Plan-Ist-Vergleich

English
Plan / Actual Comparison, Target / Actual Comparison

Der Plan-Ist-Vergleich ist eine Methode des Projektcontrollings, bei der zu Berichtszeitpunkten die geplanten Werte den aktuellen Istwerten gegenübergestellt werden. Üblicherweise werden die Projektkosten mit den aktuell aufgelaufenen Istkosten verglichen. Wichtiger Bestandteil des Plan-Ist-Vergleichs ist die Abweichungsanalyse, mit der die möglichen Ursachen für erkannte Abweichungen von den Plankosten identifiziert werden sollen, um Maßnahmen zur Gegensteuerung zu entwickeln. Der Plan-Ist-Vergleich lässt sich auf Aufwände, Termine und Kosten gleichermaßen anwenden.

Häufig wird die Methode für die Kostenkontrolle eingesetzt. Dabei wird sie gelegentlich auch als Soll-Ist-Vergleich bezeichnet, wobei fälschlicherweise Plankosten von den Sollkosten nicht differenziert werden. (Sollkosten sind die geplanten Kosten für die zum Ist-Zeitpunkt erreichte Leistung).

Plan-Ist-Vergleich

Plan-Ist-Vergleich

English
Plan / Actual Comparison, Target / Actual Comparison

Der Plan-Ist-Vergleich ist eine Methode des Projektcontrollings, bei der zu Berichtszeitpunkten die geplanten Werte den aktuellen Istwerten gegenübergestellt werden. Üblicherweise werden die Projektkosten mit den aktuell aufgelaufenen Istkosten verglichen. Wichtiger Bestandteil des Plan-Ist-Vergleichs ist die Abweichungsanalyse, mit der die möglichen Ursachen für erkannte Abweichungen von den Plankosten identifiziert werden sollen, um Maßnahmen zur Gegensteuerung zu entwickeln. Der Plan-Ist-Vergleich lässt sich auf Aufwände, Termine und Kosten gleichermaßen anwenden.

Häufig wird die Methode für die Kostenkontrolle eingesetzt. Dabei wird sie gelegentlich auch als Soll-Ist-Vergleich bezeichnet, wobei fälschlicherweise Plankosten von den Sollkosten nicht differenziert werden. (Sollkosten sind die geplanten Kosten für die zum Ist-Zeitpunkt erreichte Leistung).

Plan-Ist-Vergleich

Einsatzmöglichkeiten

  • Standardmethode für Projektcontrolling
  • Controlling von in sich geschlossenen Planungseinheiten auf allen Ebenen (z.B. Programme, Projekte, Teilprojekte, Arbeitspakete)

 

Ergebnisse
  • Abweichungen zwischen Planwert und Istwert pro Planungseinheit absolut und prozentual
  • Liste möglicher Ursachen für Abweichungen zwischen Plan und Ist
Vorteile
Einfache und leicht verständliche Methode
Selbsterklärende Visualisierung
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Methode liefert nur Informationen für die Zeitspanne, für die Istwerte (Istkosten) vorliegen.
Die Aussage der Methode ist statischer Natur und bezieht sich auf die Vergangenheit.
Ohne gleichzeitige Betrachtung mehrerer Dimensionen (z.B. Kosten und Termine) liefert die Methode kaum brauchbare Ansätze zur Gegensteuerung.
Die Methode lässt zukünftige Entwicklungen außer Acht. Daher ist für ein umfassendes Controlling eine Betrachtung der weiteren Entwicklung anhand von Prognosen bzw. Hochrechnungen notwendig, z.B. im Rahmen einer Meilensteintrendanalyse in Kombination mit einer Kostentrendanalyse.
Der Plan-Ist-Vergleich ist ungeeignet für Projekte, in denen die Erfassung von Istzeiten oder Istkosten nicht durchgängig realisiert ist.
Voraussetzungen
  • Die zu vergleichenden Werte müssen vollständig geplant und dem Zeitverlauf des Projekts zuordenbar sein.
  • Für einen Plan-Ist-Vergleich auf Ebene verschiedener Planungseinheiten wie z.B. Arbeitspaketen muss die Planung diesen Detaillierungsgrad ebenfalls enthalten.
  • Eine zeitnahe, vollständige und den Planungseinheiten entsprechend zuordenbare Istdatenerfassung muss eingerichtet sein.
Qualifizierung

Kenntnisse in der Projektkostenplanung sind erforderlich, betriebswirtschaftlicher Hintergrund für die Durchführung der Abweichungsanalyse ist hilfreich.

Benötigte Informationen
  • Planwerte zu den jeweiligen Stichtagen (Termine, Aufwand, Kosten) pro Planungseinheit, für die der Plan-Ist-Vergleich durchgeführt werden soll, d.h. pro Arbeitspaket, Projektphase, Teilprojekt, Meilenstein usw.
  • Istwerte zum Berichtszeitpunkt pro entsprechender Planungseinheit
Benötigte Hilfsmittel
  • Mindestens eine Planung auf Basis einer Tabellenkalkulation und die manuelle Pflege des Istaufwands / der Istkosten innerhalb der Kalkulationsdaten.
  • Softwareunterstützte Aufwands- / Kostenplanung und Istdatenerfassung
  • Grafische Darstellungsmöglichkeit mit Tabellenkalkulation oder spezieller Software
Herkunft

Der Plan-Ist-Vergleich gehört zum Grundlagenwissen in der Betriebswirtschaftslehre und ist in jeder wirtschaftlichen Disziplin verbreitet. Er bezieht sich in den Anwendungen nicht nur auf Aufwände und Kosten, sondern auf alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie Auslastung, Beschäftigungsgrad u.v.m. Seine Herkunft ist nicht eindeutig bestimmbar.

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Stellen Sie die Plan-Daten zusammen!

Als Datenbasis benötigen Sie den aktuellen Kostenplan. Stellen Sie sicher, dass die Ihnen zur Verfügung stehenden Plandaten dem aktuellen, genehmigten Stand entsprechen. Entnehmen Sie dem Kostenplan die bis zu den jeweiligen Stichtagen geplanten Kosten. Für den Plan-Ist-Vergleich ermitteln Sie daraus die Plankosten für jeden Berichtszeitraum und die kumulierten Planwerte für den Projektverlauf.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Aufstellung der Projekttermine und Kosten wie in Tabelle 1 gezeigt. Im Idealfall stellt der Kostenplan diese Daten bereits fertig zur Verfügung.

Tabelle 1: Tabellarischer Kostenplan
Kosten in t€ Plantermine Plankosten Plankosten kumuliert
Projektstart 01.01. 0 0
AP1 31.03. 120 120
AP2 30.04. 200 320
AP3 30.09. 410 730
AP4 30.11. 120 850
AP5 31.12. 100 950
Projektende 31.12. 0 950

Schritt 2: Bereiten Sie die Plan-Ist-Grafik vor!

Erzeugen Sie aus den Plandaten eine Tabelle, in der die geplanten Werte auf einer Zeitschiene über den Planungszeitraum abgebildet werden, d.h. Sie ordnen den erwarteten Aufwänden bzw. Kosten z.B. den Monat zu, in dem sie plangemäß anfallen sollen.

Dazu ergänzen Sie eine Zeile, in der die tatsächlichen Istwerte eingetragen werden können, sobald sie vorliegen.

Tabelle 2 ist ein einfaches Beispiel für eine so erstellte Tabelle. Dabei ist vereinfachend angenommen, dass die Arbeitspakete streng sukzessive bearbeitet werden, d.h. der Starttermin jedes Arbeitspakets der Tag nach dem Endtermin des vorhergehenden Arbeitspakets ist.

Basistabelle

Tabelle 2: Basistabelle für Plan-Ist-Vergleich
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Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Kostentrendanalyse

Bleiben Sie mit Ihrem Projekt "in Budget"! Erstellen Sie regelmäßig Prognosen für die tatsächlichen Projektkosten und verfolgen Sie den Kostentrend, um die Kostenentwicklung rechtzeitig steuern zu können.

Meilensteintrendanalyse

Überwachen Sie einfach und intuitiv die Termintreue Ihres Projekts! Binden Sie die Verantwortlichen für die Meilensteine in ein effizientes Frühwarnsystem ein, um Rückschlüsse auf die aktuelle und künftige Termintreue Ihres Projekts ziehen zu können.

Earned Value Management

Installieren Sie mit Earned Value Management (EVM) ein objektives und vollständig nachvollziehbares Frühwarnsystem für Ihr Projekt! Bewerten Sie den aktuellen Projektfortschritt und prognostizieren Sie die voraussichtlichen Projektkosten und den Endtermin.

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Systematik und Durchführung

Ein elementarer Bestandteil des Projektcontrollings ist das Kostencontrolling. Es hilft dabei, das Projekt im Rahmen des vorgegebenen Kostenbudgets zu halten und liefert frühzeitig Hinweise, wenn etwas "aus dem Ruder" läuft. Cornelia Niklas …

Teil 2:
Analyse von Kostenabweichungen
Zeigt das Kostencontrolling Abweichungen vom Plan, ist es notwendig, die Ursachen dafür zu klären. Doch wann spricht man überhaupt von Kostenabweichungen und wie geht man diesen auf den Grund?
Teil 1:
Grundbegriffe des Kostenmanagements

Projektleiter müssen nicht nur hochgesteckte Ziele, Termine und Qualitätsanforderungen erfüllen, sondern häufig sitzt Ihnen auch noch ein Projektcontroller im Nacken und verlangt eine genaue Kostenplanung mit vollständiger Zuordnung aller Kosten.

Teil 2:
Der Kostenplanungs-Prozess im Überblick
Kostenmanagement gehört zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters und dient dazu, das Projektbudget einzuhalten. Basis dafür ist ein schlüssiger und strukturierter Kostenplan, der auf der Projektplanung aufbaut.
Teil 3:
Kostenplan und Kalkulation erstellen
Eine fundierte und transparente Kostenplanung, die ggf. auch spezielle Budgets für Risiken und Änderungen berücksichtigt, ist erforderlich, um später das Kostencontrolling effizient durchführen zu können.
Teil 4:
Istkosten erfassen
Die Istkosten im Projekt richtig zu erfassen, fällt vielen Mitarbeitern nicht leicht – besonders wenn im Unternehmen nur selten Projekte durchgeführt werden. Fehlerhafte und fehlende Buchungen gehören zum Projektalltag.
Projektcontrolling ist die Basis des Projekterfolgs. Doch was bringt es, wenn ein übertriebener Controllingaufwand das Budget sprengt und die Mitarbeiter von ihrer fachlichen Projektarbeit abhält?
Wer explodierende Kosten, überzogene Termine oder schlechte Produktqualität vermeiden will, kommt an einer wirksamen Controllingstruktur nicht vorbei. Nur so können Auftraggeber und Projektleitung den Projektverlauf im Griff behalten.

Aufgabengebiete

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