Know-how der künftigen Anwender nutzen

Key User – die wichtigsten Botschafter für Ihr IT-Projekt

Teil 1: Fachbereichsvertreter aktiv auswählen und durchsetzen
Damit eine neuentwickelte Software bei den Anwendern auf Akzeptanz stößt, sollten sog. Key User aus der Anwendergruppe bereits bei der Entwicklung einbezogen werden. Geeignete Fachbereichsvertreter für diese Aufgabe zu finden, ist jedoch nicht immer einfach. Im ersten Teil dieser zweiteiligen Artikelserie zeigt Ihnen Elisabeth Wagner, wie Sie dazu vorgehen und die richtigen Kandidaten erfolgreich anfordern.

Wenn künftige Anwender einer neuen IT von geschätzten Kolleginnen und Kollegen hören, dass dieses System eine gute Sache ist, dann schmelzen Vorbehalte so stetig, wie Neugierde und Akzeptanz steigen. Denn wenn sich ein Key User hinstellt und den Kollegen mitteilt: "Hey, das ist doch ein großer Vorteil, dass wir diese neue IT bekommen! Schaut Euch doch mal die Funktionalität xy an, das ist doch genau das, was wir seit Jahren fordern!", hat das ein völlig anderes Gewicht, als wenn Sie als Projektleitung solche Aussagen treffen. Der Key User ist für die Anwender "einer von ihnen" und genießt deshalb höchste Glaubwürdigkeit.

Key User haben eigene Funktionen im Projektteam: Sie geben fachliches Feedback zu Anforderungen und Software, vertreten dabei ihren Bereich, halten die Kolleginnen und Kollegen auf dem Laufenden und holen aktiv Feedback ein. Wenn alles gut geht, werben sie für das Projekt, seine Ziele und die künftige Software. In verschiedenen Entwicklungsstufen und bei der Abnahme wirken sie als Tester mit. In der Phase der Implementierung sind sie Trainer und meist auch erste Ansprechpartner bei Problemen (First Level Support). Um in den Genuss von Top-Multiplikatoren zu kommen, müssen Sie als Projektleitung diese "Feld-Mannschaft" systematisch aufbauen, denn gute Key User wollen gefunden, gehört, unterstützt und geachtet werden.

Key-User im IT-Projekt – nicht immer selbstverständlich

Für große IT-Abteilungen, die immer wieder Software programmieren und implementieren, gehört die Rolle der Key User oft selbstverständlich dazu. Anders sieht es aus, wenn Projekte im Fachbereich angesiedelt sind und die IT nicht im Zentrum des Projekts steht, sondern als ein Teil z.B. einer Prozessverbesserung eingeführt wird. Dann besteht die Gefahr, dass das Wissen um die Bedeutung der Key User fehlt und sich das Projektteam erst mal ohne deren Beteiligung an das neue System heranmacht.

Das gilt auch für ein agiles Projekt. Zwar sorgt etwa das Vorgehen nach Scrum dafür, dass das Entwicklerteam immer wieder die Rückkopplung mit der Auftraggeberseite hat, doch damit ist noch nicht per se für eine kontinuierliche Beteiligung der künftigen Nutzerebene gesorgt. Auch hier kann es passieren, dass der Process Owner, der die Entwicklung der Software eng begleitet, abgehoben von der Arbeitsebene agiert.

Ein Projektteam besteht aus mehreren Rollen

In der Praxis gibt es mehrere Rollen im IT-Projekt, die aus der Perspektive der künftigen Anwender agieren.

Mitglieder des Projektteams mit Fachbereichs-Know-how

Projektmitarbeiter mit Fachbereichs-Know-how arbeiten intensiv an Aufgaben wie Planung, Aufwandschätzung, Formulierung von Lasten- und Pflichtenheften, Testplanung, Programmierer-Einweisung etc. Diese Mitarbeiter kennen beide Welten, die des Projektmanagements und die des Fachbereichs. Damit sind sie oft die optimale Besetzung als

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