Auch der Auftraggeber braucht bei IT-Projekten einen Projektleiter

Der Projektleiter plant, lenkt, führt und motiviert und ist die wichtigste Instanz im Projekt. Bei Auftragsprojekten allerdings ist er von den Beteiligten auf Kundenseite weitgehend abgeschnitten. Um den hohen Abstimmungsaufwand insbesondere bei IT-Projekten zu bewältigen, sollte der Auftraggeber deshalb ebenfalls einen Projektleiter benennen. Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt erklärt in seinem Tipp, welche Arbeiten der Projektleiter des Auftraggebers übernehmen sollte und wie die Abstimmung mit dem Auftragnehmer am besten erfolgt.

Bei internen Projekten ist der Projektleiter für die gesamte Projektorganisation zuständig: Er plant, lenkt, führt, motiviert und kontrolliert. Bei Auftragsprojekten geht jedoch eine Trennlinie durch die Projektorganisation: Der Projektleiter des Auftragnehmers ist von den Projektbeteiligten beim Auftraggeber weitgehend abgeschnitten und kann seine Aufgaben nur beschränkt wahrnehmen. Bei einigen Projekttypen setzt der Auftraggeber grundsätzlich einen eigenen Projektleiter ein, um diese Grenze zu überwinden, wie z.B. der Bauherr den Architekten.

Bei IT-Projekten geschieht dies jedoch seltener. Oft gibt es einen Ansprechpartner, der zwar für den Kontakt zum Auftragnehmer zuständig ist, nicht aber für die Koordination der Projektarbeiten auf der eigenen Seite. Dabei ist es in IT-Projekten aus zwei Gründen besonders wichtig, dass der Aufraggeber einen eigenen Projektleiter bestimmt:

  • Zwischen den Vertragspartnern ist ein besonders hohes Maß an Zusammenarbeit notwendig, die koordiniert werden muss.
  • Der Auftraggeber muss im Zusammenhang mit dem IT-Projekt auch ein Organisationsprojekt durchführen, nämlich das Change-Management für seine Organisation.

Das Organisationsprojekt ist oft größer als bei anderen Arten von Auftragsprojekten. Für dieses Organisationsprojekt ist in erster Linie der Auftraggeber verantwortlich, häufig wird es jedoch als Anhängsel des IT-Projekts angesehen und vernachlässigt. Damit vergibt der Auftraggeber die Chance, seine Organisation planvoll weiterzuentwickeln. Ein eigener Projektleiter kann dafür sorgen, dass das Organisationsprojekt angemessen vorangetrieben wird.

Wer kommt als Projektleiter in Frage?

Damit sich der Projektleiter auf Auftraggeberseite intensiv um die Projektarbeit kümmern kann, benötigt er sowohl ausreichend Zeit als auch genügend Sachkenntnisse über den Projektgegenstand. Darüber hinaus sollte er über die notwendige Entscheidungskompetenz verfügen, denn er braucht Einfluss auf die Organisation und muss sich gegen die "Abteilungsfürsten" durchsetzen können. Letzteres ist nur möglich, wenn der Projektleiter selbst eine hohe Position innehat. Personen in einer solchen Position haben aber in der Regel kaum Zeit für die Projektarbeit. Deswegen empfiehlt es sich, sowohl einen Projektleiter mit Zeit und Sachkenntnis zu benennen als auch einen Projektmanager mit Entscheidungskompetenz und Einfluss.

Aufgaben des Projektleiters

Kommunikation und Koordination

Der Projektleiter des Auftraggebers ist für die Kommunikation und Koordination mit dem Auftragnehmer verantwortlich. Wichtig ist, dass verbindliche Absprachen über das Projekt ausschließlich über den Kommunikationskanal zwischen den beiden Projektleitern erfolgen.

Beispiel: Wenn ein Berater mit einem Mitarbeiter des Kunden dessen Anforderungen an das neue System besprochen hat, muss der Berater zunächst seinen Gesprächspartner anschreiben: "Habe ich Ihre Anforderungen richtig dargestellt?" Bestätigt der Gesprächspartner die Anforderungen, informiert der Berater anschließend den Projektleiter des Kunden: "Im Namen unseres Projektleiters bitte ich Sie, die

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