In vielen Fällen reicht Excel bereits aus, um mithilfe eines Gantt-Diagramms den Projektablauf zu visualisieren. Umfasst das Projekt allerdings mehrere Phasen und zahlreiche Arbeitspakete, wird das Gantt-Diagramm schnell unübersichtlich. Die hier vorgestellte Lösung zeigt, wie Sie dennoch für Übersicht sorgen, indem Sie den Ablaufplan automatisiert in mehrere Teildiagramme für die einzelnen Phasen aufteilen.

Nachdem Sie im ersten Teil des Beitrags erfahren haben, wie Sie die dafür benötigten Teiltabellen mithilfe dynamischer Arrayfunktionen bequem aus einer zentralen Tabelle zur Ablaufplanung erstellen, zeigt dieser zweite Teil, wie Sie die zugehörigen Gantt-Diagramme zeitsparend mithilfe einer Diagrammvorlage anlegen. Zudem erfahren Sie, wie Sie eine Pivot-Auswertung zur zeitlichen Auslastung der Teammitglieder ergänzen und mithilfe von Hyperlinks eine benutzerfreundliche, interaktive Navigation zwischen allen Blättern Ihrer Projektübersichtsmappe aufbauen.

Schritt 2: Vorlage für Gantt-Diagramm erstellen

Nachdem Sie im ersten Schritt die Daten für die Gesamtübersicht und die einzelnen Phasen zusammengestellt haben, können Sie jetzt die zugehörigen Gantt-Diagramme anlegen.

Die Beispieldatei mit der beschriebenen Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Die Rohfassung eines Gantt-Diagramms erstellen

• Navigieren Sie in das Tabellenblatt mit den Daten zur Projektübersicht, das Sie in Teil 1 erstellt haben, und markieren Sie dort die Zellen mit den Phasenbezeichnungen sowie den Angaben zu Beginn und Dauer der Phasen. In der Beispieldatei sind das im Blatt "Übersicht" die Spalten B bis D (Bild 1).

• Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte Einfügen, klicken Sie dort auf Empfohlene Diagramme und dann auf das Register Alle Diagramme.
• Wählen Sie – wie in Bild 2 gezeigt – links den Diagrammtyp Balken und rechts den Untertyp Gestapelte Balken. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

• Aus der Rohfassung des Diagramms, die in der Vorschau zu sehen ist, werden nur die dunkelblauen Balkensegmente benötigt. Sie zeigen die Dauer der einzelnen Phasen.
• Die hellgrauen Balkensegmente steuern lediglich, wann jede der Phasen auf der Zeitachse beginnt. Sie werden später unsichtbar gemacht.

Erste Anpassungen am Diagramm