Planforge 24: Hybridwerkzeug für Projekte, Programme und Portfolios

Klassisch, agil oder hybrid – Planforge unterstützt jede dieser Vorgehensweisen auf Projekt-, Programm- und Portfolioebene. Neu sind u.a. die Top-down-Planung mit OKR-Integration sowie die Möglichkeit zur vollständig agilen Planung nach SAFe.

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Planforge 24: Hybridwerkzeug für Projekte, Programme und Portfolios

Klassisch, agil oder hybrid – Planforge unterstützt jede dieser Vorgehensweisen auf Projekt-, Programm- und Portfolioebene. Neu sind u.a. die Top-down-Planung mit OKR-Integration sowie die Möglichkeit zur vollständig agilen Planung nach SAFe.

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Kaum eine Organisation führt heute noch all ihre Projekte durchgängig mit klassischer Terminplanung durch oder wickelt diese ausschließlich agil ab. Gemischte Portfolios aus agilen und klassischen Projekten gehören daher heute ebenso zum Alltag wie hybride Programme und Projekte, in denen je nach Teilaufgabe die passende Vorgehensweise gewählt wird. Planforge, vormals ONEPOINT Projects, deckt den Projektlebenszyklus vom Ideenmanagement über Projektanträge, die Planung und Steuerung der Projekte bis hin zum dokumentierten Projektabschluss ab. Dabei positioniert sich die Software als ein Tool, das auf allen Ebenen flexibel ist: Projekte, Programme und Portfolios lassen sich wahlweise agil, klassisch oder hybrid planen und steuern.

Übersicht im hybriden Projektportfolio

Unabhängig von der Methodik, die in einem Projekt verwendet wird, ist für das Portfoliomanagement entscheidend, stets eine zentrale Übersicht über alle Projekte zu haben – sowohl für die Personal- und Finanzplanung als auch, um den strategischen und wirtschaftlichen Nutzen des Portfolios zu beurteilen. Diese Übersicht bietet Planforge auch für hybride Portfolios. Das Planforge-Portfoliomanagement liefert dazu grafische Zusammenfassungen der Projekte als Dashboards (Bild 1).

Dashboards bieten den Überblick über das Projektportfolio
Bild 1: Dashboards bieten den Überblick über das Projektportfolio

Um einen Projektantrag für ein neues Projekt zu erstellen, werden zunächst die wichtigsten Stakeholder benannt, anschließend wird das Projekt anhand von Scoring-Modellen bewertet. Das gewährleistet eine systematische Analyse, bevor Projektideen zur genauen Planung oder für die Umsetzung freigegeben werden.

Portfolio-Pipelines regeln das Vorgehen je nach Projekttyp

Welcher Weg zur Bewertung einer Projektidee eingeschlagen wird und welches Phasenmodell dabei zum Einsatz kommt, regeln sogenannte Portfolio-Pipelines (Bild 2). Planforge ermöglicht mehrere Varianten von Pipelines, sodass sich für verschiedene Projekttypen die jeweils passenden Phasenmodelle berücksichtigen lassen. Für die Gesamtübersicht verdichtet die Software diese dann auf ein übergeordnetes Phasenmodell. So kann man zum Beispiel bei technischen Projekten zwei getrennte Phasen für Basis- und Detail-Engineering vorsehen, bei internen IT-Projekten nur eine Konzeptionsphase. In der Gesamtansicht ist es möglich, diese Phasen dann als Planungsphase zusammenzufassen.

Die Freigabe der jeweils nächsten Projektphase regelt ein Workflow, der sich individuell je Projektphase definieren lässt. So kann z.B. die Freigabe einer Projektidee für die Voranalyse anders ablaufen als die endgültige Zustimmung zu einem ausgearbeiteten Projektantrag.

Die Portfolio-Pipeline zeigt, welche Projekte sich in welcher Phase befinden
Bild 2: Die Portfolio-Pipeline zeigt, welche Projekte sich in welcher Phase befinden

Neue Funktionen im Portfoliomanagement

Top-down-Planung und Integration von OKR

Für das strategische Portfoliomanagement stellen die letzten beiden Versionen wichtige neue Funktionen zur Verfügung. Seit Version 23 unterstützt Planforge mit der "Strategic Management Option" die Top-down-Planung der Projektlandschaft: Strategische Ziele können nun nicht mehr nur für das ganze Unternehmen festgelegt werden, sondern auch für jedes einzelne Portfolio. Außerdem unterstützt Planforge jetzt auch die agile Methode "Objectives and Key Results" (OKR) zur Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Key Results werden mit den Projekten verknüpft, und die Beiträge der Projekte zu den Key Results werden bewertet. Falls ein Projekt zu mehreren Key Results beiträgt, ist auch eine flexible Zuordnung möglich, bei der einzelne Phasen, Arbeitspakete oder Epics des Projekts direkt mit Key Results verknüpft werden. Auch die OKR-Funktion ist hybrid und funktioniert mit agilen wie klassischen Vorgehensweisen gleichermaßen. Planforge verdeutlicht mit dieser Funktion in übersichtlicher Weise, wie die einzelnen Aktivitäten zum großen Ganzen beitragen.

Eigenständiges Ideenmanagement

Wer seine Ideensammlung einen Schritt früher – noch vor der systematischen Bewertung von Projektideen im Portfoliomanagement – beginnen will, dem bietet Version 24 jetzt ein eigenständiges Ideenmanagement an. Das neue Modul "Idea Management Option" behandelt Ideen als unabhängige Planungsobjekte, die alle Beteiligten einreichen und mit nur wenigen Angaben beschreiben können. Anschließend werden diese anhand der für das Portfolio festgelegten Kriterien bewertet. Die Ideen können dann zu neuen Projekten im Portfolio werden oder in Form von Arbeitspaketen oder Epics in neue Projekte einfließen (Bild 3). Dieses Vorgehen bietet ein leichtgewichtiges Vorschlagswesen, bei dem auch mehrere Ideen zusammen in einen Projektantrag münden können.

Die gesammelten Ideen werden den Projekten zugeordnet, mit denen sie realisiert werden sollen
Bild 3: Die gesammelten Ideen werden den Projekten zugeordnet, mit denen sie realisiert werden sollen

Zentrale Übersicht über Kosten und Teams

Kosten- und Finanzfunktionen

Die Kosten- und Finanzfunktionen von Planforge unterstützen frei definierbare Kosten- und Erlösarten sowie mehrere Währungen, um die Projektfinanzen zu planen und Projekte zu budgetieren. Die Plan-Daten vergleicht die Software dann später mit den Ist-Daten, die oftmals via Schnittstelle importiert werden. Planforge berücksichtigt dabei Obligos und erlaubt so auch die Übersicht über Kosten, die durch bereits beauftragte, jedoch noch nicht abgeschlossene Leistungen zu erwarten sind.

Ressourcenmanagement

Als Ressourcen lassen sich in Planforge sowohl konkrete Teammitglieder als auch komplette Teams einplanen. Die langfristige Planung erfolgt meist zunächst auf Teamebene, später wird sie dann auf einzelne Teammitglieder konkretisiert. Die erforderlichen Fähigkeiten für die Projektaufgaben lassen sich mithilfe eines einfach gehaltenen Skill-Managements dokumentieren. Sind auch die erwarteten Aufwände geschätzt, kann die Projektleitung die benötigten Ressourcen per Workflow bei den Fachteamleitungen anfragen.

In der Praxis klärt man solche Anfragen meist im persönlichen Gespräch. Der Workflow ist dennoch nützlich, um die besprochenen Vereinbarungen übersichtlich zu dokumentieren. Das Ressourcenmanagement wird durch die Zeiterfassungsfunktion abgerundet, mit der Teammitglieder ihre Projektzeiten und den Projektfortschritt zurückmelden.

Der Vorteil einer integrierten Lösung für alle Projekttypen zeigt sich auch bei der Ressourcenplanung. Fachteams benötigen dafür eine Übersicht über alle Projekte – egal ob diese agil, hybrid oder klassisch durchgeführt werden. Gerade bei hybrid umgesetzten Projekten kommen jedoch oft Speziallösungen zum Einsatz, deren Stärken in der agilen Umsetzung und weniger im Multiprojektmanagement liegen – wohl auch deswegen, weil sie von der reinen Lehre dedizierter Sprintteams ausgehen.

Planforge ermöglicht nicht nur, hybride Projektlandschaften abzubilden, sondern stellt seine Multiprojektfunktionen auch im Zusammenspiel mit Speziallösungen zur Verfügung.

Agil arbeiten – mit Bordmitteln oder Jira

Sprintplanung mit Bordmitteln

Epics und Storys formuliert man in Planforge im Backlog, das die Software übersichtlich in einer Baumstruktur visualisiert. Anschließend werden Verantwortliche und weitere Beteiligte eingeplant und Aufwandsschätzungen über Storypoints oder Stunden vorgenommen. In der Sprintplanung lassen sich die Backlog-Elemente mit der Maus den einzelnen Sprints zuordnen (Bild 4). Das entspricht zwar nicht der reinen Scrum-Lehre, ist aber oft gelebte Praxis, um auch spätere Sprints grob vorzuplanen. Das Sprintteam kann die Planung schließlich später immer noch hinterfragen.

Zur Planung von Sprints gibt es eine eigene Ansicht
Bild 4: Zur Planung von Sprints gibt es eine eigene Ansicht

Taskboards für Kleinaufgaben

Auch in klassisch vorausgeplanten Projekten sind die zur Sprintplanung genutzten Taskboards hilfreich, um To-dos zu verwalten – egal ob diese spontan aus einer Projektbesprechung hervorgehen, Risiko-Gegenmaßnahmen beschreiben oder Aktionen im Stakeholdermanagement dokumentieren. Jedes Projekt besitzt ein Kanban-Board für solche Kleinaufgaben, die nicht im Terminplan erscheinen. In hybriden Projekten wären im Terminplan noch Boards je Arbeitspaket hilfreich, um den Terminplan einfach halten zu können und die Arbeitspaket-Teams mit einem Werkzeug für die Selbstorganisation zu unterstützen.

Klare Rollenverteilung im Zusammenspiel mit Jira

Eine besondere Stärke der Software ist die Anbindung an Atlassian Jira, eine verbreitete Spezialsoftware für agiles Projektmanagement. In Jira abgewickelte Vorhaben können in das Planforge-Gesamtportfolio integriert werden, um einen Überblick über alle Projekte zu erhalten. Die Integration eröffnet agilen Projekten zudem weitere Projektmanagement-Funktionen. Dazu später mehr.

Zwischen Planforge und Jira gibt es eine typische Rollenverteilung: Die erste Idee, der Projektantrag und die Portfolioentscheidung für das Projekt, deckt Planforge ab. Wer möchte, kann dafür Ideen und Features heranziehen, die zuvor in Jira gesammelt wurden.

Darüber hinaus dient Planforge als Werkzeug für das Projektmanagement und ‑controlling. Wie auch in klassisch geplanten Projekten werden hier Projektressourcen koordiniert, Rahmentermine überwacht, Stakeholder eingebunden sowie Kosten und Risiken nachverfolgt. Dashboards fassen die Daten entsprechend zusammen und stellen die benötigten Aspekte übersichtlich dar.

Alle relevanten Informationen aus beiden Welten sind so zentral im Berichtswesen für das Portfoliomanagement zu finden – einschließlich der Arbeitszeiten und Fortschrittsinformationen aus Jira. Denn zur Feinplanung und zur Umsetzung der Backlog-Elemente einschließlich der Zeit- und Fortschrittserfassung kann das Team Jira verwenden. Eine bidirektionale Schnittstelle für Epics und Storys sorgt für den Datenaustausch zwischen beiden Systemen.

Agile Portfolios und Programme

Hybrider Ansatz bei größeren Projekten

Das Zusammenspiel von Jira und Planforge ermöglicht, bei größeren Vorhaben auch lediglich einige Teilprojekte mit agilen Methoden zu steuern. Projektaktivitäten und Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten plant man dann mithilfe des klassischen Gesamtterminplans in Planforge. Dieser liefert auch den Rahmen für die Ressourcenplanung: Legt man für jeden Sprint einen entsprechenden Vorgang im Terminplan an, lassen sich die Sprintteams auf diesen "Sprintvorgängen" einplanen und so in der Ressourcenplanung berücksichtigen. Hybride Projekte, deren Umsetzung in den Taskboards gesteuert wird und deren Ressourcen im Rahmenterminplan berücksichtigt werden, sind dann selbstverständlich Teil des – ebenfalls hybriden – Gesamtportfolios.

Vollständig agile Planung nach SAFe

Planforge unterstützt seit Kurzem auch die Skalierung nach dem Scaled Agile Framework (SAFe), um die Ergebnisse mehrerer agil arbeitender Teams zusammenzuführen. Eines der Werkzeuge für agile Portfolios in Planforge ist das Portfolio-Kanban-Board. Es visualisiert projektübergreifend die Epics eines Portfolios (Bild 5).

Zur agilen Portfolioplanung strukturiert man die Epics, schätzt deren Aufwand z.B. anhand einer Fibonacci-Liste und überwacht gegebenenfalls die maximale Anzahl der Epics in jedem Bearbeitungsstatus. Eine Controlling-Ansicht zeigt die gerade in der Realisierung befindlichen Epics und vergleicht Plan- und Ist-Werte.

Das Portfolio-Kanban-Board zeigt Epics projektübergreifend
Bild 5: Das Portfolio-Kanban-Board zeigt Epics projektübergreifend

Zur Realisierung des agilen Portfolios bietet Planforge sogenannte "Agile Release Trains" (ART). Ein ART ist vereinfacht ausgedrückt ein Team aus agilen Teams, das definierte Ergebnisse – ähnlich wie ein klassisches Programm – produzieren soll. Ein ART kann mit seinen Ergebnissen Teil eines hybriden Portfolios sein, oder seine Epics werden bei rein agilem Vorgehen mit dem Portfolio-Kanban-Board geplant.

Die Aufgabenkoordination zwischen den Teams des ART erfolgt über ein ART Planning Board (vormals PI Board). Die zu liefernden Ergebnisse (Features) werden dort als zentrales Backlog gepflegt und jeweils den Produkt-Entwicklungsstufen (Program Increments) und Teams zugeordnet. Planforge visualisiert dabei auch die logischen Abhängigkeiten zwischen den Ergebnissen (Bild 6).

Welches Team macht was? Diese Frage beantwortet das ART Planning Board
Bild 6: Welches Team macht was? Diese Frage beantwortet das ART Planning Board

IPMA-Standards berücksichtigt

Planforge beherrscht neben agilen Vorgehensweisen natürlich auch die klassische Vorausplanung von Projektaktivitäten. Dazu stellt die Software einen grafischen Projektstrukturplan sowie für die Terminplanung ein Gantt-Diagramm mit den üblichen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen zur Verfügung. Neben diesen Projektmanagement-Pflichtfunktionen bietet die Software eine einfache Unterstützung für weitere Standardmethoden der IPMA (International Project Management Association). Dazu gehören z.B. Projektsteckbriefe, Teamübersichten, Stakeholderanalysen und Funktionen für Änderungsanträge sowie für Lessons Learned. Alles Dinge, die sonst häufig nur in Excel-Tabellen oder Präsentationen landen und für die Planforge stattdessen eine zentrale Datenbank bereitstellt.

Ein Beispiel ist der Projektabschlussbericht (Bild 7). Dieser ist weit mehr als der letzte Statusbericht und kann individuell an die Anforderungen der Organisation angepasst werden. Standardmäßig werden dort z.B. die Lessons Learned abgefragt, die sich anschließend projektübergreifend auswerten und für die Planung neuer Projekte nutzen lassen. Ebenfalls ist hier eine abschließende Bewertung des Projekts möglich, mit einer Einschätzung, inwieweit die Projektziele aus dem Projektauftrag erreicht wurden. So unterstützt die Software aktiv diesen Abgleich, der viel zu oft vergessen wird.

Der Abschlussbericht ermöglicht organisationales Lernen
Bild 7: Der Abschlussbericht ermöglicht organisationales Lernen

Für Änderungsanträge gibt es einen eigenen Reiter mit einem Formular, das die wichtigsten Informationen zu einer Änderung sowie zu deren Auswirkungen in einfacher Form sammelt. Dokumente wie Konstruktionszeichnungen oder Kalkulationen lassen sich bei Bedarf als Anhänge ergänzen. Der fertige Antrag wird dann als PDF an die Projektbeteiligten versendet, und der weitere Bearbeitungsstatus wird in der Software dokumentiert.

Auch für das Ressourcenmanagement bietet Planforge – zusätzlich zur ebenfalls vorhandenen Auslastungsplanung – eine einfache und dennoch selten zu findende Funktion, mit der sich eine grundlegende Frage der Ressourcenplanung beantworten lässt: Wer ist in welcher Rolle an einer Projektaufgabe beteiligt? Für Phasen und Arbeitspakete lassen sich z.B. koordinierende und mitwirkende Ressourcen einschließlich der zugehörigen Aufwände einplanen. Darüber hinaus gibt es eine RACI-Funktion zur Dokumentation, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist, auf dem Laufenden gehalten werden sollte oder ggf. zurate gezogen wird (Bild 8). Das sorgt für eine Übersicht über die am Arbeitspaket Beteiligten. Diese Zuordnungen erscheinen allerdings nicht in den Aufgabenlisten der Teammitglieder.

Die RACI-Übersicht zeigt, wer in welcher Rolle an den Aufgaben beteiligt ist
Bild 8: Die RACI-Übersicht zeigt, wer in welcher Rolle an den Aufgaben beteiligt ist

System und Lizenzen

Um mit Planforge zu arbeiten, reicht ein üblicher Browser auf dem eigenen Rechner aus. Dazu gibt es eine "360-App" für mobile Geräte unter Android und iOS, die alle lesenden Funktionen der Portfolioebene auf Tablets und Smartphones bereitstellt. Mit Planforge werden zunehmend auch größere Projektumgebungen mit vierstelligen Projektzahlen gesteuert. In den letzten Versionen gab es daher auch immer wieder Verbesserungen hinter den Kulissen. Rechenintensive Auswertungen wie Ressourcenauslastungen oder Portfolio-Dashboards erstellt die Software inzwischen auch bei großen Portfolios in wenigen Sekunden. Auch das Berechtigungssystem wurde zuletzt überarbeitet. Rechte werden nun direkt für Ressourcen vergeben, was das Rechtemanagement vereinfacht.

Das Lizenzmodell ist einfach gehalten und richtet sich nur nach dem Funktionsumfang: Ob Projektleitung oder Teammitglied – in der Cloud liegt der Einstieg bei monatlichen 45 Euro im Lean-Tarif, den größten Funktionsumfang bietet der Enterprise-Tarif für 79 Euro. Wer eigene Server nutzt, erhält günstigere Lizenzpreise. Statusberichte und Programmmanagement finden sich erst ab dem mittleren Professional-Tarif, der Enterprise-Tarif bietet dann auch "Enterprise Agile Planning", die Portfolioanalyse und das Risikomanagement. Neben den Standard-Tarifpaketen kann man einzelne Funktionen auch separat zu kleineren Paketen dazubuchen. Zum Ausprobieren gibt es eine 30-Tage-Lizenz – oder man nutzt anfangs einfach die kostenfreie Version für bis zu vier Personen.

Konnektoren zu Jira, Confluence und SAP binden Planforge ins Unternehmensumfeld ein und können in allen bezahlten Tarifen dazugebucht werden. Die Software kann damit Personaldaten und Ist-Kosten aus SAP übernehmen, geplante Kosten und Ressourcen bidirektional mit dem ERP-System austauschen, Epics und Storys mit Jira synchronisieren und Dashboards aus Confluence anzeigen.

Fazit

Mit den jüngsten Versionen hat Planforge seine Software sowohl entlang des Projektlebenszyklus als auch über die Planungshierarchie hinweg ausgebaut. Das neue Ideenmanagement erfasst Aktivitäten noch früher. Die vor nicht allzu langer Zeit eingeführten Projektabschlussberichte runden die Funktionalität zum Projektende hin ab. Mit der neuen agilen Portfolioplanung stellt Planforge auch das Portfoliomanagement hybrid auf, nachdem bereits zuvor ART Planning Boards und der Ausbau der Schnittstellen zu Jira das Programm- und Projektmanagement ergänzten.

Planforge setzt weiterhin darauf, dass die Software möglichst nahe am ausgelieferten Standard eingesetzt wird. Die Stärke der Software liegt insbesondere darin, viele bewährte PM-Methoden in einfacher Form abzudecken, statt tiefgehende Spezialfunktionen zu bieten und umfangreiches Customizing zu unterstützen. Gleichwohl kommt die Software zunehmend in größeren Projektumgebungen zum Einsatz und wächst entsprechend mit ihren Aufgaben. Das zeigen auch Verbesserungen hinter den Kulissen wie schnellere Auswertungen.

Mit Funktionen wie dem Änderungsmanagement, dem Stakeholdermanagement und den RACI-Listen für einzelne Arbeitspakete deckt Planforge auch Methoden ab, die im professionellen Projektmanagement zweifellos wichtig sind, aber dennoch oft ein Schattendasein in Excel-Tabellen fristen. PMOs profitieren von projektübergreifenden Auswertungen, dem Ideenmanagement, Projektanträgen mit Steckbriefen, Kriterien zur Projektbewertung und von der Szenariofunktion zur Portfolioressourcenplanung. Das gilt vor allem in hybriden Portfolios, in denen Planforge agil und klassisch koordinierte Projekte integriert.

Kontakt

Planforge GmbH, Dietrich-Keller-Straße 24/6, 8074 Raaba-Grambach (Graz), Österreich,
Tel: +43 (316) 267267 0,
Fax: +43 (316) 267267 99,
Mail: info@planforge.io, www.planforge.io

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