Projektmanagement für verteilte Teams

Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Sharepoint-Server

Um in verteilten oder großen Projektteams die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Abstimmungsaufwand zu reduzieren, sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server eine gute Lösung. Die Projektdokumente werden hier zentral und für alle Beteiligten einsehbar abgelegt und Listen können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server als preisgünstige Internet-Lösung mieten kann. Robert Hasler beschreibt anhand eines Fallbeispiels, wie der Sharepoint-Server in einem komplexen Einzelprojekt eingeführt wurde und was es dabei zu beachten gab.
Projektmanagement für verteilte Teams

Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Sharepoint-Server

Um in verteilten oder großen Projektteams die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Abstimmungsaufwand zu reduzieren, sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server eine gute Lösung. Die Projektdokumente werden hier zentral und für alle Beteiligten einsehbar abgelegt und Listen können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server als preisgünstige Internet-Lösung mieten kann. Robert Hasler beschreibt anhand eines Fallbeispiels, wie der Sharepoint-Server in einem komplexen Einzelprojekt eingeführt wurde und was es dabei zu beachten gab.

In verteilten Projektteams sind Kommunikation und Abstimmung erschwert. Da die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten, kennen sie sich oft nicht persönlich und haben auch nicht die Möglichkeit, kurzfristig im Büro nebenan fehlende Informationen einzuholen. Umso wichtiger ist, dass die Projektinformationen den Projektbeteiligten jederzeit aktuell und vollständig vorliegen. Alle Beteiligten sollen sich möglichst einfach auf dem aktuellen Informationsstand halten können.

Eine gute Lösung dafür sind Kommunikationsplattformen wie der Microsoft Sharepoint-Server. Hier werden zentral die Projektdokumente abgelegt, so dass alle Beteiligten auf sie zugreifen können. Die Dokumente können von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden, ohne dass Informationen verloren gehen - das vereinfacht die Zusammenarbeit und verringert den Abstimmungsaufwand per E-Mail und am Telefon.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Sharepoint-Server für ein Projekt nicht kaufen muss, sondern eine Lösung über das Internet günstig mieten kann. Dieser Beitrag stellt die Einführung eines Sharepoint-Servers als Mietlösung in einem komplexen Einzelprojekt vor und zeigt auf, welche Aspekte man bei der Einführung beachten muss.

Fallbeispiel: Die Ausgangsituation

Ein deutsches und ein schweizerisches Unternehmen wollten gemeinsam eine Software bei 2.500 Anwendern implementieren, die über ganz Deutschland verstreut waren. Die Laufzeit dieses Projekts war auf zwei Jahre festgelegt, und die Teammitglieder saßen an fünf unterschiedlichen Standorten. Die Durchführung des Projekts übertrugen die beiden Unternehmen einem externen Projektleiter.

Ursprünglich hatten die Auftraggeber als Kommunikationsinstrument lediglich einen gemeinsamen Dokumentenserver bereitstellen wollen. Der Projektleiter hielt dies aber in Anbetracht der Größe des Projekts für unzureichend. Dokumentenserver haben z.B. keine Versionierungsfunktion; somit ist die Aktualität der Dateien für die Anwender nicht erkenntlich und man muss die betroffenen Teammitglieder per E-Mail informieren, wenn man an einem Dokument eine Änderung vorgenommen hat. Das bedeutet einen hohen Aufwand.

Die Auftraggeber und der Projektleiter einigten sich darauf, eine Kommunikationsplattform zu verwenden, und der Projektleiter erhielt den Auftrag, eine geeignete Lösung auszusuchen und einzuführen. Da das Software-Implementierungsprojekt umgehend beginnen sollte, musste die Kommunikationsplattform quasi "nebenbei" eingeführt werden.

Anforderungen an die Kommunikationsplattform

Das Projektteam benötigte eine einfache Kommunikationsplattform, die die grundlegenden Arbeiten des Projektmanagements unterstützte, u.a. das Erfassen und Bearbeiten einer Liste mit Offenen Punkten, das Änderungsmanagement und das Risikomanagement. Außerdem sollte die Kommunikationsplattform ohne großen Aufwand allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden können. Die Plattform wurde nur für die Projektlaufzeit benötigt, eine weitergehende Nutzung war nicht vorgesehen.

Die Auftraggeber hatten folgende Anforderungen:

  • Die Kosten für Auswahl und Einführung der Plattform sollten in sinnvoller Relation zu den gesamten Projektkosten stehen.
  • Die Mitarbeiter sollten sich schnell in die Plattform einarbeiten können. Die Plattform durfte also keine wochenlange Initialschulung erfordern.
  • Einer der Projektpartner wollte außerdem, dass die Plattform auf Deutsch bedient werden konnte.

Folgende Fragestellungen musste der Projektleiter bei der Auswahl einer geeigneten Plattform berücksichtigen:

  • Wie soll das Reporting aufgebaut sein?
    Hier galt zu klären, in welcher Form die beiden Unternehmen das Reporting erhalten sollten. Waren die Beteiligten bereit, die Informationen in Eigeninitiative über die Plattform einzuholen (Pull-Prinzip) oder sollten ihnen die Informationen zugeschickt werden (Push-Prinzip)? Hier wünschten sich die Beteiligten eine Lösung nach dem Push-Prinzip, mit der sie über den aktuellen Stand automatisch informiert wurden.
  • Über welches Projektmanagement-Wissen verfügen die Teammitglieder?
    Ist der Wissensstand hoch, akzeptieren die Mitarbeiter in der Regel die üblichen Projektmanagement-Bereiche, wie beispielsweise Risikomanagement, und müssen nicht umfassend instruiert werden. Bei einem niedrigen Wissensstand muss man für die Einweisung Zeit einplanen, außerdem dürfen die Projektmanagement-Bereiche nicht komplex aufgesetzt werden. Durch den mittleren bis hohen Wissensstand des Teams ließ sich die Instruktion auf ein Minimum reduzieren.
  • Welche Funktionen können aufgrund der unterschiedlichen Firmen- und Projektkulturen der Projektpartner überhaupt in die Kommunikationsplattform aufgenommen werden?
    Die beiden Unternehmen hatten ein sehr unterschiedliches Verständnis von einer Projektabwicklung. Das eine Unternehmen verwendete PM-Tools, um beispielsweise Projekte zu planen und Feedback zu geben. Das andere Unternehmen bearbeitete Projekte eher in der Linienorganisation. Aufgrund dieser unterschiedlichen Sichtweisen, konnten nicht alle Funktionen in der Plattform umgesetzt werden, die für die Projektarbeit sinnvoll gewesen wären, wie z.B. eine Zeitrückmeldung. Einzig die Projektmodelle und -verfahren konnten relativ rasch auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden.
  • Haben die Partner das Implementierungsprojekt jeweils in ein unternehmenseigenes, bewirtschaftetes Projektportfolio integriert?
    Hier musste abgeklärt werden, ob die Projektpartner Projektportfoliomanagement betreiben und ob bzw. welche Projektinformationen an dieses Portfoliomanagement weitergegeben werden müssen. Glücklicherweise musste diesbezüglich…

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