Mehr Struktur und Handlungssicherheit für das Arbeiten im Homeoffice So schaffen Sie sich Rituale im Homeoffice

So schaffen Sie sich Rituale im Homeoffice

Beschleicht Sie im Homeoffice häufiger das Gefühl, dass Ihr Arbeitstag chaotisch verläuft? Mit Ritualen können Sie Ihrem Arbeitstag eine Struktur geben. Das entlastet Ihr Gehirn und Sie können sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Durch das Reflektieren Ihres Arbeitstags erkennen Sie, welche Rituale Sie bereits pflegen und für welche Situationen Sie neue Rituale benötigen.

Management Summary

  • Rituale verleihen Struktur und geben in unsicheren Situationen und Zeiten Sicherheit. Sie helfen damit, den selbstbestimmten Arbeitstag im Homeoffice zu strukturieren.
  • Rituale unterstützen insbesondere den Wechsel von der Privatsphäre in die Arbeitswelt, die Gestaltung von Pausen und die Reaktion auf unerwartete Ereignisse.
  • Eine Analyse des Arbeitstags zeigt, welche Rituale sich bereits herausgebildet haben und in welchen Situationen weitere Rituale sinnvoll wären.
  • Mit der hier vorgestellten schrittweisen Überprüfung der eigenen Rituale und ihrer Vor- und Nachteile kann Potenzial zur Verbesserung erkannt und gehoben werden.

Mehr Struktur und Handlungssicherheit für das Arbeiten im Homeoffice So schaffen Sie sich Rituale im Homeoffice

So schaffen Sie sich Rituale im Homeoffice

Beschleicht Sie im Homeoffice häufiger das Gefühl, dass Ihr Arbeitstag chaotisch verläuft? Mit Ritualen können Sie Ihrem Arbeitstag eine Struktur geben. Das entlastet Ihr Gehirn und Sie können sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Durch das Reflektieren Ihres Arbeitstags erkennen Sie, welche Rituale Sie bereits pflegen und für welche Situationen Sie neue Rituale benötigen.

Management Summary

  • Rituale verleihen Struktur und geben in unsicheren Situationen und Zeiten Sicherheit. Sie helfen damit, den selbstbestimmten Arbeitstag im Homeoffice zu strukturieren.
  • Rituale unterstützen insbesondere den Wechsel von der Privatsphäre in die Arbeitswelt, die Gestaltung von Pausen und die Reaktion auf unerwartete Ereignisse.
  • Eine Analyse des Arbeitstags zeigt, welche Rituale sich bereits herausgebildet haben und in welchen Situationen weitere Rituale sinnvoll wären.
  • Mit der hier vorgestellten schrittweisen Überprüfung der eigenen Rituale und ihrer Vor- und Nachteile kann Potenzial zur Verbesserung erkannt und gehoben werden.

Nur unbewusst nehmen wir die vielen Rituale wahr, die unseren Arbeitstag im Büro regeln: Das Begrüßen der Kollegen, das Ordnen des Arbeitsplatzes, das gemeinsame Mittagessen und vieles mehr. Diese Rituale geben dem Arbeitstag eine Struktur. Vor allem mit einem plötzlichen Wechsel in das Homeoffice fallen diese Strukturen weg. Mit diesem Wechsel ist auch die Chance verbunden, sich neue Rituale zu schaffen, die Ihrem Arbeitsalltag einen Rahmen geben.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie Rituale bewusst nutzen können, um den Tag im Homeoffice zu gestalten und wie Sie sich eigene Rituale erarbeiten.

Warum braucht der Mensch Rituale?

Rituale geben uns Menschen Halt. Ein Beispiel sind religiöse Feste wie Weihnachten und Ostern, die tief im gesellschaftlichen Leben verankert sind und uns seit Jahrhunderten Orientierung geben, selbst wenn wir keiner Kirche angehören. Rituale liefern vorgefertigte Handlungsabläufe, die Situationen (meist soziale) in routinierte Abläufe überführen. Sie strukturieren wichtige Situationen in unserem Leben wie die Geburt, Einschulung, Hochzeit und den Tod. Mit Ritualen stellen wir diese Ereignisse aus dem Alltagsleben heraus und geben ihnen eine Bedeutung.

Diese Funktion haben Rituale auch im Kleinen, in unserem täglichen Arbeitsablauf. Mit kleinen Ritualen heben wir Ereignisse des Tages oder der Woche hervor: den Arbeitsbeginn, den Feierabend oder den Wochenabschluss. In den wenigsten Fällen sind uns unsere rituellen Handlungen bewusst. Sie haben sich mit der Zeit herausgebildet und werden von uns immer wieder ausgeführt, z.B. das gemeinsame Mittagessen mit Kollegen im Büro oder das Überprüfen der Arbeitsplanung am Ende des Arbeitstages.

Rituale für das Homeoffice

Im Verlaufe eines Arbeitstages gibt es viele Momente, bei denen Ihnen Rituale Handlungssicherheit geben können. Im Folgenden habe ich zentrale Stellen des Tages im Homeoffice zusammengestellt, bei denen Rituale sinnvoll sein können.

Den Arbeits- vom Privatbereich trennen

Im Homeoffice fließen private und berufliche Aktivitäten ineinander. Das kann dazu führen, dass Sie mit dem Kopf weder richtig bei der Arbeit sind, noch diesen frei haben, wenn Sie etwas mit der Familie unternehmen. Rituale helfen Ihnen, Berufliches vom Privaten abzugrenzen.

"Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen"

Der zitierten Aristotelischen Weisheit zufolge sollten Sie sich ein Ritual schaffen, mit dem Sie die Arbeit bewusst beginnen. Beispiele für solche Rituale sind: Gehen Sie eine Runde spazieren, um den Weg zur Arbeit zu simulieren und kleiden Sie sich bewusst anders, als für Ihre Freizeit (für das Homeoffice hat sich eine bequeme aber gut aussehende Kleidung etabliert). Verabschieden Sie sich von der Familie. Dazu reicht ein kurzer Satz wie "Ich gehe jetzt in mein Homeoffice und komme zum Mittagessen wieder".

Beginnen Sie den Arbeitstag bewusst, indem Sie Ihre Tagesplanung durchgehen. Begrüßen Sie Ihre Arbeitskollegen mit einer kurzen Mail oder Nachricht im Gruppenchat: "Guten Morgen zusammen, ich wünsche Euch einen schönen Arbeitstag". Dieses Melden hat den zusätzlichen Vorteil, dass dann alle Kollegen wissen, dass Sie ab jetzt erreichbar sind.

Auch den Wechsel in die Freizeit sollten Sie durch ein Ritual markieren. Ein nützliches Ritual ist das Erstellen einer Tagesplanung für den nächsten Tag (siehe "So planen Sie Ihren Tag mit der ALPEN-Methode" oder "Notizbuch mit System – Effiziente Arbeitsorganisation mit dem 'Super-Buch'"). Sie können auch den Tag reflektieren und für sich festhalten, was Ihnen an diesem Tag besonders gut gelungen ist oder sich von Ihren Kollegen verabschieden. Beginnen Sie den Feierabend bewusst: Unternehmen Sie etwas, gehen Sie z.B. in ein Café, zum Joggen, ins Fitness-Studio oder zum Einkaufen oder machen Sie etwas mit Ihrer Familie oder Partnern.

Pausen einhalten und etablieren

Das Arbeiten im Homeoffice kann leicht dazu verführen, ohne Pausen durchzuarbeiten. Die zweite Gefahr besteht darin, dass Ihre Partner/ Familienangehörigen Sie in Ihrer Pause darum bitten, private Aufgaben oder Besorgungen zu erledigen. Um Kraft zu schöpfen für Ihre nächsten beruflichen Aufgaben, sollten Sie Ihre Pausen aber ganz zur geistigen und körperlichen Erholung nutzen.

Schaffen Sie sich dazu ein Pausenritual mit Ihrer Familie: Trinken Sie mit Ihrem Partner einen Kaffee oder Tee, gehen Sie eine Runde um den Block oder spielen Sie etwas mit Ihren Kindern oder den Haustieren. Wichtig ist, dass Sie den Beginn und das Ende Ihrer Pausen vorab festlegen, idealerweise sollten diese an jedem Tag gleich sein. So verleihen Pausen Ihrem Tag Struktur und geben Ihnen Handlungssicherheit.

Gehen Sie z.B. immer um 12:30 in die Mittagspause, können Sie die Meeting-Einladung Ihres Kollegen mit dem Verweise darauf abschlagen. Die Chance ist groß, dass Ihr Kollege künftig kein Meeting mehr für diese Zeit ansetzt. Zudem fällt es leichter, konzentriert und motiviert zu arbeiten, wenn man weiß, wann der Arbeitsblock endet. Indem Sie das Ende der Pause vorab festlegen, nutzen Sie Ihre Pausenzeit bewusster und schöpfen gleichzeitig voll aus, ohne dass ein schlechtes Gewissen oder zusätzlicher Arbeitsdruck aufkommen.

Virtuelle Meetings

Meetings mit Tools wie Zoom, WebEx oder Microsoft Teams verleiten dazu, dass man noch schnell das eine oder andere erledigt, während man auf die anderen Teilnehmer wartet. Dies lässt sich nicht immer vermeiden, wenn der Arbeitsdruck groß ist. Besser ist es jedoch, wenn Sie das Meeting bewusst und gemeinsam starten. Ein Ritual für das Warten im virtuellen Meeting kann ein Smalltalk mit den bereits anwesenden Kollegen sein.

Sind Sie der Meeting-Organisator, beginnen Sie es bewusst, indem Sie z.B. dessen Ziel und die Tagesordnungspunkte benennen. Auch eine kurze Begrüßungsrunde kann die Teilnehmer bewusst in das Meeting holen. Geben Sie jedem die Gelegenheit, etwas zu sagen. Damit erreichen Sie, dass alle von Anfang an voll konzentriert sind.

Unerwartete Ereignisse meistern

Da Sie im Homeoffice zu Hause sind, drängt sich das Privatleben manchmal in das Homeoffice, z.B. wenn ein Paketbote klingelt oder ein Handwerker eingelassen werden muss. Schaffen Sie sich ein Ritual, um sich kurzfristig aus der Arbeitswelt auszuklinken. Sei es, dass Sie den PC bewusst in den Ruhemodus versetzen, eine vorbereitete Abwesenheitsnotiz aktivieren oder die Tür zum Arbeitszimmer abschließen.

Auf der anderen Seite kann ein Ritual auch helfen, um nach einer Unterbrechung wieder in den Arbeitsmodus zu kommen. Sie können z.B. Ihre E-Mails und Chat-Nachrichten checken. Damit konfrontieren Sie sich nicht nur wieder mit ihrer Arbeit, sondern bekommen auch mit, ob man Sie in Ihrer Abwesenheit erreichen wollte (siehe auch "So steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit").

Rituale verbessern, neu entwickeln oder ablegen

Die meisten Rituale bilden sich fast wie von selbst, indem wir in ähnlichen Situationen immer wieder das Gleiche tun. Das Ritual von meiner Frau und mir für den Wochenabschluss ist z.B. so entstanden: An einem Freitagabend ging ich mit ihr in ein Lokal eine Pizza essen. Wir machten die Erfahrung, dass wir uns dabei von der Hektik der Woche entspannten und wiederholten das Pizzaessen am nachfolgenden Freitag. Schließlich gingen wir jeden Freitag Pizzaessen. Auf diese Weise hatten wir uns ein Ritual geschaffen, um unser Wochenende einzuläuten. Sie haben wahrscheinlich eine ganze Reihe solcher Rituale.

Den Status Quo überprüfen und verbessern

Auch in Ihrem Homeoffice-Alltag haben sich wahrscheinlich schon Rituale etabliert, ohne dass Ihnen diese bewusst sind. Dennoch kann es sinnvoll sein, für Situationen, die Sie aus der Arbeit herausreißen oder Sie verunsichern, weitere Rituale einzuführen. Beispielsweise, wenn Sie bei Webkonferenzen immer wieder von Ihren Kindern gestört werden. Auf der anderen Seite kann es aber auch sein, dass sich Rituale eingeschlichen haben, die keinen Sinn ergeben. Wenn Sie sich z.B. für eine Videokonferenz immer noch so kleiden, als würden Sie ins Büro gehen, während Ihre Kollegen in Freizeitkleidung teilnehmen.

Nehmen Sie sich deshalb ca. 20 Minuten Zeit, um einen Check Ihrer Rituale vorzunehmen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  1. Lassen Sie gedanklich einen normalen Arbeitstag an sich vorüberziehen: Wie beginnt und endet er? Wie beginnen und enden die einzelnen Arbeitsblöcke?
  2. Schreiben Sie Ihre aktuellen Rituale auf. Mit dieser Liste wird Ihnen bewusst, wie Sie Ihrem Arbeitstag eine Struktur geben. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welche Rituale habe ich mir geschaffen? In welchen Situationen tue ich immer wieder das Gleiche? Welche Wirkung hat dies auf meinen Arbeitstag? Welche dieser Rituale könnten eigentlich wegfallen oder sollten verändert werden?
  3. Überlegen Sie anschließend, welche Rituale Sie sich schaffen könnten, um Ihre Arbeit zu verbessern (evtl. gemeinsam mit Ihrer Familie). Fragen Sie sich dazu: Durch welche Ereignisse gerät mein Arbeitstag immer wieder durcheinander? Überlegen Sie sich Rituale für solche und für andere Situationen, für die eine Struktur sinnvoll ist. Beispiel: Das Aufhängen eines Schilds an der Tür: "Bitte nicht stören, ich bin in einer Konferenz."

Abschließende Empfehlungen

Auch ein Team benötigt Rituale. Welche Rituale können Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen entwickeln, um z.B. den Team-Zusammenhalt zu stärken? Dafür empfehle ich eine virtuelle Kaffeeküche über ein Webkonferenztool. Dort können Sie sich im Team locker austauschen und all das besprechen, was in den offiziellen Meetings keinen Platz hat. Oder Sie machen bei Ihren virtuellen Teammeetings eine Eröffnungsrunde, in der jeder erzählt, was sie oder ihn gerade beschäftigt. Sie können sich auch in einem Teammeeting gegenseitig Ihre Rituale vorstellen. Damit inspirieren Sie und machen zugleich transparent, wie jeder Einzelne seinen Arbeitstag gestaltet.

Ihre Rituale sollten Sie nicht in Stein meißeln. Reflektieren Sie diese regelmäßig, z.B. quartalsweise. Dabei können Sie Ihre Liste an Ritualen durchgehen und bei jedem Ritual überlegen, ob es seinen Zweck weiterhin erfüllt.

Weitere Möglichkeiten, um den Arbeitsalltag im Homeoffice zu strukturieren, sind die Techniken des Zeitmanagements (siehe "Fokus und Pause") oder eine stark strukturierte Arbeitsweise (siehe "So setzen Sie Prioritäten mit der Ivy-Methode"). Rituale können diese ergänzen. Das Wichtigste bei allen Handlungen und Techniken ist, dass Sie sich bewusst machen, was Sie tun.

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