Projektmanagement-Methode
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Projektreview mit Schwachstellenanalyse
English
Project Review
Synonyme
Projektaudit
Ein Projektreview leitet aus dem bisherigen Projektablauf oder einem schon abgeschlossenen Projekt ab, welche Lerninhalte für den weiteren Projektverlauf bzw. für zukünftige Projekte gewonnen werden können. Mit der Schwachstellenanalyse als methodischen Kern lassen sich identifizierte Schwachstellen mit dem sog. "Fünf-Warum-Prinzip" bis zur Wurzel des Problems verfolgen. Projektreviews versetzen einzelne Projekte wie auch die gesamte Organisation in die Lage, sich besser an ihrer Strategie auszurichten und sowohl Projektmanagement als auch fachliches Knowhow systematisch zu verbessern und in Zukunft besser zu nutzen.
Autor
Projektreview mit Schwachstellenanalyse
English
Project Review
Synonyme
Projektaudit
Ein Projektreview leitet aus dem bisherigen Projektablauf oder einem schon abgeschlossenen Projekt ab, welche Lerninhalte für den weiteren Projektverlauf bzw. für zukünftige Projekte gewonnen werden können. Mit der Schwachstellenanalyse als methodischen Kern lassen sich identifizierte Schwachstellen mit dem sog. "Fünf-Warum-Prinzip" bis zur Wurzel des Problems verfolgen. Projektreviews versetzen einzelne Projekte wie auch die gesamte Organisation in die Lage, sich besser an ihrer Strategie auszurichten und sowohl Projektmanagement als auch fachliches Knowhow systematisch zu verbessern und in Zukunft besser zu nutzen.
Einsatzmöglichkeiten
- Als Zwischenreview: Verbesserung von laufenden Projekten aufgrund von Lerneffekten durch effiziente Anpassungen der Projektdurchführung
- Wissenssicherung von abgeschlossenen Projekten
- Korrigieren bestehender Projektplanungen bei laufenden Projekten
- Motivation von Projektteams durch Aufarbeitung von Projektereignissen in der Vergangenheit
- Neuaufsetzen eines gescheiterten Projekts
- Neuausrichtung eines Projekts wegen eines Strategiewechsels oder aus anderen Gründen
Ein Projektreview wird im Normalfall im Projektteam durchgeführt. Es kann bei Bedarf auch nur im Kernteam (Projektleitung, Teilprojektleiter usw.) durchgeführt werden. In Einzelfällen ist ein Review auch nur mit der Projektleitung denkbar, die Lerneffekte sind dann aber wesentlich geringer.
Der Aufwand für ein Projektreview beträgt normalerweise einen halben Tag bis zwei Tage für die Vorbereitung und Durchführung. Für die Nachbereitung ist ungefähr ein halber bis ein Tag anzusetzen.
Vorteile
- Lerneffekte aus der bisherigen Projektdurchführung werden transparent und können aktiv genutzt werden.
- Motivationssteigerung im Projektteam durch erkannte, dokumentierte und umsetzbare Verbesserungspotenziale
- Effizienzsteigerung der Projektarbeit durch Beseitigung erkannter Hindernisse
Grenzen, Risiken, Nachteile
- Wenn die aus einem Review abgeleiteten Maßnahmen nicht verbindlich vereinbart und danach verlässlich umgesetzt werden, wird die Durchführung zukünftiger Reviews von Projektteams als unglaubwürdig und nicht lohnenswert bewertet.
- Während des Reviews können bisher unbekannte Konflikte zu Tage treten, die nicht im Rahmen eines Reviews gelöst werden können, sondern einer eigenständigen Konfliktklärung bedürfen.
Ergebnis
- Dokumentiertes Wissen, mit dem aktuelle Projekte und zukünftige Projekte sowie das Projektmanagement-System an sich zielgenau verbessert werden können.
- Verbindlicher Maßnahmenplan für die weitere Umsetzung.
Voraussetzungen
- Laufendes oder abgeschlossenes Projekt, das für eine Analyse ausreichend dokumentiert ist
- Vertrauensvolle Atmosphäre, die es den Teilnehmenden ermöglicht, offen über sensible Themen zu sprechen.
- Es muss gewährleistet sein, dass die erarbeiteten Review-Ergebnisse vertraulich behandelt werden.
- Bereitschaft der Teilnehmenden, an einem Review teilzunehmen und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.
Qualifizierung
Erfahrener Moderator mit ausgewiesener Moderationskompetenz und rhetorischen Fertigkeiten. Projektmanagementkenntnisse des Moderators sind von Vorteil.
Benötigte Informationen
- Vorhandene Projektdokumentation, insbesondere Projektauftrag, Pläne, Berichte
- Fachwissen und Erfahrungen der Teilnehmenden
- Falls vorhanden: Ergebnisse früherer Reviews
Benötigte Hilfsmittel
- Ca. ein bis zwei Flipcharts sowie Pinnwände und Pinnwandpapier
- Moderationskoffer mit Moderationskarten, Stiften, Pinn-Nadeln und Klebestiften oder Kreppband
- Ggf. Beamer und Leinwand
- Großer, gut lüftbarer Raum mit ausreichend Platz entsprechend der Teilnehmerzahl
- Ausreichende Bestuhlung zur Durchführung eines Stuhlkreises
- Ausreichende Anzahl von Tischen an den Seiten als Stellfläche
- Digitalkamera oder Smartphone mit gleichwertigen Funktionalitäten zur Erstellung eines Fotoprotokolls
- Erfolgsfaktor interessenneutrale Moderation
- Auftragsklärung und Vorbereitung des Reviews
- Schritt 1: Planen Sie den Ablauf und laden Sie die Teilnehmer zum Review ein!
- Schritt 2: Eröffnen Sie das Review!
- Schritt 3: Erfassen Sie die Review-Themen!
- Schritt 4: Führen Sie das Review durch!
- Schritt 5: Schließen Sie das Review ab!
- Schritt 6: Bereiten Sie das Review nach!
- Weitere Verwendung der Review-Ergebnisse
- Ähnliche und ergänzende Methoden
Durchführung ...
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Praxistipps ...
Herkunft
Die hier dargestellte Schwachstellenanalyse entwickelte Arn Praetorius (Gründungsmitglied der Gesellschaft für Projektmanagement und Unternehmensberater im Ruhestand) aus dem Ishikawa-Diagramm und den Gedanken des japanischen Qualitätsmanagements. Wir haben sehr lange zusammen gearbeitet und ich habe die Methode weiter verfeinert. Sie ist sehr erfolgreich bei zahlreichen Reviews in unterschiedlicher Form eingesetzt worden:
- bei Projektzwischenreviews
- bei Reviews zu abgeschlossenen Projekten
- bei nationalen wie internationalen Projekten
- in klassischen, hybriden und agilen Projekten
- mit Projektteams von bis zu 20 Personen mit einem Moderator
- mit einem Zweitmoderator für Projektteams bis zu 35 Personen
Neben dem originären Einsatz in Projekten habe ich die Methode auch vielfach als strategisches Organisationsentwicklungsinstrument im Auftrag des PMO oder von Linienführungskräften angewandt. Teilnehmerkreis waren dann Projektleiter und Teilprojektleiter sowie Linienführungskräfte aus betroffenen Unternehmensbereichen. In diesen Einsatzfeldern wurden die im Review erzeugten Impulse verwendet, um das Projektmanagement-System an sich strategischer auszurichten und effizienter zu machen.
