Dokumentenmanagement im Projekt

Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen. Das gilt vor allem, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet. Dieser Tipp beschreibt, was Sie beim Speichern und Verteilen von Dokumenten (Projektplan, Protokolle, Berichte, etc.) beachten sollten, damit Sie wichtige Informationen später ohne Probleme wieder finden. Nur bei einer frühzeitigen Planung lassen sich Schwierigkeiten wegen eines uneinheitlichen Dokumentenformats vermeiden.

Je größer ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, reibungslos Informationen zwischen allen Teammitgliedern und den Interessengruppen auszutauschen. Das gilt vor allem, wenn mehr als eine Person an einem Dokument arbeitet. Dieser Tipp beschreibt, was Sie beim Speichern und Verteilen von Dokumenten (Projektplan, Protokolle, Berichte, etc.) beachten sollten, damit Sie wichtige Informationen später ohne Probleme wieder finden. Nur bei einer frühzeitigen Planung lassen sich Schwierigkeiten wegen eines uneinheitlichen Dokumentenformats vermeiden.

Software: Allen Teammitgliedern sollten dieselben Werkzeuge zur Verfügung stehen, um Textdokumente und Tabellenkalkulationen zu erstellen. Die Versionen und die Sprachausführungen (meist deutsch oder englisch) sollten identisch sein.

Zugangsregelung: Es muss festgelegt werden, wer auf Dokumente zugreifen kann, wer sie aktualisieren und wer sie lesen kann.

Logische und physikalische Organisation: Wie sind der Projektordner und die Datenspeicherung organisiert? Erstellen Sie zunächst eine logische Ansicht der Struktur. Entscheiden Sie dann, wie Sie diese Struktur physikalisch auf einem Rechner implementieren möchten. Die Struktur sollte leicht verständlich sein und den Anwender dabei unterstützen, die benötigten Informationen zu finden.

Namensgebung für Dokumente: Definieren Sie die Namensgebung für Dokumente, sobald Sie die Organisation eingerichtet haben. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Dokumente an den richtigen Stellen gespeichert werden und widerauffindbar sind.

In einem Unterabschnitt mit Statusberichten können die Dateien z.B. nach folgendem Schema benannt werden, wobei das Datum als Zahlenfolge aus Jahr, Monat und Tag angegeben wird: "20001201 Hans Schmidt Statusbericht". Alle Statusberichte einer Periode wären

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