Moderne Medien richtig einsetzen

Kontaktlose Kommunikation darf nicht taktlos sein!

Im Projektgeschäft ist Verständigung über elektronische Medien, wie E-Mail und Handy, Standard, insbesondere wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Elektronische Kommunikation hat jedoch einen Nachteil: Sie muss ohne nonverbale Signale auskommen! Renate Raschke erklärt in diesem Beitrag, warum diese für eine gelungene Kommunikation so wichtig sind und wie Sie deren Fehlen im Projektalltag ausgleichen können.

Moderne Medien richtig einsetzen

Kontaktlose Kommunikation darf nicht taktlos sein!

Im Projektgeschäft ist Verständigung über elektronische Medien, wie E-Mail und Handy, Standard, insbesondere wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Elektronische Kommunikation hat jedoch einen Nachteil: Sie muss ohne nonverbale Signale auskommen! Renate Raschke erklärt in diesem Beitrag, warum diese für eine gelungene Kommunikation so wichtig sind und wie Sie deren Fehlen im Projektalltag ausgleichen können.

Sprechen und Verstehen, die beiden Pole jedes Dialogs, gehören zu den ersten Fähigkeiten, die jeder Mensch in den ersten Jahren seines Lebens erlernt. Im Laufe seiner Entwicklung werden diese elementaren Kenntnisse zu einer tragfähigen Basis für soziale Kontakte. Die verbalen Äußerungen werden durch nonverbalen Ausdruck, wie Mimik, Gestik, Tonlage und Lautstärke der Stimme, sowie Sprechgeschwindigkeit ergänzt. Ein Blick in die Augen spricht Bände. "Schau den Leuten in die Augen, wenn du mit Ihnen redest!" ist eine elterliche Ermahnung, die vielen noch in den Ohren klingt.

Was macht aber ein Mensch, wenn ihm bei der Kommunikation das Gegenüber fehlt – wie bei der Kommunikation über elektronische Medien – und er niemandem mehr in die Augen sehen kann, um dessen nonverbalen Botschaften zu empfangen? Er passt sich der Situation an! Die Kommunikation wird versachlicht und mit kurzen, knappen Sätzen oder gar Abkürzungen geführt: "fyi, Antwort asap."

In manchen Fällen funktioniert das gut – oft jedoch auch nicht. Denn in vielen Fällen findet dabei keine echte Kommunikation mehr statt, sondern es entsteht nur die Illusion, diese hätte stattgefunden. Man redet aber in Wirklichkeit aneinander vorbei. Erst bei Missverständnissen oder Misserfolgen, die mit der Kommunikation in Zusammenhang gebracht werden können, wird die Problematik deutlich. Die gemeinsame Wellenlänge, das Einstellen aufeinander, ist zur Nebensache degradiert. Wir übermitteln eine Information an den Adressaten und setzen dabei voraus, verstanden zu werden, ohne es verifizieren zu können oder zu wollen. Missverständnisse werden dabei in Kauf genommen, verletzte Gefühle ignoriert. Nur sachliche Informationen auszutauschen, genügt eben nicht für eine gelungene Kommunikation. Wichtig ist auch, einen Kontakt zwischen Sender und Empfänger herzustellen.

Die Kontaktherstellung über elektronische Medien hat unser Kommunikationsverhalten nachhaltig verändert. Ein E-Mail zu schreiben geht uns leichter von der Hand, als aufzustehen, in den Nachbarraum zu gehen und den Kollegen direkt anzusprechen. Je weniger wir in persönlichen Dialogen kommunizieren, umso größer wird unser Defizit, sich auf ein Gegenüber einlassen zu können und den richtige Ton sowie eine angemessene Sprache zu finden. Kommunikation bedeutet auch zuzuhören und die eigene Information im Dialog zu relativieren. Übermittlung von Informationen ist zunächst eine Einbahnstraße. Kommunikation bedeutet jedoch, auch den Gegenverkehr zu beachten.

Der Fortschritt der Kommunikationstechnologie kann (und sollte) aber positiv genutzt werden. Denn gerade im Projektgeschäft sind ein Zeitverzug und räumliche Trennung zwischen Sender und Empfänger einer Nachricht oft unumgänglich und der persönliche Dialog ist somit nicht immer möglich. Auch sind die äußeren Rahmenbedingungen und die derzeitige Situation der Partner untereinander nicht immer bekannt.

Was ist also nötig, um über Handy, E-Mail, SMS oder Instant Messaging (IM) effektiv zu kommunizieren? Wie können wir diese Medien sinnvoll nutzen, um uns die Projektarbeit zu erleichtern?

Einfühlungsvermögen

Die Aachener Zeitung veröffentlichte ein Cartoon von Steffen Gumpert, das den Zeitgeist meines Erachtens treffend widerspiegelt. Es zeigt die kirchliche Trauung eines Paares, während derer im Hintergrund eine zweite Braut auftaucht. Der Bräutigam beugt sich zurück und fragt: "Hast Du meine SMS nicht bekommen?" – Eine Absage per SMS an die Ex scheint völlig normal. Muss man wirklich noch mehr tun? Die Tatsache der Trennung ist schließlich deutlich gemacht worden. Wozu noch viele Worte verlieren oder gar die persönliche Aussprache suchen?

Die Person rückt in den Hintergrund

Eine Partnerschaft per E-Mail oder SMS zu lösen, ist heute nichts Ungewöhnliches mehr; eine Einladung per SMS kurzfristig abzusagen noch weniger. Man muss heute niemandem mehr ein "Nein" direkt ins Gesicht sagen. Auch Aufgabenverteilung im Projekt lässt sich per E-Mail viel leichter vollziehen, da man sich den entsetzten Gesichtsausdruck des Betroffenen nicht ansehen und sich nicht sofort rechtfertigen muss. Reklamationen und Beschwerden sind dank der Elektronik ebenfalls ein Leichtes: Man kann seinem Frust freien Lauf lassen, ohne dabei an das Gegenüber zu denken.

Die technologische Entwicklung bei den Kommunikationsmitteln hat einen ähnlichen Wandel durchlaufen, wie die von Waffen:

  • Kein Aug' in Auge mehr
  • Fähigkeit zur Empathie geht verloren
  • Keine persönliche Betroffenheit
  • Verdinglichung des Menschen
  • Geschwindigkeit und Effektivität sind alles

Dass Einfühlungsvermögen und Verständnis bei der Kommunikation über elektronische Medien leicht auf der Strecke bleiben, ist also kein Wunder. Einfühlungsvermögen ist jedoch die elementare Grundlage für Verstehen. Und wie wichtig ist es für jeden von uns, richtig verstanden zu werden?

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Carsten
Kettner
Dr.
Dieser Beitrag sollte jedem in die Hand gegeben werden, der elektronische Medien zur Kommunikation nutzt. Darüber hinaus sollte man noch ganz deutlich hervorheben, dass Emails geschrieben und behandelt werden sollten wie (hand)geschriebene Briefe mit Anrede, Einleitung, Schluss und Gruß. Alles andere empfinde ich als lausig und läßt Rückschlüsse auf den Versender zu.
Guest
Bei den Überlegungen zu dem möglichst kleinen E-Mail Verteiler müssen immer auch kulturelle Unterschiede berücksichtigt werden. In Deutschland ist dies sicher ein guter Ansatz, in den USA würde man hierfür vermutlich weniger Zustimmung finden. Meine Erfahrung dort ist: der Empfänger möchte aus der Flut von e-Mails für sich herausfiltern, was für ihn relevant ist. Wenn der Absender diese Entscheidung vorwegnimmt wird genau dies möglicherweise als Unhöflichkeit oder Bevormundung empfunden.
Guest
Ich finde auch, dass dieser Artikel zu Beginn eines jeden größeren, standortübergreifenden Projektes allen Team-Membern als Pflichtlektüre gereicht werden sollte. Alternativ könnte man die Erkenntnisse und Empfehlungen des Artikels in das jeweilige Projekt-Drehbuch einfliessen lassen. Die im Artikel nur leicht angedeutete Entwicklung insbesondere bei jüngeren Menschen (ich bin selbst Vater von 2 Teenagern)kann ich gut nachvollziehen und voll bestätigen. Wir geben uns zwar Mühe unseren Kindern einen möglichst verantwortungsvollen Umgang mit den neuen Medien zu vermitteln, dennoch bin ich überzeugt, das sich die Kommunikation gerade auh in der Berufswelt in den kommenden Jahren sehr deutlich verändern wird. In diesem Kontext ist die ebenfalls im Artikel mehrfach angesprochene Selbst-Disziplin aus meiner Sicht unabdingbar für eine funktionierende Kommunikation gerade auch in der Projektwelt. Ein weiterer Aspekt aus meiner persönlichen Erfahrung, der hier aber nicht ganz passt, da es hier ja primär um den Umgang mit den elektronischen Kommunikationsmitteln geht, ist der, das sehr oft einfach nicht richtig zugehört wird (wenn dann doch mal persönlich miteinander kommuniziert wird). Dadurch entstehen dann oft viele Missverständnisse oder Dinge werden einfach falsch aufgenommen, was sich im schlechtesten Fall dann negativ auf das laufende Projekt auswirkt ... Eine gute Kommunikation im Projekt ist meiner Erfahrung und Ansicht nach eine der tragenden Säulen für den Projekterfolg!
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