Einführung in das Projektmanagement (Leseprobe) Was ist Projektmanagement und wofür wird es gebraucht?

von Regina Wolf-Berleb

Was ist ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . und wofür wird es gebraucht? Die Autorin definiert in dieser Einführungsreihe die verschiedenen Arten des Projektmanagements. Ferner definiert Sie Gründe und die einzelnen Phasen im Projektmanagement.

 

Einführung in das Projektmanagement (Leseprobe) Was ist Projektmanagement und wofür wird es gebraucht?

von Regina Wolf-Berleb

Was ist ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . und wofür wird es gebraucht? Die Autorin definiert in dieser Einführungsreihe die verschiedenen Arten des Projektmanagements. Ferner definiert Sie Gründe und die einzelnen Phasen im Projektmanagement.

 

Was ist Projektmanagement?

Laut Definition nach DIN 69 901 ist mit Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts gemeint. Mit anderen Worten: Projektmanagement ist die Gesamtheit der Elemente, die zur Abwicklung eines Projekts nötig sind. Es soll sicherstellen, dass vereinbarte Ziele im Rahmen der personellen, technischen, terminlichen und finanziellen Rahmenbedingungen erreicht werden. Die wesentlichen Elemente des Projektmanagements sind:

Fachleute unterscheiden außerdem zwischen operativem und strategischem Projektmanagement.

Operatives ProjektmanagementOperatives Projektmanagement" Operatives Projektmanagement " bezeichnet gemeinhin das Management eines konkreten Projekts von der Planung bis zum Abschluss. Das Attribut "operativ" grenzt den Begriff ab vom "strategischen Projektmanagement". Weder " operatives Projektmanagement " noch "strategisches Projektmanagement" sind eindeutig definierte Begriffe. Im "ProjektManager" (Schelle e.a.: ProjektManager, Nürnberg, 2005), dem früheren Standardwerk der GPM, wird "operatives Projektmanagement" als Überschrift des Abschnitts C verwendet, in dem die Methoden der Durchführung eines einzelnen Projekts dargestellt werden. Im aktuellen Standardwerk der GPM (Gessler (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Nürnberg, 2009) findet sich im Kapitel 3.00 Projektmanagement und Unternehmensstrategie noch die Differenzierung zwischen operativem und strategischem Projektmanagement in einer Abbildung.

Das operative Projektmanagement beschäftigt sich mit allen Fragen, Problemen und Aufgabenstellungen des Managements, sofern diese Aufgaben als "Projekte" definiert werden. Das operative Projektmanagement entspricht also der Definition nach der DIN-Norm. Deshalb sprechen die Fachleute dabei vom klassischen oder auch ausführenden Projektmanagement.

Strategisches ProjektmanagementStrategisches Projektmanagement" Strategisches Projektmanagement " bezeichnet gemeinhin die Steuerung des Projektportfolios eines Unternehmens gemäß den Vorgaben der Unternehmensstrategie.

Diese Art des Projektmanagements ist wesentlich umfassender. Sie geht der Frage nach, wie sich Projektmanagement als grundsätzliches Führungsinstrument in die spezifische Unternehmens- und Führungsorganisation der jeweiligen Firma einbinden läßt. Das strategische Projektmanagement stellt ein Bindeglied dar zwischen strategischen Unternehmenszielen und dem operativen Projektmanagement, also der Umsetzung strategischer Ziele in operative Projektziele. Strategisches Projektmanagement schafft damit den Rahmen, in dem eine Vielzahl von Projekten nach klar definierten Regeln effizient abgewickelt werden kann.

Wozu Projektmanagement?

Schwerfällige Organisationen

Das Ergebnis einer Umfrage Mitte der 90er Jahre wirft ein bezeichnendes Licht auf die Schwachstellen im Gesamtablauf. Sowohl bei Kundenaufträgen als auch bei firmeninternen Problemlösungen wurde folgendes bemängelt:

All diese Gründe sprechen für Projektmanagement, um Aufgaben zu bewältigen.

Projektkonflikte

Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, Konflikte, die sich aus den unterschiedlichen Zielsetzungen ergeben, zu bewältigen.

Nur selten gehen Projekte ganz ohne Ärger über die Bühne. Hier einige Beispiele:

Zwar sind Konflikte teilweise vermeidbar. Es liegt aber in der Natur des Projektgeschäfts, dass das nicht immer möglich ist. Viele Konflikte sind nicht vorhersehbar. Richtig mit Konflikten umzugehen ist eine der Hauptaufgaben in Projekten. Hier ist vor allem die fachliche und soziale KompetenzSoziale KompetenzDie "soziale Kompetenz" eines Menschen zählt zu den sogenannten "soft skills", den weichen, weil nicht mit objektiven Kriterien nachprüfbaren Fähigkeiten. Sie zählt dennoch zu den wichtigsten Kriterien für die Übernahme einer Führungsposition, denn Führung bedeutet, andere Menschen anzuleiten. Genauso wird von jedem Teammitglied ein Mindestmaß an sozialer Kompetenz gefordert, denn ohne Teamwork wird das Projekt nicht erfolgreich sein. des Projektleiters gefordert.

Phasen im Projektmanagement

Ein Projekt läßt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Je nach Projektgröße oder ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab. spielen bestimmte Phasen keine oder nur eine untergeordnete Rolle.

Phase Beschreibung

Projektidee und Projektauslösung

Das Projekt wird durch eine Idee, eine Problemstellung, eine Anfrage oder als Folge eines übergeordneten Projekts ausgelöst. In dieser Phase finden erste Gespräche über Sinn und Nutzen statt. Auch erste Kontakte zu wichtigen zukünftigen Projektansprechpartnern und Entscheidern kommen jetzt zustande.

ZieldefinitionZieldefinitionZieldefinition ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung aller Sollwerte eines Projekts der Prozess, die Sollwerte eines Projekts eindeutig, vollständig und überprüfbar zu beschreiben die Entscheidung, eindeutig, vollständig und überprüfbar beschriebene Sollwerte als verbindlich für das Projekt zu erklären und ProjektdefinitionProjektdefinitionProjektdefinition ist zum einen der Prozess, in dem die Rahmenbedingungen für ein Projekt festgelegt werden, zum anderen das dokumentierte Ergebnis dieses Prozesses. Auf Basis der Projektdefinition erfolgt die Projektplanung .

In dieser Phase werden Sachziele, Terminziele, Kostenziele und eventuelle Sonderziele definiert. Es entstehen ein Plan und ein PflichtenheftPflichtenheftDas Pflichtenheft ist der vom Auftragnehmer erstellte Projektplan, mit dem er das Lastenheft des Auftraggebers erfüllen möchte., in dem die Ziele so exakt definiert werden, dass eine Aufstellung von notwendigen Aufgaben und benötigten Ressourcen (Personen, Arbeitsmittel) möglich ist. Ein Kostenbudget wird festgelegt.

MachbarkeitsstudieMachbarkeitsstudieEine Machbarkeitsstudie überprüft mögliche Lösungsansätze für ein Projekt hinsichtlich ihrer Durchführbarkeit. Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie werden die Lösungsansätze analysiert, Risiken identifiziert und Erfolgsaussichten abgeschätzt. Überprüft wird dabei, ob mit dem jeweils betrachteten Lösungsansatz die vereinbarten Projektergebnisse (Werke, Liefergegenstände, Produkte) unter den vorgegebenen Rahmenbedingungen erstellt werden können. Die wirtschaftliche Beurteilung, ob die Projektergebnisse den erhofften Nutzen für den Auftraggeber bringen, ist hingegen nicht typischer Inhalt der Machbarkeitsstudie. Dies zu klären ist Aufgabe einer Kosten-Nutzen-Analyse bei der Erstellung des Business Cases.

Insbesondere bei größeren Projekten ist es notwendig, vorab zu klären, ob ein Projekt wie dieses anhand vorgegebener Ziele wirklich realisierbar ist. Das Unternehmen kann beispielsweise eine Machbarkeitsstudie in Auftrag geben, oder es kann anhand einer Expertenbefragung herausfinden, was funktionieren könnte und was nicht.

Diese Phase ist sehr wichtig, denn zu diesem ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. kann noch im Vorfeld die Gefahr von Konflikten beim Projektablauf reduziert werden, indem die Möglichkeiten zur ZielerreichungZielerreichungDie Zielerreichung beschreibt den Realisierungsgrad quantitativ festgelegter Projektziele. Dies geschieht in der Regel durch Angabe von Kennzahlen, die die tatsächliche Projektleistung in Verhältnis zu den Plangrößen setzt. Mögliche Kennzahlen sind z.B. der Schedule Performance Index, der Cost Performance Index oder andere Ist/Soll-Quotienten für Kenngrößen. vollständig geprüft werden.

ProjektauftragProjektauftragMit dem Projektauftrag autorisiert der Auftraggeber den Projektmanager, das Projekt oder eine Phase des Projekts durchzuführen. Statt Projektauftrag werden auch Begriffe wie Project Charter, Projektvertrag, Projektleitdokumentation oder Projektvereinbarung verwendet. und Kick-Off

Der Auftraggeber gibt jetzt den Projektauftrag. Dann bestimmt die Firma den Projektleiter und gründet ein ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter. Im sogenannten Kick-Off werden alle Projektinformationen von allen möglichen Stellen an das Team weitergeleitet. Alle Beteiligten erarbeiten zusammen die Arbeitsweise und legen sie verbindlich fest.

Grobgliederung und Definition der Projektaufgaben

Nun wird das gesamte Projekt in einzelne Schritte unterteilt. Je nach Projektgröße handelt es sich um ein TeilprojektTeilprojektGroße Projekte werden oftmals nach bestimmten Kriterien (regional, organisatorisch, fachlich usw.) in Teilprojekte aufgeteilt, um sie besser leiten zu können. Bei einer zeitlichen Aufteilung sollte man nicht von Teilprojekten, sondern von Projektphasen sprechen. oder um Sammelvorgänge. Wichtig ist, dass die Teileinheiten in sich abgeschlossen sind. Das Ende einer solchen Teileinheit wird als MeilensteinMeilenstein" Meilenstein " ist auch einer der bekanntesten Fachbegriffe des Projektmanagements. Die DIN 69900:2009.1: "Projektmanagement – Netzplantechnik: Beschreibungen und Begriffe" definiert ihn als hervorgehobenes Ereignis. Der PMBOK(R) Guide 2004 ergänzte dies um "usually completion of a major deliverable", d.h. die Fertigstellung eines bedeutenden Projektergebnisses. Im PMBOK(R) Guide 2008 wird der " Milestone " nur noch als "significant point or event in the project" bezeichnet. bezeichnet. Bei der Gliederung muß der Projektleiter darauf achten, dass es keine personellen oder inhaltlichen Überschneidungen gibt.

Feinstrukturierung

Die Sammelvorgänge werden in dieser Phase in einzelne Arbeitseinheiten, die sogenannten Vorgänge, unterteilt. Wie grob oder fein diese Unterteilung ist, hängt von der Projektart, den Projektmitarbeitern und den Kontrollmöglichkeiten während des Ablaufs ab.

Projektplanung

In dieser Phase erhält jeder Arbeitsschritt aufgrund der Feinstrukturierung folgende Zuordnungen:

Wichtig: Jetzt müssen die chronologischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten festgelegt werden. So kann etwa VorgangVorgangEin Vorgang ist in der Netzplantechnik definiert durch Anfang, Dauer und Ende. Vorgänge werden je nach Netzplanart durch Pfeile oder durch Knoten symbolisiert. Üblich sind Vorgangsknoten-Netzpläne. Im allgemeinen bilden die Arbeitspakete, die bei der Projektstrukturplanung definiert werden, die Grundlage für die Definition der Vorgänge in der Netzplantechnik. Die Vorgänge werden dann durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft. vier erst ablaufen, nachdem Vorgang zwei zu Ende ist, aber gleichzeitig mit Vorgang drei.

In dieser Planungsphase können folgende Konflikte auftauchen, die gelöst werden müssen:

Terminüberschneidungen

  • Ressourcenengpässe durch Doppelvergabe von Aufgaben
  • Die Projektplaner sollten Pufferzeiten für mögliche Probleme vorsehen.

Als weiteres Ergebnis der Projektplanung können Ziele auch angepasst und verändert werden, wenn die Erkenntnisse aus der Planung dafür sprechen.

Projektüberwachung

Nach Beginn der Umsetzung ist es Aufgabe des Projektleiters, jeden Fortschritt zu überwachen. Bei allen Verschiebungen zeitlicher oder sachlicher Art oder bei den Kosten muss der Projektleiter den Projektplan überarbeiten. Regelmäßig finden Meetings zur Abstimmung statt. Der Projektleiter berichtet auch in festen Abständen über den ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts. an den Auftraggeber.

Konfliktsituationen treten meist in dieser Phase am stärksten auf. Hier ist der volle Einsatz des Projektleiters gefragt.

ProjektauswertungProjektauswertungProjektauswertung ist die abschließende Bewertung und Sicherung der Erfahrungen, die während des Projektlebenszyklus gesammelt wurden.

Nachdem der Auftraggeber das Endergebnis abgenommen hat, sollte eine komplette Prüfung des Projekts unter folgenden Gesichtspunkten stattfinden:

Erfahren Sie im dritten Teil der Artikelserie, welche Formen der Projektorganisation es gibt.

Teil 3:
Projektorganisation

Mögliche Organisationsformen im Projekt und die Merkmale einer Projektorganisation werden in Teil 3 behandelt.

 

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