Projektplanung ist für viele Projektmanager ein Vorgang, der mit der Vorlage der Plankosten und der anvisierten Endtermine abgeschlossen ist. Die Software wird mit den Zahlen gefüttert, und die restliche Zeit bis zur "deadline" verbringt das Projektteam damit, aktuelle Daten zu erfassen und Soll-Ist-Vergleiche anzustellen.

Eine flexible Planung geht aber einen Schritt weiter. Sie bietet dem Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Plandaten zu variieren und mit Alternativen zu arbeiten. Diese Planspiele sind eine wichtige Voraussetzung, um Projektrisiken im Vorfeld zu erkennen und abzuwehren. Standard-Projektmanagementsoftware ist für solche Aufgaben nicht immer optimal ausgerüstet, da der Fokus hier meist auf dem Vergleich zwischen "Plan" und "Ist" liegt. Mit Microsoft Excel lassen sich hingegen Planszenarien in allen Ausprägungen definieren. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt - vorausgesetzt, die Werkzeuge für die Aufgabe sind bekannt.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Excel ein Projektportfolio aufsetzen und dieses mit Formularelementen, Matrixfunktionen und anderen nützlichen Techniken analysieren und auswerten.

Praxisbeispiel Projektportfolio-Planung

Für die Verwaltung von Einzelprojekten, die in einem Unternehmen parallel laufen, ist das Projektportfolio-Management zuständig. Es dient dazu, Aufgaben, Kosten, Termine und Renditen der Projekte zu planen, Ist-Zustände zu erfassen und Abweichungen zu analysieren.

Bild 1 zeigt ein einfaches Beispiel für ein Projektportfolio. Es enthält eine Liste aller Projekte jeweils mit Projektsegment und zuständigem Projektleiter. Die Projektkosten (in Tausend EUR) werden pro Monat geplant und mit den IST-Kosten abgeglichen. (Im Beispiel exemplarisch nur für das erste Quartal). Sie können die Beispiel-Arbeitsmappe sowie die fertige Lösung zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Bild 1: Beispiel für ein Projektportfolio mit monatlichen Projektkosten.

Das wichtigste Handwerkzeug für funktionelle Tabellenmodelle in Excel sind Funktionen. Vor allem die Funktionen WENN, UND, ODER in der Kategorie "Logik", die Matrixfunktionen sowie die Matrixberechnung von Funktionen unterstützen uns bei der hier beschriebenen Portfolio-Auswertung.

Abweichung berechnen mit WENN()

Berechnen Sie zunächst die Abweichung zwischen SOLL und IST pro Projekt und Monat mit einer WENN-Funktion. Eine entsprechende Bedingung stellt sicher, dass das Ergebnis nur dann berechnet wird, wenn Daten abgeliefert werden. Tragen Sie in Zelle G5 der Beispiel-Arbeitsmappe folgende Formel ein:

Zelle G5: =WENN(UND(E5"";F5"");E5-F5;0)

Die Bedingung im ersten Argument der WENN-Funktion prüft, ob die beiden Zellen links von der Funktion einen Wert enthalten. In diesem Fall liefert die verwendete UND-Funktion den Wahrheitswert WAHR und die Subtraktion E5-F5 wird durchgeführt. Andernfalls wird der Zelle der Wert "0" zugewiesen.

Kopieren Sie die Funktion nach unten bis zur letzten Zeile der Liste und nach rechts auf die Spalten J und M. Die angezeigten Nullwerte können Sie ausblenden, indem Sie unter Extras / Optionen auf der Registerkarte "Ansicht" die Option "Nullwerte" deaktivieren.