optimieren Sie das Setting auf ihre Bedürfnisse hin, z.B. indem Sie das geeignete Moderationsmaterial (siehe Abschnitt "Benötigte Hilfsmittel") vorbereiten.

Der nachfolgende Ablauf ist ein erprobtes Vorgehen, kann aber nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden.

Schritt 1: Stellen Sie Thema, Ziel und Methode vor!

Definieren Sie zu Beginn des Workshops klar Thema und Ziel. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um die Aufgabenstellung klar zu umreißen und stellen Sie sicher, dass sie Aufgabe von allen Teilnehmern verstanden wurde.

Wenn die Teilnehmenden noch keine Erfahrung mit Min Specs haben, stellen Sie den Ablauf der Methode vor. Erläutern Sie kurz, warum es so wichtig ist, sich nur auf die notwendigen Elemente zu fokussieren.

Beispiel:

Bei einer Kick-Off-Veranstaltung zur Einführung eines neuen Software-Systems verwendete ich Min Specs folgendermaßen: Das Team bestand aus rund 20 internen Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen, sowie rund zehn externen Mitarbeitern einer Beraterfirma. Ziel war es, ein gemeinsames Manifest für die Zusammenarbeit zu entwickeln.

Aufgabengebiete