Zusammenarbeit in virtuellen Teams Agiles Projektmanagement mit Trello

Sind Sie auf der Suche nach einer schlanken Lösung für die agile Projektarbeit in einem kleinen Team? Dann ist die kostenlose Basisversion des Online-Tools Trello eine passende Option. Das Planungs- und Kollaborationswerkzeug orientiert sich in seinem Aufbau an der Kanban-Methode. Frank Albers erklärt anschaulich die ersten Schritte für die Zusammenarbeit im Projektteam.

Zusammenarbeit in virtuellen Teams Agiles Projektmanagement mit Trello

Sind Sie auf der Suche nach einer schlanken Lösung für die agile Projektarbeit in einem kleinen Team? Dann ist die kostenlose Basisversion des Online-Tools Trello eine passende Option. Das Planungs- und Kollaborationswerkzeug orientiert sich in seinem Aufbau an der Kanban-Methode. Frank Albers erklärt anschaulich die ersten Schritte für die Zusammenarbeit im Projektteam.

Unser Informationszeitalter ist geprägt von immer kürzeren Innovationsintervallen und steigender Komplexität der Berufswelt. Für Projektmanager wird es deshalb immer schwieriger, ihre Projekte erfolgreich in "time und in budget" abzuschließen. Damit rücken Software-Tools in den Fokus, die keine oder nur geringe Lizenzkosten verursachen und wenig Einarbeitungszeit erfordern.

Das Online-Tool Trello vom Hersteller Trello Inc. (2014 ausgegliedert aus Fog Creek Software) bietet hier ein einfaches Planungs- und Kollaborationsinstrument. Das Tool orientiert sich in seinem Aufbau an der Kanban-Methode und ist in der Basis-Version kostenlos. Trello überzeugt den Benutzer mit seinem aufgeräumten und optisch ansprechenden Design. Gerade diese visuelle Darstellung erleichtert es allen Projektbeteiligten, den Überblick über Projektstatus und Aufgaben zu behalten.

Trello kann seine Stärken am besten in einem agilen Projektumfeld mit kleineren Teams ausspielen – unabhängig von der geplanten Projektdauer. Eine Teamgröße im einstelligen Bereich (bis zu neun Personen) ist dabei optimal. Größere Gruppen sind zwar möglich, erschweren jedoch die Selbstorganisation des Teams. Die Entwicklung einer neuen Software, die Konzeption und Durchführung einer Werbekampagne oder die Erstellung eines Webauftritts sind Beispiele für einen möglichen Projekteinsatz des Tools. Weniger geeignet ist das Tool, wenn es darum geht, (komplexe) Aufgaben und Projekte vieler größerer Teams zu koordinieren. Trello stößt dann schnell an seine Grenzen, z.B. wenn ein komplexes Projekt ein detailliertes Ressourcenmanagement erfordert.

Als Online-Tool ist Trello plattformunabhängig. Es lässt sich in allen gängigen Browsern wie z.B. Chrome, Firefox und Safari nutzen, daher spielt es keine Rolle, ob Sie Microsoft Windows, Apple Mac OSX oder Linux bevorzugen. Auch für das Smartphone oder Tablet gibt es die passende App. Somit haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf ihr Projekt – sofern eine Internetverbindung besteht.

Dieser Artikel liefert Ihnen eine Einführung in Trello und zeigt, wie Sie das Tool für Ihre eigenen Projektvorhaben nutzen können. Nachdem Sie hier die wichtigsten Grundfunktionen kennengelernt und erste Erfahrungen gesammelt haben, erhalten Sie in einem Folgeartikel weitere nützliche Empfehlungen für die praktische Arbeit mit Trello. Sie erfahren u.a., welche weiteren Boardmittel Sie wie am besten nutzen, mit welchen Drittanbieter-Plugins sich Trello sinnvoll erweitern lässt und wie Sie Aufgaben automatisieren können.

Erste Schritte in Trello

Account anlegen

Bevor Sie sich in der Anwendung anmelden können, müssen Sie einmalig einen Account beantragen. Dies ist schnell erledigt, indem Sie auf der Homepage von Trello (www.trello.com) auf den grünen Button mit jetzt registrieren klicken. Danach können Sie auswählen, ob Sie sich mit einer Email-Adresse registrieren oder ob Sie sich mit einem eventuell bereits vorhandenen Google-Account anmelden möchten. Die Benutzung des Goolge-Accounts hat einen Vorteil: Wenn Sie zukünftig in der Adress-Zeile Ihres Internet-Browsers https://trello.com/ aufrufen, werden Sie im Hintergrund automatisch von Goolge in Trello authentifiziert und eingeloggt. Auf diese Weise entfällt das lästige Ausfüllen von Benutzername und Passwort auf der Trello-Anmeldeseite. Haben Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse registriert, erhalten Sie eine E-Mail von Trello mit einem Link, den Sie anklicken müssen, um Ihre Adresse zu bestätigen und Ihr neues Trello-Konto zu aktivieren. Anschließend werden Sie auf die Trello-Startseite weitergeleitet.

Boards in Trello erstellen

Ein Projekt entspricht in Trello jeweils einem Board. Das erste Board ist bereits vorhanden, nämlich das Willkommens-Board, in welchem Ihnen der Hersteller einige nützliche Informationen bietet (Bild 1).

Bild 1: Ein Willkommensboard ist nach der Anmeldung schon eingerichtet.
Bild vergrößern

Wenn Sie mehrere Projekte planen müssen oder bereits in Bearbeitung haben, sollten Sie sich für jedes Ihrer Vorhaben ein eigenes Board anlegen. Klicken Sie dazu auf Neues Board erstellen, geben Sie im entsprechenden Dialogfenster einen aussagekräftigen Titel ein und klicken Sie auf Erstellen (Bild 2). Danach befinden Sie sich in Ihrem gerade angelegten und noch leeren Board.

Bild 2: Ein neues Board benötigt zunächst einen aussagekräftigen Titel.

Listen in Trello anlegen

Die Arbeitsoberfläche des Trello-Boards ist vergleichbar mit einem Whiteboard, das an der Wand hängt und auf dem Sie einzelne Arbeitspakete mit gelben Klebezetteln visualisieren. Die Klebezettel, sprich die einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete, werden in Trello durch Karten repräsentiert. Würden wir lediglich die Karten – analog zu den Klebezetteln – wild auf dem Board verteilen, wüssten wir zwar, welche Arbeitspakete und Aufgaben zu erledigen sind, hätten aber keinerlei Überblick darüber, in welchem Status sich diese Aufgaben befinden. Um den Projektfortschritt feststellen zu können, benötigen wir eine zusätzliche Komponente: die Listen. Mithilfe der Listen bilden wir unseren Projektworkflow ab.

Über Eine Liste hinzufügen lassen sich neue Listen auf dem Board erstellen (Bild 3). Die einfachste Form eines Workflows wäre dieser: "To-Do" – "Doing" – "Done"

Bild 3: Die erstellten Listen erscheinen direkt unter dem Namen des Boards.
Bild vergrößern

Karten in Trello anlegen und in die Listen eintragen

Über Eine Karte hinzufügen erstellen Sie Karten für die anfallenden Aufgaben (Bild 4). Nimmt man als einfaches Beispiel die Entwicklung einer Webanwendung, um die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern in einem Online-Kalender zu verwalten, könnten z.B. folgende Aufgaben anfallen:

  • Trello Board einrichten…

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
2 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 6
Kommentare 2

Alle Kommentare (2)

Tomas
Schiffbauer

Wir arbeiten selber schon mit Trello. Die Mail Funktion kannte ich noch nicht. Alleine dafür hat der Artikel 5 Sterne verdient. Die Darstellung und erklärung ist aber so gut gelungen, dass es schon als Basis für eine Trello Schulung reicht. Vielen Dank für die gute, strukturierte Darstellung und den Mail Tipp. :-)

 

Hallo Herr Schiffbauer, es freut mich natürlich sehr, dass Ihnen mein Artikel gefällt. Vielen Dank für das Lob un die positive Bewertung. Mit lieben Grüßen aus Montabaur Frank Albers