Zirkuläre Fragen

English
Circular Questioning

Zirkuläre Fragen (auch: triadische Fragen) motivieren den Gesprächspartner oder eine Gruppe, die eigene Perspektive zu wechseln und die Interessen anderer Stakeholder des Projekts in den Blick zu nehmen. Dies erweitert eingeschränkte oder sogar eingefahrene Wahrnehmungen und relativiert bestehende Perspektiven. Zirkuläre Fragen provozieren Vermutungen, Wünsche, Emotionen und Meinungen, wodurch sie beim Befragten Denkprozesse initiieren.

Zirkuläre Fragen

Zirkuläre Fragen

English
Circular Questioning

Zirkuläre Fragen (auch: triadische Fragen) motivieren den Gesprächspartner oder eine Gruppe, die eigene Perspektive zu wechseln und die Interessen anderer Stakeholder des Projekts in den Blick zu nehmen. Dies erweitert eingeschränkte oder sogar eingefahrene Wahrnehmungen und relativiert bestehende Perspektiven. Zirkuläre Fragen provozieren Vermutungen, Wünsche, Emotionen und Meinungen, wodurch sie beim Befragten Denkprozesse initiieren.

Zirkuläre Fragen

Einsatzmöglichkeiten

  • Gespräche mit Auftraggebern, Kunden, Mitarbeitern und Auftragnehmern
  • Workshops
  • Seminare / Trainings

 

Ergebnisse
  • Informationen über den Kontext des Gesprächs oder des Workshops.
  • neue Perspektiven für den weiteren Verlauf des Gesprächs bzw. Workshops
  • Ideen für Veränderungen bestehender Situationen
  • Validierte oder falsifizierte Informationen über das behandelte Thema
  • erweiterte oder neue Informationen über das behandelte Thema
Vorteile
Festgefahrene Gesprächsmuster können durchbrochen werden, so dass im Dialog neue Lösungsansätze entstehen.
Die Methode ist in jeder Gesprächssituation ohne Vorbereitung und ohne Hilfsmittel einsetzbar.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Zirkuläre Fragen können Widerstand bei den Gesprächspartnern auslösen, insbesondere, wenn sie rein schematisch gestellt werden.
Zirkuläre Fragen können beim Befragten Irritationen auslösen, die dazu führen können, dass er sich nicht ernst genommen fühlt.
Voraussetzungen
  • wertschätzende Gesprächsatmosphäre
  • Bereitschaft der Beteiligten, sich auf neue, ungewohnte und überraschende Perspektiven einzulassen
Qualifizierung

Grundsätzlich können zirkuläre Fragen von jedem eingesetzt werden. In speziellen Kommunikationssituationen (z.B. Konfliktgespräch) sind Moderationserfahrung und Erfahrung mit der Methode notwendig.

Benötigte Informationen
  • Informationen über den diskutierten Sachverhalt, insbesondere über (nicht anwesende) Stakeholder
  • Fachwissen der Teilnehmenden
  • Erfahrungswissen der Teilnehmenden
Benötigte Hilfsmittel

Die zirkulären Fragen benötigen keine zusätzlichen Materialien. Wenn die Gesprächssituation (z.B. Workshop) Materialien verwendet (z.B. Whiteboard, Mind-Mapping-Software, Pinnwand), dann können die zirkulären Fragen und die gegebenen Antworten damit der Situation entsprechend dokumentiert werden.

Herkunft

Entwickelt wurden zirkuläre Fragen 1967 im Rahmen des Familientherapeutischen Ansatzes der Mailänderschule der Systemischen Familientheraphie (Centro per lo Studio della Famiglia e delle tecniche di Gruppo). Diese Methode wurde von Organisationsberatungsunternehmen, wie z.B. den Beratungsunternehmen der Wiener Schule der Organisationsberatung, aufgegriffen und bei Organisationsentwicklungen eingesetzt.

Durchführung: Schritt für Schritt

Zirkuläre Fragen werden in Gesprächssituationen wie z.B. in einem Auftragsklärungsgespräch mit Auftraggebern, Gesprächen mit Mitarbeitern und Konfliktgesprächen angewendet, um festgefahrene Situationen aufzubrechen. Dabei wird die Frage so gestellt, dass eine neue Perspektive in den direkten Kontext einbezogen wird. Bild 1 verdeutlicht die Konstruktion einer zirkulären Frage.

Bild 1: Konstruktion einer zirkulären Frage

Während in der üblichen Fragesituation der Fragende den Befragten direkt fragt, z.B.: "Was soll mit dem Projekt realisiert werden?", fragt eine zirkuläre Frage indirekt: "Was glauben Sie, dass Ihre Kunden mit dem Projekt realisiert sehen möchten?" oder "Wenn Sie Ihre Vorstellungen vom Produkt mit denen Ihrer Kunden vergleichen: Wie unterscheiden sich diese?" Beide zirkulären Fragen lenken den Blick auf die spezifischen Anforderungen der Kunden und führen dazu, dass der Auftraggeber seine Vorstellungen vom Projektergebnis präzisiert oder relativiert.

Die neue Perspektive einer dritten Partei erweitert die Sichtweise des Befragten und ermöglicht es ihm, in seiner Antwort diese zu berücksichtigen.

Schritt 1: Bilden Sie eine Hypothese zur Situation!

Hypothesen sind begründete Annahmen über eine Situation. Bei der Formulierung einer zirkulären Frage sind Hypothesen über die Situation die Grundlage dafür, eine relevante neue Perspektive zu finden.

Beispiel: Frage an den Auftraggeber nach den Zielen des Projekts

Hypothese des Auftragnehmers: Der Auftraggeber berücksichtigt nur seine eigene Sichtweise. Die Sichtweisen relevanter Stakeholder bleiben ausgeblendet.

Aufgrund der Hypothese formuliert der Auftragnehmer eine zirkuläre Frage, welche den Auftraggeber anregt, Perspektiven relevanter Stakeholder zu berücksichtigen. Eine mögliche aus dieser Hypothese abgeleitete Frage lautet dann: "Was ist aus der Sicht Ihrer Kunden das Ziel des Projekts?"

Schritt 2: Formulieren Sie eine zirkuläre Frage!

Ausgehend von Ihrer Hypothese können Sie nun eine oder mehrere zirkuläre Fragen konstruieren. Hierfür gibt es eine Reihe von Fragetypen, die Sie je nach Kontext verwenden können. Allen Fragetypen gemeinsam ist, dass sie die Perspektive des Befragten vom eigentlichen Thema gezielt ablenken, um ein erneutes, aktives Nachdenken über den Sachverhalt zu initiieren.

Klassifikationsfragen: qualitativen Unterschiede sichtbar machen

Fordern Sie den Befragten auf, seine Antwort qualitativ zu bewerten. Dadurch werden Differenzierungen und Rangfolgen sichtbar. Ziel ist es, Wichtiges in Bezug auf das Thema von weniger Wichtigem zu unterscheiden.

Beispiel: "Angenommen, nicht alle Anforderungen können realisiert werden, und wir müssen uns entscheiden, welche realisiert werden sollen: Welche wäre die erste, auf die Sie verzichten könnten? Welche die zweite?"

Sie können in der Kommunikation auch Rangfolgen von Akteuren erfragen. Dadurch werden Unterschiede in den Sichtweisen und Beziehungen der weiteren Akteure sichtbar.

Beispiel: "Wer von den Projektmitarbeitern würde als erstes das Projektverlassen, weil er die Situation im Team nicht erträgt?"

Skalierungs- und Prozentfragen: Differenzierungen sichtbar machen

Fordern Sie den Befragten auf, seine Antwort quantitativ auf einer vorgegebenen Skala oder nach Prozentpunkten zu bewerten. Dabei werden Differenzierungen von Meinungen, Stimmungen, und Ideen sichtbar.

Beispiele: "Auf einer Skala von 0 bis 10: Wie hoch schätzen Sie das Risiko ein, dass der Endtermin nicht eingehalten wird?", "Zu wieviel Prozent halten Sie die Probleme im Projekt für selbstgemacht?"

Übereinstimmungsfragen: Position von Akteuren transparent machen

Fordern Sie den Befragten auf, Übereinstimmungen und Meinungen von Akteuren zu bewerten. Damit wird die Stellung von Akteuren einer Situation deutlich und ermöglicht ein Feedback zu bereits geäußerten Sachverhalten.

Beispiel: "Wer von Ihren Kollegen stimmt mit Ihren Anforderungen an die Benutzerführung des geplanten Intranets überein und wer vertritt eine abweichende Meinung?"

Normierungsfragen: Feststehende Normen relativieren

Fordern Sie den Befragten auf die Beziehung einer Norm zum diskutierten Sachverhalt zu nennen. Damit kann eine als unumstößlich angesehene Norm oder Regel relativiert werden. Womit sich neue Handlungsspielräume eröffnen können.

Beispiel: "Wie schätzen Sie die Risiken des Projekts ein, im Vergleich mit denen, die man normalerweise für ein Projekt dieses Typs erwarten würde?"

Systeme miteinander vergleichen

Fordern Sie den Befragten auf, ein bestehendes System, z.B. das eigene Team, Projekt oder Unternehmen, mit einem anderen System zu vergleichen. Dieser Vergleich regt den Befragten dazu an, die eigenen Systemgrenzen zu durchbrechen und so Möglichkeiten der Veränderung zu erkennen.

Beispiel: "Wenn Sie die in ihrem Team geltenden Regeln mit denen der Teams Ihrer Kollegen vergleichen, was sind dann die größten Unterschiede?"

Meinungen Dritter transparent machen

Fordern Sie den Befragten auf, Vermutungen über die Einstellungen und Meinungen Dritter zu beschreiben. Dieser Fragentyp erweitert die Wahrnehmungen des Befragten und eröffnet neue Perspektiven für eine Lösung.

Beispiel: "Welche Meinung hat der Geschäftsführer in diesem Punkt?"

Lösungen sichtbar machen

Fordern Sie den Befragten auf, seine Antwort unter einem lösungsorientierten Kontext zu betrachten. Normalerweise fokussieren Menschen in Problemsituation ihre Aufmerksamkeit auf das Problem. Durch diese Fragen wird der Befragte motiviert, diese Sichtweise zu verändern.

Beispiel: "Wenn Sie an Projekte in der Vergangenheit denken, bei denen es keine Probleme mit dem Endtermin gab, was war dort anders?"

Hinderungsgründe sichtbar machen

Fordern sie den Befragten auf, Wahrnehmungen und Vermuten über die Hintergründe einer Situation zu schildern. Damit können Sie z.B. Widerstände gegen die Umsetzung einer Lösung aufdecken.

Beispiel: "Welche Gründe würde ein Skeptiker für Verzögerungen im Projekt benennen?"

Ausnahmen sichtbar machen

Fordern Sie den Befragten auf, Vermutungen über Ausnahmen anzustellen. Damit wird eine festgefahrene Position relativiert.

Beispiel: "Bei welchen anderen Projekten, die Sie geleitetet haben, gab es keine Terminüberschreitung?"

Ressourcen erschließen

Oft werden Hilfen oder Ressourcen nicht genutzt, weil sie aus dem Blickfeld geraten sind. Fordern Sie den Befragten auf, über Hilfen oder andere Ressourcen zur Lösung des Problems nachzudenken, und lenken Sie so seinen Blick darauf.

Beispiel:"Wer könnte Sie bei Ihrem Projekt unterstützen, damit der Endtermin gehalten werden kann?"

Nach Szenarien fragen

Dieser Fragentyp eignet sich, wenn bereits erste Lösungen für ein Problem sichtbar werden und diese Lösungen konkreter ausgestaltet werden sollen. Fordern Sie den Befragten auf, mögliche Szenarien für eine Situation oder eine Lösung zu durchdenken. Geben Sie hierfür dem Befragten ein Szenario als Rahmen für seine Antwort vor. Dies motiviert ihn, Ideen für die Ausgestaltung einer Situation zu entwickeln.

Beispiel: "Stellen Sie sich vor, Herr Müller und Frau Maier stehen Ihnen ab nächstem Monat für das Projekt zur Verfügung, wie würden Sie diese dann einsetzen?"

Wunderfragen

Der Befragte wird aufgefordert, sich in eine Situation hineinzuversetzen, bei der das Problem nicht mehr besteht. Diese Fragen fokussieren die Aufmerksamkeit auf den Zeitraum nach der Problemlösung und motivieren so den Befragten, Energie für die Problemlösung zu entwickeln.

Beispiel: "Stellen Sie sich vor, es gäbe eine gute Fee und das Terminproblem im Projekt wäre gelöst. Was wäre dann für Sie und das Projektteam anders?"

Verschlimmerungsfragen

Fordern Sie den Befragten auf, sich vorzustellen, dass ein bestehendes Problem sogar noch schlimmer wird oder er es selbst noch verstärkt. Ziel dieser Fragestellung ist, bisher nicht erkannte Problemursachen aufzudecken. Aber es kann auch die Erkenntnis gewonnen werden, dass keine weiteren Maßnahmen zur Problembehebung sinnvoll sind.

Beispiel: "Was könnten Sie tun, damit Ihr Team noch mehr demotiviert wird?"

Eine Variante ist, nach dem Nutzen des Problems zu fragen. Damit werden evtl. ebenfalls Faktoren aufgedeckt, die das Problem aufrechterhalten.

Beispiel: "Welchen Nutzen könnte der Auftraggeber davon haben, dass der Termin des Projekts nicht eingehalten wird?"

Als-ob-Fragen

Der Befragte wird aufgefordert, sich eine Situation vorzustellen, bei der das Symptom weiterbesteht, obwohl das Problem nicht mehr besteht. Mit einer Als-ob-Frage soll dem Befragen bewusstgemacht werden, dass zwischen Problem und dem geäußerten Symptom kein notwendiger Zusammenhang besteht.

Beispiel: "Würden die Mitglieder des Lenkungsausschusses ihre Vorschläge weiterhin wohlwollend aufnehmen, wenn das Problem mit den Kunden nicht mehr bestünde?“

Metaphorische Fragen

Geben Sie dem Befragten eine zur Situation passende, aber neutrale und gut ausgestaltbare Metapher vor, z.B. Pflanze, Tier, Buch, Film, Fahrzeug, Landschaft. Bitten Sie den Befragten dann, die Antwort in Form dieser Metapher zu geben. Metaphorische Fragen können emotionale Aspekte einer Situation sichtbar machen.

Beispiel: "Wenn ihr Projekt ein Schiff wäre, welche Art von Schiff (Kanu, Luxusdampfer, Lastkahn, …) wäre es dann?"

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Workshop

Moderieren Sie Arbeitstreffen, in denen Spezialisten gemeinsam eine anspruchsvolle Aufgabe lösen. Sie sind für den Lösungsprozess verantwortlich, die Teilnehmer für die erarbeiteten Inhalte.

Moderation von Arbeitsgruppen

Führen Sie die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe strukturiert vom Problem zur Lösung! Nutzen Sie die Kompetenzen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, um eine von allen akzeptierte Lösung zu erarbeiten!

Partnerschaftliches Verhandeln nach der Harvard-Methode

Verhandeln Sie "hart in der Sache, fair zu den Menschen"! Mit dem partnerschaftlichen Verhandeln nach der Harvard-Methode streben Sie gemeinsam nach einer Win-Win-Situation, auch wenn zunächst die Interessenskonflikte vorherrschend erscheinen.

Lessons Learned

Alle profitieren davon, wenn Sie die Erfahrungen aus Ihren Projekten erfassen und dokumentieren. Mit Lessons Learned werden Fehler nur einmal gemacht und das Rad nur einmal erfunden. So wird Ihr Projektmanagement immer besser!

Fachartikel zur Methode

Zirkuläre Fragen eignen sich dafür, verborgene Wünsche des Auftraggebers sowie die Interessen der übrigen Stakeholder aufzudecken, aber auch um in festgefahrenen Situationen Lösungen zu finden.

Aufgabengebiete

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