Viele ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel . Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. aus der IT kennen dieses Problem: Knappe Ressourcen einerseits, zahlreiche Anforderungen andererseits. Ein Mobilfunkanbieter mit über 120 Millionen Kunden weltweit stand 2007 ebenfalls vor dem Problem, dass die zahlreichen Anforderungen, welche die Abteilungen an die Neu- und Weiterentwicklung der internen IT-Systeme stellten, mit dem vorhanden Budget nicht umgesetzt werden konnten. Unter dem Schlagwort "Rightsizing" wurde deshalb ein Verfahren entwickelt, mit dem Projektmanager und AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. den Projektinhalt und -umfang an die Ressourcensituation anpassen können. Das Verfahren basiert auf der so genannten Pareto-Regel und wird im Unternehmen als Pareto-Analyse bezeichnet. Diese Analyse wird im Folgenden vorgestellt.

Ausgangslage und Problemstellung

Anfang 2007 nahmen die Controller der IT-Abteilung eine Auswertung vor. Dabei stellten sie fest, dass die Anzahl der neuen Anforderungen, die an die internen IT-Systeme gestellt wurden (Demands), kontinuierlich gestiegen war. Die Zahl der Demands, die im Januar 2007 bereits erfasst waren, ließ auf das gesamte Jahr fortgeschrieben eine weitere, extreme Erhöhung erwarten. Gleichzeitig hatte das Top-Management das Budget für die Neu- und Weiterentwicklung von IT-Systemen gekürzt. Es war somit abzusehen, dass die IT-Abteilung im Jahr 2007 nur einen sehr kleinen Anteil der Demands würde umsetzen können (Bild 1).

Bild 1: Die Controller prognostizierten, dass die Abteilungen immer mehr Demands stellen würden. Die IT-Abteilung würde aber immer weniger Demands realisieren können.

Die Controller der IT standen vor der Aufgabe, die reduzierten Budget- und Personalressourcen und die gestiegenen Anforderungen in Einklang zu bringen und dabei ein möglichst effizientes Ergebnis zu erzielen. Dafür mussten sie ein Verfahren finden, mit dem sich der Umfang einzelner Demands reduzieren ließ, z.B. indem einzelne Funktionsanforderungen fallen gelassen wurden. Dieses Verfahren sollte leicht anzuwenden sein und die Projektteams möglichst wenig belasten.

Als Lösung wurde schließlich ein Verfahren auf Basis der so genannten Pareto-Regel entwickelt und in der deutschen Landesgesellschaft des Mobilfunkanbieters eingeführt. Mit diesem Verfahren ist es möglich, die wichtigsten Funktionsanforderungen von Demands auszuwählen und diese auch umzusetzen. Weniger nutzbringende Funktionsanforderungen werden aussortiert.

Die Pareto-Regel

Die Pareto-Regel, auch 80/20-Regel genannt, ist nach dem italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (1848-1923) benannt. Pareto fand heraus, dass 20% der italienischen Familien über 80% des italienischen Volksvermögens verfügten. Der Ingenieur Joseph M. Juran (*1904) wandte dieses Prinzip auf das QualitätsmanagementQualitätsmanagementQualitätsmanagement ist der Oberbegriff für alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung gehören. Der PMBOK(R) Guide 2004 zählt zum Project Quality Management die drei Prozesse Quality Planning, Perform Quality Assurance und Perform Quality Control. an und prägte den Ausdruck "vital few, useful many". Gemeint sind Sachverhalte wie

• 20% der Kunden bringen einem Unternehmen 80% des Umsatzes.
• 80% der FehlerFehlerFehler sind unvermeidlich bei Projekten. Andererseits ist das Ziel des Projektmanagements und insbesondere des Qualitätsmanagements, Fehler zu verhindern. Aus Sicht des Qualitätsmanagements stellt ein Fehler eine "Nichtkonformität" dar, die unverzüglich behoben werden muss und deren Ursache abzustellen ist. Aus Sicht des Projektmanagements stellt ein Fehler hingegen eine Möglichkeit dar, neue Erkenntnisse zu gewinnen. einer Software sind auf dieselben 20% der Ursachen zurückzuführen.
• In 20% seiner Arbeitszeit erreicht ein Mitarbeiter 80% seiner Ergebnisse.
• usw.

Dabei sind die Zahlen 80 und 20 keine starren Werte. Vielmehr ist gemeint, dass oft ein kleiner Anteil der Ursachen den größten Teil der Wirkung erzeugt. Bei Ressourcenknappheit ist es deshalb sinnvoll, diesen kleinen, wirkungsvollen Anteil zu identifizieren und hierauf die Energien zu konzentrieren. Auf diese Weise lässt sich die EffizienzEffizienzEffizienz kommt vom lateinischen efficientia: Wirksamkeit, Tätigkeit. Effizienz ist also das Erstellen eines Werks, bzw. die zielgerichtete Tätigkeit. Im technischen Sinne wird Effizienz in erster Linie als Wirkungsgrad verwendet: Das Verhältnis von abgegebener zu aufgenommener Leistung eines Systems. beträchtlich steigern.