Die Normen für Risikomanagement und die Richtlinien für Projektmanagement behandeln Risiken als Oberbegriff für Bedrohungen und Chancen. In der Praxis werden jedoch Risiken weiterhin im traditionellen Sinne als unsichere Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf das Projekt betrachtet und dementsprechend gemanagt. Die folgende Darstellung beschränkt sich deshalb auf die Identifikation von Bedrohungen.

Schritt 1: Beschaffen Sie alle notwendigen Ausgangsdaten!

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen über das Projekt und die Rahmenbedingungen in Form von Projektdokumenten (z.B. Projektauftrag, Projektstrukturplan, Kostenplan, Ablaufplan, Business Case, Lastenheft etc.) vorliegen. Dazu gehören auch, sofern vorhanden, die Ergebnisse einer Umfeldanalyse oder Stakeholderanalyse.

Stellen Sie mit Unterstützung der zuständigen Stelle (z.B. PMO) Erfahrungswerte bisheriger, ähnlicher Projekte zusammen. Überprüfen Sie, ob es einen Risikokatalog oder Risikochecklisten gibt.

Schritt 2: Planen Sie einen Workshop zur Risikoidentifikation!

Die Risikoidentifikation ist eine beständige Aufgabe für alle Stakeholder. Zu Beginn des Projekts, z.B. nach dem Erstellen der Projektpläne, ist ein eigener Workshop mit den relevanten Beteiligten zur grundlegenden Identifikation der Projektrisiken dringend zu empfehlen. Verwenden Sie zur Planung und Durchführung die Methode "Workshop" oder die Methode "Moderation von Arbeitsgruppen". Beraumen Sie bei Bedarf weitere Workshops an, z.B. bei Phasenübergängen. Bei der Vorbereitung des Workshops sollten Sie die nachfolgenden Punkte speziell für das Risikomanagement beachten.

Teilnehmende festlegen

Die Identifikation von Projektrisiken ist ein sensibles Thema, das die Teilnehmenden aus unterschiedlichen Perspektiven sehen. Ein Workshop in einer sehr großen Runde (etwa mit Auftraggebern, Stakeholdern und Projektteam) ist daher nicht unbedingt zielführend. Beginnen Sie mit einer kleine Runde zu Beginn (etwa nur Projektleitung und Kernteam). Dies kann bereits zu sehr aufschlussreichen Erkenntnissen führen. Erweitern Sie anschließend die Risikoidentifikation möglichst auf das gesamte Projektteam. Können weitere Experten zur Identifikation beitragen (etwa aufgrund ihrer Erfahrungen mit ähnlichen Projekten), so kann eine Teilnahme dieser Personen an diesem zweiten Workshop sehr sinnvoll sein. Kriterium für die Auswahl der Teilnehmenden ist die benötigte Fachkompetenz.

Falls die Teilnehmerzahl zu groß wird, setzen Sie mehrere Termine an, um ggf. systematisch nach Risikokategorien vorgehen. Grundsätzlich gilt bei der Risikoidentifikation, besser einen Teilnehmer zu viel als zu wenig einzubeziehen. Damit können sich alle in die Thematik einfinden und haben die Möglichkeit, sich mit dem Thema frühzeitig auseinanderzusetzen – insbesondere dann, wenn sie noch keine Erfahrung mit Risikomanagement besitzen. Binden Sie bewusst durch Fragen alle Beteiligten ein und lassen Sie jede Person zu Wort kommen.

Führungskräfte oder Projektauftraggeber bzw. Fördergeber sollten erst dann über die identifizierten Projektrisiken informiert werden, wenn eine Entscheidungsvorlage mit diesen Informationen erarbeitet wurde. Dieser Personenkreis wird deshalb üblicherweise erst dann einbezogen, wenn die maßgeblichen Risiken des Projekts (anhand einer anschließenden Bewertung der Risiken) feststehen und eine Rücksprache mit dem Management erfolgt ist. Dann können die Entscheider beurteilen, ob das Projekt durchgeführt werden soll und welche Risikomaßnahmen ggf. umzusetzen sind.

Eingesetzte Methoden planen

Für eine erste Betrachtung im Rahmen eines Risikoworkshops ist ein kreatives Vorgehen mit Methoden wie Brainstorming oder Mind Mapping ideal, da so noch keine Vorgaben in Form von Risikokategorien oder Checklisten die Gedanken einschränken.

Danach hilft ein systematisches Vorgehen sehr, möglichst umfassend alle Informationsquellen im Projekt abzuarbeiten. Hierzu stehen Ihnen z.B. zur Verfügung:

• Risikokatalog, Risikochecklisten
• Stakeholdermanagement (Schritte 1 und 2)
• Umfeldanalyse
• Kraftfeldanalyse
• SWOT-Analyse
• Ishikawa-Diagramm
• Szenariotechnik (s.u. Schritt 3)

Die Anzahl und Art der eingesetzten Methoden hängen davon ab, welche Informationen bereits vorliegen, wie komplex das Projekt ist und wie stark die Einflüsse des Projektumfeldes sind. Grundsätzlich gilt hier das Prinzip: weniger ist mehr.

Agenda aufstellen

Entwerfen Sie nun eine der Teilnehmeranzahl und dem Methodeneinsatz angemessene Agenda für den Workshop zur Risikoidentifikation. Lassen Sie sich bei Bedarf von einem erfahrenen Moderator beraten und unterstützen.

Dokumentation definieren

Legen Sie fest, in welcher Form die Ergebnisse dokumentiert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei, dass die identifizierten Risiken anschließend noch analysiert werden sollten. Erkundigen Sie sich, ob es eine Vorlage für eine Risikoliste (=Risikoregister) gibt und machen Sie sich mit ihr vertraut.