Projektmanagement für verteilte Teams

Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Sharepoint-Server

Um in verteilten oder großen Projektteams die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Abstimmungsaufwand zu reduzieren, sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server eine gute Lösung. Die Projektdokumente werden hier zentral und für alle Beteiligten einsehbar abgelegt und Listen können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server als preisgünstige Internet-Lösung mieten kann. Robert Hasler beschreibt anhand eines Fallbeispiels, wie der Sharepoint-Server in einem komplexen Einzelprojekt eingeführt wurde und was es dabei zu beachten gab.

In verteilten Projektteams sind Kommunikation und Abstimmung erschwert. Da die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, kennen sie sich oft nicht persönlich und haben auch nicht die Möglichkeit, kurzfristig im Büro nebenan fehlende Informationen einzuholen. Umso wichtiger ist, dass die Projektinformationen den Projektbeteiligten jederzeit aktuell und vollständig vorliegen. Alle Beteiligten sollen sich möglichst einfach auf dem aktuellen Informationsstand halten können.

Eine gute Lösung dafür sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server. Hier werden zentral die Projektdokumente abgelegt, so dass alle Beteiligten auf sie zugreifen können. Die Dokumente können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen - das vereinfacht die Zusammenarbeit und verringert den Abstimmungsaufwand per E-Mail und am Telefon.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server für ein Projekt nicht kaufen muss, sondern eine Lösung über das Internet günstig mieten kann. Dieser Beitrag stellt die Einführung eines Sharepoint-Servers als Mietlösung in einem komplexen Einzelprojekt vor und zeigt auf, welche Aspekte man bei der Einführung beachten muss.

Fallbeispiel: Die Ausgangsituation

Ein deutsches und ein schweizerisches Unternehmen wollten gemeinsam eine Software bei 2.500 Anwendern implementieren, die über ganz Deutschland verstreut waren. Die Laufzeit dieses Projekts war auf zwei Jahre festgelegt, und die Teammitglieder saßen an fünf unterschiedlichen Standorten. Die Durchführung des Projekts übertrugen die beiden Unternehmen einem externen Projektleiter.

Ursprünglich hatten die Auftraggeber als Kommunikationsinstrument lediglich einen gemeinsamen Dokumentenserver bereitstellen wollen. Der Projektleiter hielt dies aber in Anbetracht der Größe des Projekts für unzureichend. Dokumentenserver haben z.B. keine Versionierungsfunktion; somit ist die Aktualität der Dateien für die Anwender nicht erkenntlich und man muss die betroffenen Teammitglieder per E-Mail informieren, wenn man an einem Dokument eine Änderung vorgenommen hat. Das bedeutet einen hohen Aufwand.

Die Auftraggeber und der

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