Seit ihrer Gründung im Jahr 1993 legte die noris network AG ein rasantes Wachstum hin. Der Erfolg beruhte auf einer Vielzahl von zunächst individuell gemanagten Projekten. Nachdem das Unternehmen im Jahr 2015 auf über 150 Mitarbeitende gewachsen war, wurde die erste Stabsstelle als Projektleitung besetzt und konstant um weitere Personen erweitert. So konnten die immer komplexer gewordenen Projekte und die damit gestiegenen Anforderung an die Projektdokumentation und Steuerung bewältigt werden. Zudem gab es deutlich mehr Management-Meetings und Fachbereiche im Unternehmen, welche koordiniert werden mussten.

Durch das Wachstum auf mittlerweile knapp 500 Mitarbeitende und die Gewinnung von großen Projekten entschied die Unternehmensführung 2021, das Projektmanagement aus der Linie in eine strukturierte Projektabteilung auszugliedern. Der Grund war die Konkurrenz zwischen Tagesgeschäft und Projekten in den Fachbereichen. Aufgrund dessen fehlte es den Mitarbeitenden an Fokus, und die häufigen Kontextwechsel belasteten sie auf Dauer sehr. Auch war es uns wichtig, dass die Qualität des Projektmanagements nicht von einer Person abhängig ist, sondern dass jede Projektleitung ein Projekt in gleicher Güte managen kann und wir damit auch Flexibilität und sinnvolle Vertretungen bei z.B. Urlauben schaffen können.

Die Gründung der Projektabteilung erfüllt seither unsere Erwartungen, indem sie den Fokus auf die Projekte stärkt und Kontextwechsel minimiert. Da nun Mitarbeitende in Vollzeit in Projekten arbeiten, können wir bei Bedarf flexibel neue crossfunktionale Projektteams gründen. Auch reduziert die Existenz einer Projektabteilung Wartezeiten und minimiert Silos durch das Fehlen von Abteilungsgrenzen. Außerdem können wir nun neue fachliche Karrierewege im Projektmanagement anbieten.

Die Projektabteilung

Im Februar 2021 gründeten wir die Projektabteilung in Form eines Big Bang. Da alle Projekte aktuell sowieso laufend waren, wurden bestehende Projekte mit einer Restlaufzeit von bis zu 50 Tagen noch in den Fachbereichen abgeschlossen und neue Projekte mit längerer Laufzeit an die neue Projektabteilung übergeben. Aufgrund unserer Wertschöpfung teilten wir die 70 Mitarbeitenden der Abteilung in vier Teams auf.

Die Struktur der Projektabteilung

Team Project Management Office (20 Mitarbeitende)

Das Project Management Office (PMO) ist die zentrale Stelle, die im Rahmen des Multiprojektmanagements für alle Kundenprojekte sowie die gesamte Auftragsabwicklung zuständig ist. Das PMO ist für die Steuerung des Projektmanagements und die Pflege einheitlicher Methoden, Standards und Richtlinien verantwortlich. Zu den Aufgaben der Projektmanager:innen des PMO gehören, abhängig von Art und Umfang der Projekte, die gesamte Initialisierung, Organisation, Planung und Steuerung ihrer Projekte. Jede Projektleitung verantwortet ca. ein bis drei große Projekte oder zehn kleine und fünf mittlere Projekte oder auch mal gern 30 kleine Projekte.

Teams Product and Solution Design (5 Mitarbeitende) und Platform Engineering (5 Personen)

Das Team Product and Solution Design ist verantwortlich für die technische Unterstützung des Produktmanagements sowie der Vertriebsabteilung bei der Entwicklung von Produkten und Lösungen auf der Plattform- und der Applikationsebene. Im Rahmen von Implementierungsprojekten begleiten und unterstützen die Solution Architects das Projektmanagement sowie die Implementierungsteams in Fragen zur Umsetzung der entwickelten Services. Abgesehen davon unterstützt das Team bei der technischen Evaluierung neuer Standardprodukte sowie bei der technologischen Weiterentwicklung bestehender Produkte.

Ergänzend zum Product and Solution Design Team gibt es noch recht neu seit Februar 2023 das Team Platform Engineering. Das Team verantwortet die Weiterentwicklung der Standardprodukte nach den erhobenen Anforderungen der Solution-Designer:innen. Das Team trägt die Verantwortung für die Steigerung der Effizienz all unserer Produkte sowie deren Produktivitätssteigerung, aktuell begrenzt auf Produkte im Plattformbereich.

Team Platform Delivery (15 Mitarbeitende)

Das Team Platform Delivery implementiert im Rahmen von Projekten individuelle Kundenlösungen und noch nicht standardisierte Produkte auf der Plattformebene und integriert diese in den Betrieb. Dies umfasst z. B. Virtualisierungsumgebungen, Storage- und Back-up- sowie Netzwerk- und IT-Security-Lösungen.

Das Team unterstützt zudem die Solution Architects bei der Konzepterstellung und der technischen Entwicklung. Gleichzeitig arbeitet es sehr eng mit den Betriebsteams zusammen, z.B. bei der qualitätsgesicherten Übergabe von Systemen in den Betrieb und im Rahmen von Reviews – mit dem Ziel, die Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb in die künftigen Projekte einfließen zu lassen.

Team Application Delivery (15 Mitarbeitende)

Die Aufgabe des Teams Application Delivery ist es, individuelle Kundenlösungen und noch nicht standardisierte Produkte auf der Applikations- und Middleware-Ebene im Projektablauf bereitzustellen, zusammenzuführen und anschließend in den Betrieb zu überführen.

Aufgrund der hohen Spezialisierung und Fachexpertise arbeiten die Teammitglieder auch bei der generellen Entwicklung und Konzeption von technischen Lösungsansätzen in der Vorprojekt- und Betriebsphase mit.

Team Product Delivery (10 Mitarbeitende)

Das Team Product Delivery stellt Standardprodukte auf der Applikations- und der Plattformebene bereit, die dann an die Betriebsteams übergeben und von diesen verantwortet werden. Bei diesen Produkten handelt es sich um vordefinierte Systemumgebungen, die aus Plattformkomponenten, einem Betriebssystem und Anwendungskomponenten bestehen.

Dabei fügt das Team Product Delivery kundenspezifische Anpassungen von Standardprodukten zu einer gesamtheitlichen Kundenlösung zusammen. Außerdem unterstützt es das Team Product and Solution Design bei der technischen Entwicklung und Konzeption von Produkten. Gleichzeitig arbeitet es mit den Betriebsteams im Rahmen der qualitätsgesicherten Übergabe von Systemen zusammen.

Die Arbeitsweise der Abteilung

Unsere Vertriebsabteilung entwirft gemeinsam mit unseren Solution-Architekt:innen eine Lösung für die Herausforderungen der Kunden. Es ist uns wichtig, im Team Product and Solution Design die Solution Architects zu bündeln, gute Erfahrungen zu wiederholen und Verbesserungen direkt zu Beginn des Projekts zu bemerken, damit wir Designänderungen in der Projektphase auf ein Minimum reduzieren können. Bereits nach der Erstellung des Grobangebots für den Kunden wird das PMO-Team eingebunden: Es führt erste Projektplanungen durch und hilft, das Angebot vor dem Vertragsabschluss nochmals zu konkretisieren (siehe Bild 1).

Im Zuge der Erstellung der Lösung gehen wir in zwei Stufen vor, indem wir uns folgende Fragen stellen:

1. Wie können wir die Wünsche des Kunden mit unseren Produkten abbilden?
2. Wie müssen wir zusätzlich die Standardprodukte anpassen, damit der Wunsch des Kunden vollkommen erfüllt ist

Jedes Projekt erhält eine eigene Projektleitung. Diese ist in erster Linie dafür verantwortlich, die geforderten Standardprodukte bei den zuständigen Projektabteilungen einzufordern und anschließend durch Abstimmung mit den Solution Architects die Ressourcen der Expertenteams zu planen und damit Projekt-Kick-off, Workshops und Kundenmeetings vorzubereiten. Weiterhin verantwortet das Team die Schaffung von Standards, ein Reporting über alle Projekte, die Erhebung von KPI (z.B. Durchlaufzeit der Projekte) und die Abteilung von zur kontinuierlichen Verbesserung in Projekten. Sie sind außerdem der direkte Kontakt zum Kunden.

Das Team Product Services ist darauf spezialisiert, unsere Standardprodukte in hoher Geschwindigkeit bereitzustellen, und wird zum Start des Projekts am stärksten eingebunden. Beispielsweise stellt dieses Team fertige Services, Datenbanken, Firewalls u.v.m. bereit. Durch die hohe Automatisierung im Team und den Fokus auf hohen Durchlaufzahlen haben wir die Projektlaufzeit um ein Vielfaches verkürzt.

Es ist jedoch oft der Fall, dass viele Standardprodukte nicht alle Kundenwünsche erfüllen. Aus diesem Grund ist ein weiterer Schritt notwendig: Gemeinsam mit Expert:innen aus Platform und Application konfiguriert und verändert das Team ggf. die Standardprodukte, damit diese gemeinsam den Use-Case des Kunden erfüllen.

Nach Abschluss des Projekts übergeben wir dieses an unsere Abteilungen in den Betrieb und der Kunde wird ab diesem Zeitpunkt durch eine:n Service Manager:in betreut.

Das Projektmanagement-Framework

Motivation und Ziele