Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Folgenden nur noch das grammatikalisch Geschlecht (Person, Projektmanager, Teilnehmer, Moderator usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Die Methode richtet sich an Projektmanager und an das Projektteam. Auch Projektentscheider können mit einbezogen werden, wenn sich dadurch das Projektteam nicht beeinträchtigt fühlt.

Auf Basis einer effizienten Moderation lassen sich mit Projektreviews oft überraschende Ergebnisse gewinnen, die Projekte inhaltlich oder methodisch verbessern. Auch durch eine Optimierung der strategischen Ausrichtung oder der projektübergreifenden Zusammenarbeit kann der Projekterfolg gesteigert werden.

Erfolgsfaktor interessenneutrale Moderation

Die interessenneutrale Haltung des Moderators stellt einen Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Verlauf des Projektreviews dar. Häufig kommt der Moderator aus der eigenen Organisation. Auch in diesem Fall ist es wesentlich, dass er diese Rolle neutral ausübt. Das bedeutet: Der Moderator bringt sich selbst inhaltlich nicht ein, nimmt die Interessen aller Teilnehmer gleichberechtigt wahr, steuert und fasst die Beiträge der Teilnehmer zusammen und versteht sich als Prozessbeschleuniger. Erfahrungsgemäß eignen sich als Moderatoren Mitarbeiter aus Unternehmensbereichen, die mit Moderationstechniken vertraut sind, wie z.B. Mitarbeiter aus den Bereichen Organisation und Personal, oder – soweit vorhanden – aus dem Project Management Office.

Wenn in der eigenen Organisation kein geeigneter Mitarbeiter zu Verfügung steht oder die im Review zu bearbeitenden Themen zu konfliktträchtig sind, betraut der Auftraggeber des Reviews gegebenenfalls auch einen externen Berater mit der Moderation. Wesentlich ist hierbei, dass auch der externe Moderator sich nicht nur interessenneutral verhält, sondern seine Interessenneutralität zu Beginn als eine Spielregel für das Projektreview benennt und die Teilnehmer diese Neutralität auch wahrnehmen und anerkennen. Der Moderator benötigt hierfür eine entsprechende innere Haltung und Klarheit im Auftreten.

Wenn kein projektexterner Moderator zur Verfügung steht, kann auch der Projektleiter die Moderation übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass er innerlich auf Abstand zu seiner Führungsrolle im Projekt geht. Er sollte sich darüber im Klaren sein, dass seine Moderationsrolle eine neutrale Haltung erfordert. Ggf. kann er sich diese Klarheit im Vier-Augen-Gespräch mit einer vertrauten Person verschaffen. Auch gegenüber den Teilnehmern des Projektreviews sollte er seine neue Rolle verdeutlichen, z.B. mit der Aussage: "Ich habe während des Projektreviews den 'Moderationshut' auf, d.h., dass ich die unterschiedlichen vorhandenen Interessen gleichberechtigt berücksichtigen und mich selbst nicht inhaltlich einbringen werde."

Auftragsklärung und Vorbereitung des Reviews

Ein Projektreview erfordert eine systematische Vorbereitung. Der Moderator muss als erstes sicherstellen, wer der Auftraggeber des Reviews ist. Ist es die Projektleitung selbst, ist es die Geschäftsführung oder der Projektsteuerkreis als Entscheidergremium?

Mit dem Auftraggeber muss der Moderator den Auftrag abstimmen. Ziel ist ein präzise dokumentierter Auftrag, der aussagt, was Anlass, angestrebtes Ergebnis und Zielsetzung des Reviews sind. Ähnlich wie zu Beginn eines Projekts müssen hierfür Hintergründe und Zielsetzungen des Reviews geklärt werden:

• Geht es z.B. vorrangig darum, Wissen aufzubereiten?
• Geht es darum, eine Stärken- und Schwächenanalyse durchzuführen?
• Spielten ungelöste Konflikte eine tragende Rolle für die Projektentwicklung?
• Geht es darum, ein fachliches Problem zu verstehen und zu lösen?

Im Klärungsgespräch mit dem Review-Auftraggeber sind insbesondere folgende Fragen wichtig.

Wozu wird der Review durchgeführt?

Mit dieser Frage leuchten Sie die Motivation des Auftraggebers aus. Wichtig ist es, die Hintergründe für die Durchführung des Reviews zu kennen. Ein häufiger Grund ist z.B., dass die Komplexität des aktuellen Projekts alle bisherigen Projekte übertroffen hat und ein deutlicher Lernbedarf für zukünftige Projekte erkennbar wurde. Es kommt auch vor, dass Projektmitarbeiter während des laufenden Projekts zu wenig Zeit hatten, um die Projekthistorie zu dokumentieren. Nach Projektabschluss wollen sie aber unbedingt die guten, aber auch die verbesserungswürdigen Seiten des Projekts reflektieren und die Lessons Learned für künftige Projekte sichern.

Für wen wird der Review durchgeführt und wer wird daran teilnehmen?

Mit dieser Frage ermitteln Sie die direkten und indirekten Nutzer der Review-Ergebnisse. Direkte Nutzer sind die Teilnehmer selbst. Indirekte Nutzer sind z.B. das Project Management Office, das die Ergebnisse des Reviews im Sinne einer lernenden Projektorganisation für zukünftige Projekte weiter verwerten wird.

Durch die Bestimmung des Teilnehmerkreises werden sowohl die verschiedenen Interessenlagen transparent als auch das Ausmaß ihrer Homogenität bzw. Heterogenität. Neben dem Projektteam können z.B. Linienführungskräfte teilnehmen, wenn es u.a. um Fragestellungen zur Freistellung von Projektmitarbeitern aus dem Tagesgeschäft geht.

Was kommt am Ende des Reviews heraus?

Diese Frage ist eine Projektion in die Zukunft. Sie hilft dabei, ein klares, knappes Bild zu bekommen, welche Ergebnisse erwartet werden. Geht es um umsetzbare Lerneffekte auf der fachlichen Projektebene, um methodische Lernimpulse? Sollen strategische Erkenntnisse bezüglich der Verbesserung von Projektmanagement im Unternehmen allgemein gewonnen werden? Sollen als Nebeneffekt die Zusammenarbeit im Team verbessert und Konflikte bereinigt werden?