Nützliche Techniken zur komfortablen Lösung Einfache Projektportfolio-Auswertung in Excel

Eine flexible ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. bietet die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten - eine wichtige Voraussetzung, um Risiken früh zu erkennen und abzuwehren. Standard-Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Ignatz Schels zeigt in seinem Beitrag, wie Sie mit Microsoft Excel ein ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein. aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.

 

Nützliche Techniken zur komfortablen Lösung Einfache Projektportfolio-Auswertung in Excel

Eine flexible ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. bietet die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten - eine wichtige Voraussetzung, um Risiken früh zu erkennen und abzuwehren. Standard-Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Ignatz Schels zeigt in seinem Beitrag, wie Sie mit Microsoft Excel ein ProjektportfolioProjektportfolioEin Projektportfolio ist eine Menge von Projekten einer Trägerorganisation und mit diesen Projekten in Zusammenhang stehenden Linienaufgaben. Ein Projektportfolio kann seinerseits in weitere Portfolios und Programme gegliedert sein. aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.

 

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Projektplanung ist für viele ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. ein VorgangVorgangEin Vorgang ist in der Netzplantechnik definiert durch Anfang, Dauer und Ende. Vorgänge werden je nach Netzplanart durch Pfeile oder durch Knoten symbolisiert. Üblich sind Vorgangsknoten-Netzpläne. Im allgemeinen bilden die Arbeitspakete, die bei der Projektstrukturplanung definiert werden, die Grundlage für die Definition der Vorgänge in der Netzplantechnik. Die Vorgänge werden dann durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft., der mit der Vorlage der Plankosten und der anvisierten Endtermine abgeschlossen ist. Die Software wird mit den Zahlen gefüttert, und die restliche Zeit bis zur "deadline" verbringt das Projektteam damit, aktuelle Daten zu erfassen und Soll-Ist-Vergleiche anzustellen.

Eine flexible Planung geht aber einen Schritt weiter. Sie bietet dem Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten. Diese Planspiele sind eine wichtige Voraussetzung, um Projektrisiken im Vorfeld zu erkennen und abzuwehren. Standard-Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt - vorausgesetzt, die Werkzeuge für die Aufgabe sind bekannt.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Excel ein Projektportfolio aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.

Praxisbeispiel Projektportfolio-Planung

Für die Verwaltung von Einzelprojekten, die in einem Unternehmen parallel laufen, ist das Projektportfolio-Management zuständig. Es dient dazu, Aufgaben, Kosten, Termine und Renditen der Projekte zu planen, Ist-Zustände zu erfassen und Abweichungen zu analysieren.

Bild 1 zeigt ein einfaches Beispiel für ein Projektportfolio. Es enthält eine Liste aller Projekte jeweils mit Projektsegment und zuständigem Projektleiter. Die ProjektkostenProjektkostenProjektkosten bezeichnen den Verzehr von wirtschaftlichen Gütern, die zur zum Erbringen der vereinbarten Projektleistung notwendig sind. Projektkosten werden in Geldwerten gemessen und leiten sich direkt aus dem für das Erbringen der Leistung erforderlichen Aufwand ab. (in Tausend EUR) werden pro Monat geplantGeplantAttribut für alle Größen der Zeit- und Kostenplanung. Der englische Begriff "Scheduled" bezieht sich nur auf Größen der Zeitplanung. und mit den IST-Kosten abgeglichen. (Im Beispiel exemplarisch nur für das erste Quartal). Sie können die Beispiel-Arbeitsmappe sowie die fertige Lösung zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Bild 1: Beispiel für ein Projektportfolio mit monatlichen Projektkosten.

Das wichtigste Handwerkzeug für funktionelle Tabellenmodelle in Excel sind Funktionen. Vor allem die Funktionen WENN, UND, ODER in der Kategorie "Logik", die Matrixfunktionen sowie die Matrixberechnung von Funktionen unterstützen uns bei der hier beschriebenen Portfolio-Auswertung.

Abweichung berechnen mit WENN()

Berechnen Sie zunächst die Abweichung zwischen SOLL und IST pro Projekt und Monat mit einer WENN-Funktion. Eine entsprechende Bedingung stellt sicher, dass das Ergebnis nur dann berechnet wird, wenn Daten abgeliefert werden. Tragen Sie in Zelle G5 der Beispiel-Arbeitsmappe folgende Formel ein:

Zelle G5: =WENN(UND(E5"";F5"");E5-F5;0)

Die Bedingung im ersten Argument der WENN-Funktion prüft, ob die beiden Zellen links von der Funktion einen Wert enthalten. In diesem Fall liefert die verwendete UND-Funktion den Wahrheitswert WAHR und die Subtraktion E5-F5 wird durchgeführt. Andernfalls wird der Zelle der Wert "0" zugewiesen.

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Alle Kommentare (2)

Guest

Von einem Projektportfolio hätte ich mehr erwartet als eine reine Kostenbetrachtung.

 

Matthias
Gleichmann

Sehr hilfreiche Excel-Features für typische Aufgabenstellungen werder hier sehr verständlich vermittelt.