Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Grundlagen des Kosten- und Termincontrollings. Nach einer Übersicht über mögliche Abweichungen im Rahmen der Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung lernen Sie grundlegende Instrumente des Kosten- und Termincontrollings kennen. Stellen Sie sich bitte folgende, stark vereinfachte, Situation vor:

Sie arbeiten als Projektcontroller im IT-Bereich eines kleinen Maschinenbauunternehmens. Im Rahmen der Projektüberwachung stellen Sie für den Bereich Software-Design fest, dass der zuständige Projektleiter sein Budget um 25% überzogen hat. Außerdem wurde das Projekt drei Monate später, als ursprünglich geplant, fertiggestellt. Sie treffen sich mit dem Projektleiter, um die Gründe für diese Entwicklung zu klären.

Dabei stellt sich folgendes heraus: Trotz zahlreicher Absprachen wurden die zugesagten Fachleute nicht zur Verfügung gestellt. Zudem wiesen einige von ihnen nicht die erforderlichen Qualifikationen auf. Sie mussten länger als vorgesehen eingearbeitet werden. Dies band Zeitressourcen des eigenen Personals, das daher die eigenen Arbeiten nicht fristgerecht erledigen konnte. Außerdem wurden die internen Fachleute mit 100% ihrer Arbeitszeit für das laufende Projekt eingeplant. Dabei wurde "vergessen", dass sie noch in anderen Projekten tätig waren. Die Folge waren teure Überstunden.

Fazit: Ohne eine zielorientierte, systematische und detaillierte Planung und Überwachung von Terminen und Kosten haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance!

Aufgaben des Termin- und Kostencontrollings

Aufgabe der Projektplanung ist die gedankliche Vorwegnahme der Projektdurchführung. Gegenstand der Projektplanung sind u.a. die drei Größen:

• Termine: Wann sollen die Arbeiten erledigt sein?
• Kapazitäten: Welche Ressourcen (Sachmittel, Personal) stehen zur Verfügung?
• Kosten: Was kostet die Durchführung des Projekts?

Diese Größen müssen projektbegleitend überwacht werden; entsprechen die geplanten Größen (= Soll) nicht den realisierten Werten (= Ist), liegt eine Soll-Ist-Abweichung vor, die im Rahmen einer nachfolgenden Abweichungsanalyse auf ihre Ursachen zu untersuchen ist.

Bezogen auf unser obiges Beispiel stellt sich die Frage: Auf welche Ursache(n) ist die Überschreitung des Budgets zurückzuführen?

In Betracht kommen folgende Gründe:

• Die Planvorgaben waren unrealistisch (z.B. Fachleute waren in mehreren Projekten tätig, wurden aber mit 100% ihrer Arbeitszeit in das laufende Projekt eingeplant).
• Im Projektablauf traten interne und externe Störungen auf (z.B. unerwarteter Ausfall externer Berater).

Störungen, gleich welcher Art, führen dazu, dass die Planvorgaben für Termine, Kapazitäten und Kosten evtl. nicht eingehalten werden können. Da sich alle Größen gegenseitig beeinflussen, muss eine integrierte Überwachung der Plandaten erfolgen. Wie ist das Schaubild zu interpretierten? Ausgangspunkt sind die im Rahmen der Projektplanung festgelegten Werte für Kosten, Kapazitäten und Termine. Werten Sie diese wie folgt aus:

• Im Rahmen eines Soll/Ist-Vergleichs prüfen Sie, ob die tatsächlichen Werte (= Ist) mit den geplanten Daten (= Plan) übereinstimmen. Ein Soll/Ist-Vergleich beantwortet die Frage: Wo steht das Projekt im Moment?
• Im Rahmen eines Soll/Soll-Vergleichs vergleichen Sie die ursprünglichen Plandaten mit den aktualisierten Plandaten. Aktualisierte Plandaten berücksichtigen vorab nicht abzusehende Entwicklungen (z.B. Ausfall externer Berater, Verzögerungen bei der Lieferung benötigter Materialien) und schreiben diese Entwicklungen in die Zukunft fort. Ein Soll/Soll-Vergleich beantwortet die Frage: Wo geht das Projekt hin?

Grundlagen des Termincontrollings

Terminplanung

Ausgangsbasis der Terminplanung ist der Projekt-Strukturplan, aus dem eine Vorgangsliste abgeleitet wird, d.h. eine tabellarische Auflistung aller Vorgänge eines Projekts. Sie enthält für jeden Vorgang

• Vorgangsnummer
• Vorgangsbezeichnung
• Vorgangsdauer und
• den/die jeweiligen Vorgänger und Nachfolger

Auf diesen Daten baut die Terminplanung auf. Die Instrumente kennen Sie: Balkendiagramm und Netzpläne. Sie geben Auskunft darüber, wie lange das Projekt voraussichtlich dauert und welche Vorgänge zeitkritisch sind. Diese Daten ermitteln Sie durch Vorwärts- und Rückwärtsrechnungen.

• Vorwärtsrechnung: Ermittlung des Projektendtermins (Ausgangspunkt: Projektbeginn)
• Rückwärtsrechnung: Ermittlung des Projektanfangstermins (Ausgangspunkt: Projektende)

Die Meilenstein-Trendanalyse