Lean Management als Vorbild

Effiziente Projektsteuerung durch Visualisierung

Methoden zur Visualisierung sind im Lean Management weit verbreitet und werden z.B. bei Fertigungsprozessen in der Automobilindustrie eingesetzt. Doch auch bei der Projektsteuerung sind sie hilfreich, denn Visualisierung kann die Komplexität von Projekten allen Beteiligten sofort begreifbar machen und Transparenz über ihren Verlauf schaffen. Probleme werden leichter erkannt und können so effizienter gelöst werden. Barbara Brecht-Hadraschek beschreibt, wie die Abteilung "Operations Development" bei Siemens visuelle Boards und einen Projektraum zur Projektsteuerung sowie zur Visualisierung strategischer Ziele nutzt und damit mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen und eine effizientere Projektarbeit erreicht.

Visualisierung kann die Komplexität von Projekten allen Beteiligten sofort begreifbar machen und Transparenz über ihren Verlauf schaffen. Reibungsverluste und andere Probleme werden leichter erkannt und können effizienter gelöst werden. Bisher wurde Visualisierung vor allem in Unternehmen im Lean Management eingesetzt, um Abweichungen vom Ziel oder Standard schneller zu erfassen. Viele dieser Visualisierungsmethoden wurden im Zuge einer Lean-Management-Einführung in der Fertigung bzw. für Fertigungsprozesse in der Automobilindustrie entwickelt. Einige dieser Methoden lassen sich aber auch für administrative Bereiche und für jede Form der Projektsteuerung adaptieren. Das hat bei Siemens die Abteilung "Operations Development" (OD), geleitet von Dr. Bernd Müssig, getan.

Die Abteilung arbeitet an konzernweiten Entwicklungsprogrammen. Entwickelt werden dort Systeme und Methoden, um die operativen Prozesse bei Siemens zu verbessern und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Vision ist die Entwicklung einer schlanken Wertschöpfungskette von der Produktidee bis hin zum Recycling. So ist in der Abteilung OD auch die Projektsteuerung mit Hilfe der Visualisierung entstanden. Ziel der Visualisierung ist ein einfacher und schneller Überblick über alle relevanten Informationen für alle beteiligten Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Projekts. So können Arbeitsabläufe und Projekte gesteuert werden. Eingesetzt werden Kanban-Tools (siehe: "Software-Kanban. Eine Einführung", Projekt Magazin 4/2011), ebenso wie visuelle Boards sowie ein Projektraum, welcher der Visualisierung von strategischen Zielen dient.

Wieso Visualisierung?

Oft werden im Unternehmen zeitgleich mehrere Projekte durchgeführt. Selbst Mitarbeiter nur einer Abteilung arbeiten dann an mehreren Aufgaben in parallel laufenden Projekten. Das macht es schwer, den Überblick über den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben zu behalten: Wie weit sind die Kollegen? Habe ich bei der Bearbeitung meiner Aufgaben die richtigen Prioritäten gesetzt? Gibt es Probleme? Verzögert sich eine Zuarbeit? Diese Fragen stellen sich nicht nur die Mitarbeiter selbst, auch die Teamleiter und Vorgesetzten müssen über den Status der Projekte informiert sein. Nur so können sie rechtzeitig Entscheidungen treffen, wenn es zu Verzögerungen kommt oder Hindernisse auftauchen. Liegt die Pflege eines Projektplans bei nur einem Mitarbeiter, bekommen die anderen Teammitglieder Änderungen eventuell gar nicht oder zu spät mit. Dann fehlen einem Mitarbeiter z.B. Informationen darüber, dass ein anderes Projekt bereits früher als geplant begonnen wurde. Das kann zu verpassten Terminen und aus dem Ruder laufenden Zeitplänen führen.

Durch Visualisierung wird – bei einer Vielzahl von Projekten und wenig Kapazitäten – sofort deutlich, wo es hakt, denn alle Mitarbeiter sehen auf einer Stellwand oder einem Aushang, wie es um jedes der Projekte steht und wo es Probleme gibt. Der Status quo der Projekte ist so für alle jederzeit sichtbar.

Die Lean-Philosophie

Visualisierung macht sich hier die Lean-Grundphilosophie zu eigen: Prozesse müssen in Fluss gebracht werden, Rückfrageschleifen sollen vermieden werden. Eine wichtige Voraussetzung für eine Lean-Produktion ist deshalb Transparenz. Je besser jeder über den Stand der Dinge informiert ist, je früher jeder offen kommuniziert, wenn sich in seinem Verantwortungsbereich Schwierigkeiten zeigen, desto schneller und überhaupt rechtzeitig lässt sich gegensteuern.

Zum System der Visualisierung gehört deshalb ein ständiger Ist-Soll-Abgleich. In Fertigungsprozessen wird hierbei mit Indikatoren gearbeitet (z.B. Meilensteinen, Kennzahlen, Zielzuständen), welche die Abweichung sichtbar machen. Tritt eine Abweichung auf, muss sofort reagiert werden und manchmal auch die Erwartungshaltung geändert werden, weil sie nicht mehr erfüllbar ist. Das frühzeitige

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