Projektreview mit Schwachstellenanalyse

English
Project Review

Synonyme

Projektaudit

Ein Projektreview leitet aus dem bisherigen Projektablauf oder einem schon abgeschlossenen Projekt ab, welche Lerninhalte für den weiteren Projektverlauf bzw. für zukünftige Projekte gewonnen werden können. Mit der Schwachstellenanalyse als methodischen Kern lassen sich identifizierte Schwachstellen mit dem sog. "Fünf-Warum-Prinzip" bis zur Wurzel des Problems verfolgen. Projektreviews versetzen einzelne Projekte wie auch die gesamte Organisation in die Lage, sich besser an ihrer Strategie auszurichten und sowohl Projektmanagement als auch fachliches Knowhow systematisch zu verbessern und in Zukunft besser zu nutzen.

Projektreview mit Schwachstellenanalyse

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Project Review

Synonyme

Projektaudit

Ein Projektreview leitet aus dem bisherigen Projektablauf oder einem schon abgeschlossenen Projekt ab, welche Lerninhalte für den weiteren Projektverlauf bzw. für zukünftige Projekte gewonnen werden können. Mit der Schwachstellenanalyse als methodischen Kern lassen sich identifizierte Schwachstellen mit dem sog. "Fünf-Warum-Prinzip" bis zur Wurzel des Problems verfolgen. Projektreviews versetzen einzelne Projekte wie auch die gesamte Organisation in die Lage, sich besser an ihrer Strategie auszurichten und sowohl Projektmanagement als auch fachliches Knowhow systematisch zu verbessern und in Zukunft besser zu nutzen.

Projektreview mit Schwachstellenanalyse
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Einsatzmöglichkeiten

  • Als Zwischenreview: Verbesserung von laufenden Projekten aufgrund von Lerneffekten durch effiziente Anpassungen der Projektdurchführung
  • Wissenssicherung von abgeschlossenen Projekten
  • Korrigieren bestehender Projektplanungen bei laufenden Projekten
  • Motivation von Projektteams durch Aufarbeitung von Projektereignissen in der Vergangenheit
  • Neuaufsetzen eines gescheiterten Projekts
  • Neuausrichtung eines Projekts wegen eines Strategiewechsels oder aus anderen Gründen

Ein Projektreview wird im Normalfall im Projektteam durchgeführt. Es kann bei Bedarf auch nur im Kernteam (Projektleitung, Teilprojektleiter usw.) durchgeführt werden. In Einzelfällen ist ein Review auch nur mit der Projektleitung denkbar, die Lerneffekte sind dann aber wesentlich geringer.

Der Aufwand für ein Projektreview beträgt normalerweise einen halben Tag bis zwei Tage für die Vorbereitung und Durchführung. Für die Nachbereitung ist ungefähr ein halber bis ein Tag anzusetzen.

Ergebnisse

  • Dokumentiertes Wissen, mit dem aktuelle Projekte und zukünftige Projekte sowie das Projektmanagement-System an sich zielgenau verbessert werden können.
  • Verbindlicher Maßnahmenplan für die weitere Umsetzung.

Vorteile

Lerneffekte aus der bisherigen Projektdurchführung werden transparent und können aktiv genutzt werden.
Motivationssteigerung im Projektteam durch erkannte, dokumentierte und umsetzbare Verbesserungspotenziale
Effizienzsteigerung der Projektarbeit durch Beseitigung erkannter Hindernisse

Durchführung: Schritt für Schritt

Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch das grammatikalisch Geschlecht (Person, Projektmanager, Teilnehmer, Moderator usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Die Methode richtet sich an Projektmanager und an das Projektteam. Auch Projektentscheider können mit einbezogen werden, wenn sich dadurch das Projektteam nicht beeinträchtigt fühlt.

Auf Basis einer effizienten Moderation lassen sich mit Projektreviews oft überraschende Ergebnisse gewinnen, die Projekte inhaltlich oder methodisch verbessern. Auch durch eine Optimierung der strategischen Ausrichtung oder der projektübergreifenden Zusammenarbeit kann der Projekterfolg gesteigert werden.

Erfolgsfaktor interessenneutrale Moderation

Die interessenneutrale Haltung des Moderators stellt einen Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Verlauf des Projektreviews dar. Häufig kommt der Moderator aus der eigenen Organisation. Auch in diesem Fall ist es wesentlich, dass er diese Rolle neutral ausübt. Das bedeutet: Der Moderator bringt sich selbst inhaltlich nicht ein, nimmt die Interessen aller Teilnehmer gleichberechtigt wahr, steuert und fasst die Beiträge der Teilnehmer zusammen und versteht sich als Prozessbeschleuniger. Erfahrungsgemäß eignen sich als Moderatoren Mitarbeiter aus Unternehmensbereichen, die mit Moderationstechniken vertraut sind, wie z.B. Mitarbeiter aus den Bereichen Organisation und Personal, oder – soweit vorhanden – aus dem Project Management Office.

Wenn in der eigenen Organisation kein geeigneter Mitarbeiter zu Verfügung steht oder die im Review zu bearbeitenden Themen zu konfliktträchtig sind, betraut der Auftraggeber des Reviews gegebenenfalls auch einen externen Berater mit der Moderation. Wesentlich ist hierbei, dass auch der externe Moderator sich nicht nur interessenneutral verhält, sondern seine Interessenneutralität zu Beginn als eine Spielregel für das Projektreview benennt und die Teilnehmer diese Neutralität auch wahrnehmen und anerkennen. Der Moderator benötigt hierfür eine entsprechende innere Haltung und Klarheit im Auftreten.

Wenn kein projektexterner Moderator zur Verfügung steht, kann auch der Projektleiter die Moderation übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass er innerlich auf Abstand zu seiner Führungsrolle im Projekt geht. Er sollte sich darüber im Klaren sein, dass seine Moderationsrolle eine neutrale Haltung erfordert. Ggf. kann er sich diese Klarheit im Vier-Augen-Gespräch mit einer vertrauten Person verschaffen. Auch gegenüber den Teilnehmern des Projektreviews sollte er seine neue Rolle verdeutlichen, z.B. mit der Aussage: "Ich habe während des Projektreviews den 'Moderationshut' auf, d.h., dass ich die unterschiedlichen vorhandenen Interessen gleichberechtigt berücksichtigen und mich selbst nicht inhaltlich einbringen werde."