Im Einzelnen können Sie mit dieser Vorlage:

• Die Risiken durch Ereignis und Ursache beschreiben
• Die Risiken entweder in fünf oder zehn Stufen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten
• Die Risken mit der höchsten Priorität sofort erkennen
• Risikoeigentümer:innen benennen
• Risikomaßnahmen zuordnen
• Eine Zweitbewertung der Risiken nach Durchführung der Maßnahmen vornehmen
• Die Risikosituation des Projekts in der Ausgangslage und nach Durchführen der Maßnahmen in jeweils einer Risikomatrix visualisieren.

Die Risikomatrix – Definition und Erklärung

Die Risikomatrix ist eine Visualisierung der Risikosituation eines Projekts. Die wichtigsten Risiken werden anhand ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten und ihrer Auswirkungen mithilfe meist mehrstufiger Skalen bewertet und dann in die Matrix eingetragen. Dabei zeigt die x-Achse häufig die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und die y-Achse die Höhe der Auswirkungen. Mit Letzteren kann z.B. die Schadenshöhe oder die Zeitverzögerung gemeint sein, wenn das Risiko eintritt. Am gängigsten ist eine Risikomatrix mit 5 × 5 Feldern, d.h. mit fünfstufigen Skalen für Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Es werden auch Skalen mit drei oder zehn Stufen verwendet. Andere Bezeichnungen für die Risikomatrix sind "Risikoportfolio" oder "Risikoprofil".

Einsatzmöglichkeiten der Risikomatrix

Mithilfe der Risikomatrix können diejenigen Risiken identifiziert werden, welche am dringendsten Maßnahmen erfordern. Sie kann somit bei der Priorisierung von Risiken und deren Gegenmaßnahmen helfen. Ergänzend dazu kann eine Kurve (theoretisch eine Hyperbel) eingezeichnet werden, die die Risikobereitschaft des Unternehmens oder der Auftraggebenden in Bezug auf das Projekt darstellt. Alle Risiken, die oberhalb der Linie der Risikobereitschaft liegen, sollten demnach mindestens so verringert werden, dass sie unterhalb der Linie zu liegen kommen.

Wenn klar ist, welche Maßnahmen dafür notwendig sind und welche ergriffen worden sind, kann in einer aktualisierten Risikomatrix dargestellt werden, wie die Risikosituation sich daraufhin verändert hat.

Als Visualisierung bietet die Risikomatrix einen schnellen Überblick über die Risikosituation. Sie eignet sich daher gut für Präsentationen, z.B. als Vorlage für den Lenkungsausschuss oder andere Entscheidungs- und Prüfungsgremien.

So erstellen Sie eine Risikomatrix

Bevor Sie eine Risikomatrix anlegen können, gilt es, eine Reihe von Vorarbeiten zu erledigen. So sollte im Vorfeld eine ausführliche Risikoanalyse durchgeführt werden – genaueres dazu finden Sie in den Methodenbeschreibungen Risikoanalyseund Risikomanagementverfahren. Daraus ergibt sich eine Risikoliste, in der alle Risiken beschrieben und bewertet werden.

Ein bewährtes Vorgehen ist dabei das Arbeiten mit Risikokategorien. Diese erleichtern zum einen das systematische Identifizieren und Managen der Risiken, zum anderen können Sie damit die Risikoliste übersichtlich strukturieren. Übliche Risikokategorien sind z.B.:

• Technische Risiken, z.B. ungeeignetes Material, Fehler im Design, zu geringe Leistung
• Rechtliche Risiken, z.B. Streit über Patent- oder Lizenzrechte, veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, Scheitern von Genehmigungs- oder Zertifizierungsverfahren
• Wirtschaftliche Risiken, z.B. unerwartete Inflation, Wechselkursschwankungen, negative Marktentwicklung
• Strategische Risiken, z.B. Wegfall eines Kooperationspartners, unerwartete Änderung übergeordneter geschäftlicher Vorgaben, unzureichende Risikovorsorge
• Organisatorische Risiken, z.B. unzureichende Qualifikation der Teammitglieder, ungeklärte Rollen und Zuständigkeiten, unzureichende Kommunikation

Die Methode Risikokatalog beschreibt ausführlich das systematische Arbeiten mit Risikokategorien.

In der Kombination mit der Risikomatrix können Sie die Risikokategorien auf zwei Arten einsetzen:

• Erstellen Sie für jede Risikokategorie eine eigene Matrix. Dadurch erhalten Sie einen intuitiven Eindruck von der Risikobelastung Ihres Projekts durch die entsprechende Thematik.
• Erstellen Sie eine Übersichtsmatrix, bei der Sie statt einzelner Risiken die geschätzte Risikobelastung durch die einzelnen Risikokategorien eintragen. Diese Darstellung ist sehr gut für Präsentationen gegenüber dem Topmanagement geeignet.

Excel-Vorlage Risikomatrix

In unserer Excel-Vorlage zum Erstellen einer Risikomatrix finden Sie eine Tabelle zum Eintragen und Bewerten von Risiken eines Projekts (Bild 2). In dieser Risikoliste beschreiben Sie das Risikoereignis, dessen Ursache und Folgen. Ergänzend können Sie die Kosten für eine Maßnahme zur Minderung des Risikos sowie eine Person als Risikoeigentümer:in eintragen.

Zur Darstellung der aufgelisteten Risiken enthält die Vorlage eine Risikomatrix aus 5 × 5 Feldern mit einer fünfstufigen Bewertungsskala: sehr niedrig, niedrig, mittel, hoch, sehr hoch. Diesen Bewertungen ordnet das Tool über eine Zuordnungstabelle Zahlenwerte zu, damit die Risiken in der Matrix richtig dargestellt werden.

Möchten Sie die Risikosituation Ihres Projekts detaillierter darstellen, bietet Ihnen das Tool zusätzlich eine Risikomatrix mit einer Bewertungsskala in Zehnerschritten.

Auf Basis der angegebenen Bewertungen generiert die Excel-Vorlage eine Risikomatrix als Blasendiagramm. Sie haben nun die Möglichkeit, Maßnahmen zur Minderung der höchsten Risiken zu notieren und die Risiken anschließend erneut zu bewerten. Auch aus dieser Neuberechnung generiert das Tool eine Risikomatrix als Blasendiagramm, das dem ersten zum Vergleich gegenübersteht. So sehen Sie auf einen Blick, wie sich die Risikosituation durch das Ergreifen von Maßnahmen verändert hat.

Eine ausführlichere Anleitung zum Erstellen einer Risikomatrix finden Sie in der Methodenbeschreibung Risikomatrix.

(ga, hb)