Risikoidentifikation

English
Risk Identification

Die Risikoidentifikation dient zur Feststellung aller relevanten Bedrohungen für ein Projekt. Die Risiken werden systematisch identifiziert und mit ihren Ereignissen, Ursachen und Einflüssen auf das Projekt dokumentiert. Sie bildet die Basis für die anschließende Risikoanalyse im Prozess des Risikomanagements.

Risikoidentifikation
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Risikoidentifikation

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Risk Identification

Die Risikoidentifikation dient zur Feststellung aller relevanten Bedrohungen für ein Projekt. Die Risiken werden systematisch identifiziert und mit ihren Ereignissen, Ursachen und Einflüssen auf das Projekt dokumentiert. Sie bildet die Basis für die anschließende Risikoanalyse im Prozess des Risikomanagements.

Risikoidentifikation

Einsatzmöglichkeiten

  • Erfassen von Risiken eines Projekts, eines Programms oder eines Projektportfolios
  • Erfassen von Risiken in einer Entscheidungssituation
  • Erfassen von Risiken auch außerhalb von Projektsituationen, z.B. in Prozessen oder Organisationen

 

Ergebnisse
  • Liste mit Beschreibungen aller identifizierten Projektrisiken (Risikoereignis, Ursache(n), Einflüsse auf Projekt).
  • Dokumentation der Annahmen bzw. Szenarien, die erarbeitet wurden.
Vorteile
Die systematische Vorgehensweise gewährleistet, dass möglichst wenige Risiken übersehen werden und somit frühzeitig Maßnahmen geplant werden können.
Die vollständige Dokumentation der Risiken erleichtert die anschließende Risikoanalyse.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Die Risikoliste ist ohne anschließende Risikoanalyse wenig aussagefähig und kann dadurch zu Missverständnissen in der Kommunikation führen.
Der Einsatz der Risikoidentifikation garantiert keine 100%ige Vollständigkeit, es können dennoch überraschende Risiken eintreten.
Die Durchführung der Risikoidentifikation und die Existenz der Risikoliste kann zu einer subjektiven "Scheinsicherheit" führen, aufgrund derer die ständige Überprüfung der Risikobelastung vernachlässigt wird.
Voraussetzungen
  • In der Organisation bzw. im Projektteam müssen eine offene Risikopolitik und ein Risikobewusstsein etabliert sein.
  • Im Projekt ist ein Risikomanagementsystem etabliert mit einem definierten Risikomanagementprozess.
Qualifizierung

Für die Risikoanalyse ist keine spezielle Qualifikation erforderlich. Kenntnisse und Erfahrungen in Projektmanagement bzw. Risikomanagement sind hilfreich. Bei der Durchführung mit Arbeitsgruppen ist Moderationserfahrung empfehlenswert.

Benötigte Informationen
  • Basisinformationen über das Projekt: Zieldefinition, Spezifikation Projektgegenstand,
  • Liste der Stakeholder; falls vorhanden: Ergebnisse der Stakeholderanalyse
  • Bestehende Projektdokumente, z.B.: Projektauftrag, Projektstrukturplan, Pläne, Aufwandsschätzungen
  • Informationen über Abhängigkeiten und Restriktionen; falls vorhanden: Ergebnisse einer Umfeldanalyse
  • Expertise der Teilnehmenden
  • Vorgaben und anzuwendende Richtlinien für das Projektrisikomanagement, soweit vorhanden
  • Risikokatalog oder Risikochecklisten, soweit zutreffend und vorhanden
  • Lessons Learned aus vergangenen Projekten
Benötigte Hilfsmittel
  • Moderationsmaterial sowie Pinnwand, Whiteboard, Flipchart etc.
  • Hilfsmittel zur Dokumentation der gefundenen Risiken (z.B. Tabellenkalkulation oder Textverarbeitungsprogramm zum Erstellen der Risikoliste, Mind-Mapping-Programm zum Erstellen einer Risk Map, Kamera zur Dokumentation)
Herkunft

Die Risikoidentifikation ist als Frühwarnsystem zur Erkennung unternehmerischer Risiken ebenso wie zur Erkennung von Projektrisiken etabliert und gilt als grundlegender Bestandteil eines unternehmensweiten Risikomanagementsystems. In den gängigen Standards ist die Risikoidentifikation als Prozessschritt im Risikomanagement von Projekten definiert.

Durchführung: Schritt für Schritt

Die Normen für Risikomanagement und die Richtlinien für Projektmanagement behandeln Risiken als Oberbegriff für Bedrohungen und Chancen. In der Praxis werden jedoch Risiken weiterhin im traditionellen Sinne als unsichere Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf das Projekt betrachtet und dementsprechend gemanagt. Die folgende Darstellung beschränkt sich deshalb auf die Identifikation von Bedrohungen.

Schritt 1: Beschaffen Sie alle notwendigen Ausgangsdaten!

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen über das Projekt und die Rahmenbedingungen in Form von Projektdokumenten (z.B. Projektauftrag, Projektstrukturplan, Kostenplan, Ablaufplan, Business Case, Lastenheft etc.) vorliegen. Dazu gehören auch, sofern vorhanden, die Ergebnisse einer Umfeldanalyse oder Stakeholderanalyse.

Stellen Sie mit Unterstützung der zuständigen Stelle (z.B. PMO) Erfahrungswerte bisheriger, ähnlicher Projekte zusammen. Überprüfen Sie, ob es einen Risikokatalog oder Risikochecklisten gibt.

Schritt 2: Planen Sie einen Workshop zur Risikoidentifikation!

Die Risikoidentifikation ist eine beständige Aufgabe für alle Stakeholder. Zu Beginn des Projekts, z.B. nach dem Erstellen der Projektpläne, ist ein eigener Workshop mit den relevanten Beteiligten zur grundlegenden Identifikation der Projektrisiken dringend zu empfehlen. Verwenden Sie zur Planung und Durchführung die Methode "Workshop" oder die Methode "Moderation von Arbeitsgruppen". Beraumen Sie bei Bedarf weitere Workshops an, z.B. bei Phasenübergängen. Bei der Vorbereitung des Workshops sollten Sie die nachfolgenden Punkte speziell für das Risikomanagement beachten.

Teilnehmende festlegen

Die Identifikation von Projektrisiken ist ein sensibles Thema, das die Teilnehmenden aus unterschiedlichen Perspektiven sehen. Ein Workshop in einer sehr großen Runde (etwa mit Auftraggebern, Stakeholdern und Projektteam) ist daher nicht unbedingt zielführend. Beginnen Sie mit einer kleine Runde zu Beginn (etwa nur Projektleitung und Kernteam). Dies kann bereits zu sehr aufschlussreichen Erkenntnissen führen. Erweitern Sie anschließend die Risikoidentifikation möglichst auf das gesamte Projektteam. Können weitere Experten zur Identifikation beitragen (etwa aufgrund ihrer Erfahrungen mit ähnlichen Projekten), so kann eine Teilnahme dieser Personen an diesem zweiten Workshop sehr sinnvoll sein. Kriterium für die Auswahl der Teilnehmenden ist die benötigte Fachkompetenz.

Falls die Teilnehmerzahl zu groß wird, setzen Sie mehrere Termine an, um ggf. systematisch nach Risikokategorien vorgehen. Grundsätzlich gilt bei der Risikoidentifikation, besser einen Teilnehmer zu viel als zu wenig einzubeziehen. Damit können sich alle in die Thematik einfinden und haben die Möglichkeit, sich mit dem Thema frühzeitig auseinanderzusetzen – insbesondere dann, wenn sie noch keine Erfahrung mit Risikomanagement besitzen. Binden Sie bewusst durch Fragen alle Beteiligten ein und lassen Sie jede Person zu Wort kommen.

Führungskräfte oder Projektauftraggeber bzw. Fördergeber sollten erst dann über die identifizierten Projektrisiken informiert werden, wenn eine Entscheidungsvorlage mit diesen Informationen erarbeitet wurde. Dieser Personenkreis wird deshalb üblicherweise erst dann einbezogen, wenn die maßgeblichen Risiken des Projekts (anhand einer anschließenden Bewertung der Risiken) feststehen und eine Rücksprache mit dem Management erfolgt ist. Dann können die Entscheider beurteilen, ob das Projekt durchgeführt werden soll und welche Risikomaßnahmen ggf. umzusetzen sind.

Eingesetzte Methoden planen

Für eine erste Betrachtung im Rahmen eines Risikoworkshops ist ein kreatives Vorgehen mit Methoden wie Brainstorming oder Mind Mapping ideal, da so noch keine Vorgaben in Form von Risikokategorien oder Checklisten die Gedanken einschränken.

Danach hilft ein systematisches Vorgehen sehr, möglichst umfassend alle Informationsquellen im Projekt abzuarbeiten. Hierzu stehen Ihnen z.B. zur Verfügung:


Die Anzahl und Art der eingesetzten Methoden hängen davon ab, welche Informationen bereits vorliegen, wie komplex das Projekt ist und wie stark die Einflüsse des Projektumfeldes sind. Grundsätzlich gilt hier das Prinzip: weniger ist mehr.

Agenda aufstellen

Entwerfen Sie nun eine der Teilnehmeranzahl und dem Methodeneinsatz angemessene Agenda für den Workshop zur Risikoidentifikation. Lassen Sie sich bei Bedarf von einem erfahrenen Moderator beraten und unterstützen.

Dokumentation definieren

Legen Sie fest, in welcher Form die Ergebnisse dokumentiert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei, dass die identifizierten Risiken anschließend noch analysiert werden sollten. Erkundigen Sie sich, ob es eine Vorlage für eine Risikoliste (=Risikoregister) gibt und machen Sie sich mit ihr vertraut.

Praxistipps ...

Varianten ...

Ergänzende Methoden

Ishikawa-Diagramm

Identifizieren Sie die Ursache aller Ursachen eines Problems! Visualisieren Sie im Team den gemeinsamen Problemlösungsprozess mit dem Klassiker aus den "Sieben Qualitätswerkzeugen"!

Risikokatalog

Systematisieren und beschleunigen Sie Ihre Risikoanalysen, indem Sie alle Projektrisiken in einem gemeinsamen Katalog dokumentieren! Gewährleisten Sie dadurch, dass möglichst alle Projektrisiken rechtzeitig identifiziert werden!

Stakeholdermanagement

Berücksichtigen Sie die Ziele und Interessen der Stakeholder und identifizieren Sie mögliche Projektgegner! Definieren Sie gezielte Maßnahmen, um Schaden vom Projekt abzuwenden. Binden Sie Befürworter so ein, dass sie positiv auf den Projektfortschritt einwirken.

SWOT-Analyse

Sie müssen schnell eine Entscheidung mit großer Tragweite treffen, haben aber nur unzureichende Informationen? Dann bestimmen Sie Ihre SWOTs und folgen Sie der am aussichtsreichsten erscheinenden Strategie!

Fachartikel zur Methode

Teil 1:
Methodik und Anwendung
Eine umfassende Risikoanalyse ist besonders bei strategisch wichtigen Projekten unerlässlich. Ein passendes Werkzeug hierfür ist die STEP-Analyse, die ihr Augenmerk auf eine umfassende Risikobewertung externer Einflussfaktoren legt, wie z.B.
Teil 2:
Praxisbeispiel – Einsatz im strategischen Projektmanagement
Für die Risikoanalyse eines strategisch wichtigen Projekts steht die STEP-Analyse zur Verfügung, die ihr Hauptaugenmerk auf eine umfassende Analyse der externen Umweltfaktoren legt.

Fehler zu beseitigen ist umso kostengünstiger, je eher sie erkannt werden. Rückrufaktionen hingegen sind teuer und schaden dem Image.

Komplexität dient häufig als Entschuldigung dafür, dass bestimmte negative Entwicklungen in einem Projekt nicht vorhersehbar waren.
Ein solides Risikomanagement sollte in keinem Projekt fehlen. Dennoch scheuen viele Projektleiter den Aufwand, der damit verbunden ist.
Teil 1:
Bekannte und unbekannte Risiken

Krisen sind nicht immer zu verhindern, Unternehmen können aber lernen, mit einer Krise richtig umzugehen. Wie das geht, zeigen die Profis in Sachen Krisenvermeidung und -bewältigung, z.B. Flugzeugbauer und Kriseneinsatzteams. Dr.

Aufgabengebiete

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