So entsteht ein "Winning Team"

20% Zeitgewinn durch gut ausgebildete Projektassistenz – darauf kommt es an

Mit einer gut ausgebildeten Projektassistenz können Projektleiter viel Zeit sparen. Das bestätigt eine Befragung des Münchner Dienstleisters PLU aus dem Jahr 2013. Demnach sind durchschnittlich 20% Zeitgewinn im Projektmanagement möglich, wenn Projektleiter geeignete Aufgaben an ihre Assistenten delegieren. Doch über welche Kompetenzen sollte eine gut ausgebildete Assistenz verfügen, um diese Vorteile zu nutzen? Und wie lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Assistent optimal gestalten? Christine Walker stellt die Ergebnisse der Befragung vor.

Zeit ist in den meisten Projekten knapp. Dabei muss es gar nicht so eng zugehen, würden Projektleiter konsequent jene Zeitreserven nutzen, die sich in der Zusammenarbeit mit einer gut ausgebildeten Projektassistenz ergeben. Nach einer Befragung des Münchner Dienstleisters PLU aus dem Jahr 2013 lassen sich durchschnittlich 20% Zeitgewinn im Management realisieren. Wird die Assistenz von Beginn an ernsthaft in die Projektarbeit einbezogen und ihr volles Potenzial genutzt, lässt sich dieser Effekt sogar binnen weniger Wochen verwirklichen, wie die Erfahrung aus mehreren Coaching-Projekten der PLU GmbH zeigt.

Den Ergebnissen der Befragung zufolge ist sogar eine Zeitersparnis von täglich bis zu acht Stunden keine Utopie, wenn Projektleiter das volle Potenzial einer hoch qualifizierten Assistenzkraft nutzen würden. In der Praxis machen das jedoch immer noch viel zu wenige. Lediglich 3% der Vorgesetzten und Projektleiter schöpfen diese Ressourcen voll aus, um eine maximale Entlastung zu erzielen.

Dieser Beitrag stellt die wichtigsten Ergebnisse der Umfrage vor und zeigt, über welche Potenziale gut ausgebildete Assistenten verfügen. Geschäftsführer sowie Abteilungs- und Projektleiter erhalten zudem Hinweise, wie sich diese Potenziale für die tägliche Arbeit nutzen lassen.

Die Umfrage

2013 führte die PLU GmbH die Befragung "Erfolgsfaktoren eines 'Winning Teams' – Chefs und ihre Assistenzen" durch. Die Befragung erfolgte online unter Assistenzkräften in kleinen, mittelständischen sowie Großunternehmen aus dem In- und Ausland. 776 ausgefüllte Fragebögen konnte die PLU GmbH nach Abschluss der Befragung auswerten.

Das Spektrum im Hinblick auf Größe und Branchenzugehörigkeit der Unternehmen ist dabei breit gefächert: 39% der Befragten stammen aus Unternehmen mit mehr als 2.000 Beschäftigten, 34% sind in Unternehmen mit 100 bis 2.000 Angestellten tätig. 27% der Befragten arbeiten in kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern. Zu den am häufigsten angegebenen Branchen zählen Dienstleistung (16%) und Industrie (15%). Zudem nannten die Teilnehmer oft die Branchen "Chemie/Pharma" (9%), "Bank-/Finanzdienstleister" (8%) und "Unternehmensberatung" (7%).

Die Einsatzgebiete der Befragten umfassen Vorstands- bzw. Geschäftsführerassistenz (47%), Assistenz einer Bereichs- bzw. Abteilungsleitung (34%) sowie Projektleiterassistenz (5%). 24% der Teilnehmer verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Assistenz, 31% haben mehr als zehn Jahre Erfahrung.

Ziel der Befragung

Ziel der Umfrage war es, die Effizienzreserven und Entwicklungspotenziale von

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