Christian Botta
PM Welt-Referent
Min Specs (Liberating Structures)
Min Specs oder deutsch "Minimale Spezifikationen" hilft Gruppen, sich auf die essenziellen Aspekte einer Aufgabe zu fokussieren. Teams gelingt es damit, kollaborativ das "Wichtige" vom "Unwichtigen" zu unterscheiden. Mit Min Specs können grundsätzlich alle Arten von Priorisierungsaufgaben bearbeitet werden.
Min Specs gehört zur Sammlung der Liberating Structures.
Autor
Min Specs (Liberating Structures)
Min Specs oder deutsch "Minimale Spezifikationen" hilft Gruppen, sich auf die essenziellen Aspekte einer Aufgabe zu fokussieren. Teams gelingt es damit, kollaborativ das "Wichtige" vom "Unwichtigen" zu unterscheiden. Mit Min Specs können grundsätzlich alle Arten von Priorisierungsaufgaben bearbeitet werden.
Min Specs gehört zur Sammlung der Liberating Structures.
Einsatzmöglichkeiten
- Meetings, bei denen Ergebnisse priorisiert werden müssen (z.B. Planungsmeetings und Priorisierung von Backlogs)
- Definition von Regeln (z.B. Teamregeln, Prinzipien der Zusammenarbeit oder Definition of Done)
- Anforderungsworkshops
Min Specs ist immer dann einsetzbar, wenn Informationen verdichtet und Gruppen Wichtiges von Unwichtigem separieren müssen. Die Methode ist einfach umzusetzen und erfordert nur geringen Aufwand.
Zweck von Min Specs ist, dass sich die Gruppe fortan auf die wirklichen Erfolgsfaktoren (Gewinnbringer, zentrale Regeln usw.) fokussiert.
Christian Botta live erleben auf der PM Welt am 08. Dezember 2020!
Erleben Sie den Vortrag "5+ VISUELLE QUICK-HACKS - Für eine bessere Kommunikation und Kooperation", sowie 30 weitere Speaker in 7 Streams auf der PM Welt 2020.
Das Thema der Konferenz lautet
Stark durch Kooperation! Zusammen.Arbeiten.Grenzenlos.
Die Teilnehmer erhalten in den unterschiedlichen Vorträgen, Diskussionen und Workshops konkrete Anleitungen und Tipps für ihren Projektalltag
Ergebnisse
- Klar priorisierte Liste mit den minimalen Spezifikationen für das gestellte Thema, gegliedert in die Kategorien "Must have" und "Must not have"
- Gemeinsames Verständnis des Zwecks der Aufgabenstellung und der dafür ausreichenden Dinge
- Gemeinsames Verständnis über die unwichtigen / nicht erforderlichen Aspekte
Vorteile
Die Methode ist intuitiv verständlich und kann auch spontan eingesetzt werden.
Durch das fokussierte Arbeiten geht die Priorisierung sehr schnell.
Die sukzessive Priorisierung in anwachsender Gruppenstärke erzeugt ein gemeinsames Verständnis bei den Beteiligten für die Prioritäten.
Bei Entscheidungen werden alle Teilnehmenden gleichberechtigt einbezogen.
Unwichtige Dinge geraten automatisch in den Hintergrund.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Damit die Gruppe nicht abschweift oder Nebenschauplätze eröffnet, muss der Moderator das eigentliche Thema bzw. Ziel der Priorisierung im Auge behalten und die Gruppe bei Bedarf wieder fokussieren.
Dominante Persönlichkeiten können die Ergebnisse einer Gruppe verfälschen, da sie ihre Argumente in den Vordergrund rücken. Der Moderator sollte in der Lage sein, ausgleichend zu wirken und z.B. auch die Punkte zurückhaltender Teilnehmer in gleicher Weise zu berücksichtigen.
Es besteht die Gefahr, dass die Liste der minimalen Spezifikationen am Ende wieder hinterfragt wird, sich die Gruppe im Kreis dreht und kein Ergebnis erzielt. Der Moderator muss deshalb darauf achten, dass getroffene Entscheidungen nicht erneut hinterfragt werden.
Voraussetzungen
- Alle Teilnehmenden sind bereit, sich auf einen demokratischen Prozess einzulassen.
- Um ein möglichst aussagekräftiges Ergebnis zu erzielen, sollten alle relevanten Stakeholder an der Priorisierung teilnehmen.
Qualifizierung
Der Moderator muss mit der Methode vertraut sein und Erfahrung im Umgang mit größeren Gruppen besitzen.
Generell ist es von Vorteil, wenn der Moderator über einen großen Werkzeugkasten an kreativen Methoden verfügt, da sich die Min Specs sehr gut mit anderen, kreativen Methoden ergänzen lassen. So können auch andere Liberating Structures mit dieser Methode kombiniert werden.
Benötigte Informationen
- Themensetzung und dafür benötigte Informationen
- Klar formuliertes Ziel für die Priorisierung
- Liste der relevanten Stakeholder (z.B. aus einer Umfeldanalyse oder Kraftfeldanalyse)
- Fachwissen der teilnehmenden Personen
Benötigte Hilfsmittel
- Geeigneter Raum, der genügend Platz für die Teilnehmer bietet. Die Teilnehmer sollten in kleinen Arbeitsgruppen an Tischinseln bis zu maximal acht Personen sitzen.
- Für jeden Tisch Moderationsmaterialien wie z.B. Papiertischdecke / Flipchart / Moderationswand, Haftnotizen / Moderationskarten (ggf. Pinn-Nadeln), Stifte / Marker
- Stellen Sie Getränke bereit, wenn der Workshop voraussichtlich länger als eine halbe Stunde dauert.
- Sie können den Workshop auch remote durchführen. Idealerweise verwenden Sie Video-Konferenz-Software, bei der Sie die Gruppe in kleinere Einheiten (Breakout-Sessions) unterteilen können. Zur Dokumentation können Sie dann kollaborative Software verwenden, die gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ermöglicht.
Herkunft
Min Specs gehört zu den aktuell 33 sogenannten "Liberating Structures", die Keith McCandless und Henri Lipmanowicz seit 2002 zusammenstellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Liberating-Structures-Website und im Liberating-Structures-Buch (Lipmanowicz, Henri und McCandless, Keith: The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation, 2014).
Durchführung: Schritt für Schritt
Bereiten Sie den Min-Spec-Workshop entsprechend der Rahmenbedingungen (Gruppengröße, Aufgabenstellung) vor. Achten Sie darauf, alle relevanten Stakeholder mit an Bord zu haben. Laden Sie die Personen rechtzeitig ein und beschreiben Sie den Sinn und das Ziel der Veranstaltung. Planen Sie insbesondere bei größeren Gruppen einen ausreichenden Vorlauf ein, um Terminkonflikte zu vermeiden.
Wählen Sie einen passenden Raum aus. Der Raum sollte genügend Platz für alle Teilnehmer haben. Idealerweise haben Sie ein Setting mit mehreren Tischinseln verteilt im Raum. Pro Tisch empfehle ich ihnen eine Gruppengröße zwischen vier und acht Personen. Optimieren Sie das Setting auf ihre Bedürfnisse hin, z.B. indem Sie das geeignete Moderationsmaterial (siehe Abschnitt "Benötigte Hilfsmittel") vorbereiten.
Der nachfolgende Ablauf ist ein erprobtes Vorgehen, kann aber nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden.
Schritt 1: Stellen Sie Thema, Ziel und Methode vor!
Definieren Sie zu Beginn des Workshops klar Thema und Ziel. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um die Aufgabenstellung klar zu umreißen und stellen Sie sicher, dass sie Aufgabe von allen Teilnehmern verstanden wurde.
Wenn die Teilnehmenden noch keine Erfahrung mit Min Specs haben, stellen Sie den Ablauf der Methode vor. Erläutern Sie kurz, warum es so wichtig ist, sich nur auf die notwendigen Elemente zu fokussieren.
Beispiel:
Bei einer Kick-Off-Veranstaltung zur Einführung eines neuen Software-Systems verwendete ich Min Specs folgendermaßen: Das Team bestand aus rund 20 internen Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen, sowie rund zehn externen Mitarbeitern einer Beraterfirma. Ziel war es, ein gemeinsames Manifest für die Zusammenarbeit zu entwickeln.
Schritt 2: Erstellen Sie die Max-Specs-Liste!
Um eine Priorisierung durchführen zu können, müssen zunächst alle in Frage kommenden Aktivitäten, Anforderungen oder Aspekte gesammelt werden. Dies ist die Max-Specs-Liste, d.h. die Liste aller Punkte, die für zunächst wichtig gehalten werden. Die Teilnehmenden können dies bereits für sich im Vorfeld machen und ihre Ergebnisse in den Workshop mitbringen. Hierfür eignet sich beispielsweise eine Pinnwand, auf der Sie die gesammelten Aspekte im Vorfeld visualisieren und im Meeting kurz vorstellen. Fragen Sie die Gruppe, ob sie noch Ergänzungen für die Max-Specs-Liste hat.
Wenn Sie die Max-Specs-Liste erst im Rahmen des Workshops erstellen, empfehle ich, dies in zwei Teilschritten zu machen: zuerst die "Must-dos" und dann die Must-not-dos" sammeln. Sie sollten dabei mit klaren Zeitfenstern arbeiten.
Teilschritt 1 – "Must-dos" sammeln
Jeder Teilnehmende sammelt zwei Minuten für sich Punkte, die er für erforderlich hält, um das vorgegebene Ziel zu erreichen. Anschließend tauscht sich jeder Teilnehmer für zwei Minuten mit seinem Nachbarn aus, sodass eine größere, gemeinsame Liste entsteht; Duplikate werden eliminiert. Dasselbe Vorgehen erfolgt dann in einer Vierergruppe und abschließend am gesamten Tisch. Nach spätestens acht Minuten hat jede Tischgruppe eine Liste mit allen Muss-Kriterien erstellt.
Teilschritt 2 –"Must-not-dos" sammeln
In einem zweiten Durchgang sammeln die Teilnehmenden in derselben Weise Aktivitäten, die sie für die Zielerreichung hinderlich halten. Nach spätestens weiteren acht Minuten hat jede Tischgruppe eine zweite Liste angefertigt.
Geben Sie nun der Gruppe weitere fünf Minuten, um alle Ergebnisse, sprich ihre Max-Specs-Liste auf einem oder mehreren Flipcharts zu dokumentieren.
Beispiel:
Im Rahmen der Veranstaltung bildeten wir fünf Gruppen zu je sechs Personen. Wichtig war, dass die Gruppen gut durchmischt waren. Wie oben beschrieben sammelten die Gruppen Ihre Must-dos und Must-not-dos hinsichtlich guter Zusammenarbeit auf zwei separaten Flipcharts. Jede Gruppe erreichte pro Kategorie zwischen 10 und 20 Einträgen.
Bei den Must-dos wurden u.a. aufgeführt: einander ausreden lassen, alle sind pünktlich zum Meeting da, transparente Informationen für das gesamte Team, besser zu viel kommunizieren als zu wenig, klare Eskalationspfade, klare Verhaltensregeln, aus Fehlern lernen, selbstständig Entscheidungen treffen.
Als Must-not-dos wurden z.B. genannt: Handys und Laptops in Besprechungen benutzen, schlecht übereinander reden, U-Boot-Kultur, Wissen für sich behalten, unvorbereitete Meetings, den anderen unterbrechen, Fehler machen
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