Was tun bei zu vielen Aufgaben? Arbeit priorisieren mit dem Aufgaben-Check

Arbeit priorisieren mit dem Aufgaben-Check

Tausend Aufgaben, alle Prio 1? Es wird Zeit für einen Aufgaben-Check, mit dem Sie herausfinden, welche Aufgaben höchste Priorität haben. Er dient auch als Argumentationshilfe bei Überlastung. Katharina Maehrlein erklärt, wie Sie ihn ausfüllen.

Management Summary

Was tun bei zu vielen Aufgaben? Arbeit priorisieren mit dem Aufgaben-Check

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Tausend Aufgaben, alle Prio 1? Es wird Zeit für einen Aufgaben-Check, mit dem Sie herausfinden, welche Aufgaben höchste Priorität haben. Er dient auch als Argumentationshilfe bei Überlastung. Katharina Maehrlein erklärt, wie Sie ihn ausfüllen.

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Sie sitzen vor Ihrer ellenlangen To-do-Liste, kratzen sich ratlos am Kopf und fragen sich: Wie soll ich all das nur schaffen? Auch nach mehrmaligem Umpriorisieren und Umdisponieren ist das Pensum erschlagend. Mithilfe der nachfolgenden Übung „Aufgaben-Check“ können Sie herausfinden, ob Ihr Aufgabenpensum realistisch schaffbar ist oder nicht.

Einer meiner Kunden stellte anhand des Aufgaben-Checks (Tabelle 1) z.B. fest, dass die von ihm zu erledigenden Aufgaben 210 Prozent seiner Zeit bräuchten! Kein Wunder, dass er seine Aufgaben immer wieder nicht schaffen konnte!

In solchen Fällen braucht es Mut zur Lücke und einen Gesprächstermin mit dem:der Chef:in, der:die sich durch die sehr konkrete Liste deutlich leichter überzeugen lässt, dass eine neue Priorisierung vorgenommen werden muss.

Wenn Sie die Liste ausgefüllt haben, wissen Sie, ob noch etwas mit Selbstorganisationstechniken zu machen ist oder ob Sie sich nicht eher Fähigkeiten wie Resilienz und Achtsamkeit zulegen müssen. Diese schützen Sie davor, sich weiter schlecht organisiert zu fühlen.

Ziel(e):

Tabelle 1: Der Aufgaben-Check

Tätigkeit/
Aufgabe

ABC

Ist/Soll-Zeit

Stärken/
Schwächen

Auswirkung auf das Ergebnis/Ziel

Maßnahmen

Unterstützung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aufgaben-Check richtig ausfüllen

Und so füllen Sie die Tabelle aus (in Tabelle 2 finden Sie ein ausgefülltes Beispiel):

Ziele

Bitte notieren Sie zuerst das Ziel / die Ziele Ihrer Arbeit. Es ist der Ausgangspunkt für Ihr Planen, Entscheiden, Durchführen und Bewerten. Nur vor dem Hintergrund der Ziele können Sie z.B. entscheiden, wie hoch Sie Ihre jeweiligen Tätigkeiten priorisieren.

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