Die Analyse ist entscheidend – so retten Sie IT-Projekte

Trotz guter Planung geraten viele IT-Projekte bereits nach kurzer Zeit in Schieflage. Kostenexplosionen und erhebliche Verzögerungen können die Folge sein. Um solche IT-Projekte zu retten, ist es erforderlich, einzuschätzen, ob eine Rettung überhaupt noch sinnvoll ist. Dafür stellt Brigitte Kobi ein strukturiertes Vorgehen vor. Sie beleuchtet, welche Rollen und Aufgaben es bei einer IT-Projektrettung gibt und wie Sie die Analyse der aktuellen Projektsituation gestalten können.

 

Die Analyse ist entscheidend – so retten Sie IT-Projekte

Trotz guter Planung geraten viele IT-Projekte bereits nach kurzer Zeit in Schieflage. Kostenexplosionen und erhebliche Verzögerungen können die Folge sein. Um solche IT-Projekte zu retten, ist es erforderlich, einzuschätzen, ob eine Rettung überhaupt noch sinnvoll ist. Dafür stellt Brigitte Kobi ein strukturiertes Vorgehen vor. Sie beleuchtet, welche Rollen und Aufgaben es bei einer IT-Projektrettung gibt und wie Sie die Analyse der aktuellen Projektsituation gestalten können.

 

Dass IT-Projekte meist zu teuer sind und zu spät abgeliefert werden, ist hinlänglich bekannt. Wissenschaftler der Universität Oxford haben sich die Mühe gemacht, sowohl den Ursachen auf den Grund zu gehen, als auch die statistische Häufigkeit und das Ausmaß des Schadens zu ermitteln. Dazu haben die Forscher knapp 1.500 IT-Projekte aus den Jahren 2004 bis 2010 untersucht und 2011 den Forschungsbericht veröffentlicht. Hier seien ein paar Fakten genannt:

Jedes sechste IT-Projekt schließt mindestens 200% über dem geplanten Budget und 70% später als vorgesehen ab. "Mindestens" heißt, dass es nach oben kaum Grenzen gibt, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt: Wenn ein Projekt bei 50% Fortschritt bereits 20% über dem Budget liegt, wird es bei Abschluss statistisch 540% der geplanten Kosten zu verbuchen haben, da sich laute den Oxford-Wissenschaftlern die 20% mit dem Faktor 2,1 potenzieren. Bei solchen Kostenexplosionen und erheblichen Verzögerungen ist es deshalb nicht weiter verwunderlich, dass in Schieflage geratene IT-Projekte eine besonders hohe Aufmerksamkeit erfordern.

Dieser Beitrag richtet sich an das Unternehmensmanagement sowie an IT-Verantwortliche und zeigt, wie sich Probleme innerhalb eines IT-Projekts identifizieren und beheben lassen. Dazu erfolgt im ersten Schritt eine Analyse der aktuellen Situation, damit entschieden werden kann, ob das Projekt den Aufwand einer Rettung überhaupt rechtfertigt. Dabei ist es in dieser Analysephase entscheidend, sich eine unabhängige Zweitmeinung einzuholen: Es sollte ein Projektmanager die Sanierung übernehmen, der bisher nicht an diesem Projekt mitgewirkt hat. Das bedeutet in den meisten Fällen eine externe Unterstützung, da nur sehr große Unternehmen über genügend Ressourcen verfügen, um eine geeignete Person aus den eigenen Reihen zu rekrutieren.

Die eigentliche Projektrettung kann beginnen, wenn die Analyse zeigt, dass das Projekt eine solche rechtfertigt und das Management grünes Licht dafür gibt. Erst in der Projektrettungsphase werden Korrekturmaßnahmen und neue Pläne ausgearbeitet. Die hier vorgestellte IT-Projektrettungsmethode besteht aus drei Phasen, welche anhand von konkreten Beispielen erläutert werden.

Weshalb sind IT-Projekte so oft ein Problem?

Die Oxford-Studie ermittelte als häufigste Ursachen zwei Symptome, die die Wissenschaftler als "Optimistic Bias" und als "Black Swan Blindness" bezeichnen. Beide beschreiben den Optimismus, der daraus resultiert, dass sowohl die Geschäftsleitung als auch die Projektverantwortlichen häufig die Innenperspektive einnehmen, was zu einer gewissen Betriebsblindheit führt. Dadurch werden oft nicht mehr die richtigen Fragen gestellt und Probleme, die andere Unternehmen mit ihren Projekten hatten, sehen sie als unwahrscheinlich für den eigenen Betrieb an.

Fehlende Außensicht

Nicht nur, dass die Datenmenge, die aus fast 1.500 IT-Projekten stammt, als repräsentativ angesehen werden muss, die Schilderungen decken sich auch mit meinen Erfahrungen. Als externe IT-Projektmanagerin komme ich häufig in die Situation, dass ich viele Fragen – auch über die entsprechende Branche, in welcher das Unternehmen tätig ist – stellen muss, um die Zusammenhänge zu verstehen. Dabei stelle ich fest, dass z.B. Prozessabläufe oder andere organisatorische Gegebenheiten nicht mehr hinterfragt werden, weil sie einfach selbstverständlich geworden sind. Dies kann aber für ein Projekt sehr gefährlich sein, weil dadurch gewisse Punkte im Risikomanagement nicht mehr berücksichtigt werden.

Ein weiteres Problem, das man sehr häufig antrifft, ist der so genannte "Scope Creep". Das bedeutet, dass die Anforderungen an das Produkt, welches das Projekt liefern soll, laufend geändert werden. Dies kostet natürlich Zeit und Geld und führt in vielen Fällen letztendlich dazu, dass Projekte in die Krise schlittern.

Schwierigkeiten im Projekt fallen zwar meistens nicht von Anfang an auf, aber viele davon haben ihre Ursache in der Startphase. Oft wird zu optimistisch und ohne Reserve geplant, das Risikomanagement wird vernachlässigt und Ressourcen werden falsch eingeteilt. Im Projektverlauf deuten dann verschiedene Anzeichen darauf hin, dass ein Projekt bereits in Schwierigkeiten stecken könnte. Die folgenden beiden Symptome lassen sich in der Praxis häufig beobachten und äußern sich auch darin, dass es im Projekt nicht vorwärts geht.

Alle Aspekte des Projekts werden mit dem Status "grün" an das Management berichtet

In einem Projekt ist selten alles im grünen Bereich. Vor allem, wenn schon Termine verschoben worden sind, sollte das Management nachfragen. In einigen Fällen konnte ich selbst beobachten, dass der Projektleiter Probleme nicht gemeldet hat, in der Hoffnung, diese innerhalb kurzer Zeit selbst lösen zu können.

Die Stimmung im Projektteam ist schlecht

Es ist normal, dass es im Team manchmal Differenzen gibt. Aber wenn die Grundstimmung schlecht ist und die Teammitglieder nur noch unter großer Anstrengung ihre Arbeit erledigen, besteht mit Sicherheit Handlungsbedarf.

IT-Projektrettung in vier Phasen

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