MindManager 2018 für Windows – klare Sicht auf Projektdaten

Mindmap, Gantt-Diagramm, Zeitachse, Flussdiagramm – MindManager bietet nicht nur viele alternative Darstellungsformen, sondern auch zahlreiche Funktionen, die einem das Leben in Projekten erleichtern – z.B. um Maps zu filtern, Aufgaben zu verwalten oder eigene Berechnungen in Dashboards durchzuführen. Kann die Software also die bei Projektmanagern so beliebten Tabellenkalkulations-Listen ersetzen? Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Für die Arbeit mit Mindmaps hat sich MindManager bereits seit Jahren bewährt. Die digitale Mindmap hebelt das analoge Mindmap-Gesetz aus, wonach ein Thema immer dort am spannendsten wird, wo das Papier zu Ende ist. Eine intuitive Maussteuerung erlaubt es neuen Anwendern, schnell an jeder Stelle neue Zweige einzufügen und bestehende Strukturen mit wenigen Mausklicks anzupassen. Erfahrene Benutzer wissen die zahlreichen Tastenkürzel zu schätzen. Mindmaps erstellen funktioniert also. Sie sind jedoch nur eine Möglichkeit, die eigenen Gedanken zu strukturieren und Informationen im Team zu visualisieren. Daher bietet das Programm viele alternative Darstellungsformen, kann Daten speichern und sogar mit ihnen rechnen. Die neue Version 2018 unterstreicht diese Zielsetzung. Sie bringt viele neue Funktionen zur Visualisierung unterschiedlichster Sachverhalte. Kann die Software also die bei Projektmanagern so beliebten Tabellenkalkulations-Listen ersetzen?

Projektmanagement mit Mindmaps

Mindmaps sind zunächst einmal auch in MindManager 2018 die zentrale Darstellungsform und bilden die Grundlage für die meisten anderen Ansichten. Dies fällt bereits beim Anlegen einer neuen Map auf, bei der MindManager verschiedene Vorlagen anbietet (Bild 1). Ob Mindmap, Flussdiagramm oder Zeitachse – alle Darstellungen arbeiten mit sogenannten Zweigen, das sind Kästchen mit Texten und weiteren Informationen, wie z.B. Symbole, Tags oder auch Aufgabeninformationen, die auf einer Zeichenfläche angeordnet werden.

Vorlagen für Flussdiagramme, Concept Maps und Zeitachsen

Bild 1: Neben verschiedenen Mindmaps bietet MindManager unter anderem Vorlagen für Flussdiagramme, Concept Maps und Zeitachsen an. Außerdem können Anwender eigene Vorlagen, etwa für SWOT-Analysen erstellen.
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Bei Mindmaps erscheint in der Mitte des Programmfensters zunächst das Hauptthema der Map. Neu hinzugefügte Zweige gruppieren sich bei der klassischen radialen Map um dieses Thema herum. Wer es strukturierter braucht, wählt als Vorlage einfach eine rechts ausgerichtete Map oder ändert nachträglich den Layout-Stil.

Der kleine Projektplan: Das Aufgabenmanagement

Zweige werden vor allem durch ihre Titel gekennzeichnet. MindManager kann allerdings für jeden Zweig eine Menge weiterer Eigenschaften verwalten, z.B. längere Notizen, angehängte Dateien, Start- und Endtermine, verantwortliche Ressourcen, Fortschrittsgrade, Formatierungen und Symbole sowie fast beliebige benutzerdefinierte Eigenschaften. Für Projektmanager sind das nützliche Funktionen, um in einer Mindmap Informationen zu sammeln.

In vielen Projekten dienen Tabellenkalkulationen noch immer als Aufgabenliste. Mit ihnen behält man die vielen Details im Blick, die nicht im großen Projektplan stehen. In kleinen Projekten gibt es mitunter nur die Aufgabenliste. Aufgaben in Mindmaps zu dokumentieren, ist schon aufgrund der möglichen Strukturierung hilfreich. Die Software bietet allerdings auch spezielle Funktionen: Ein Zweig der Mindmap wird zur Aufgabe, indem man für ihn einen Fertigstellungsgrad eingibt oder ihm Termine zuweist. Mit den Unterzweigen einer Aufgabe oder ihren Zweig-Eigenschaften werden Details festgehalten.

Für die Arbeit im Team kann MindManager Aufgaben auch an Outlook übergeben, von wo aus sie sich an Kollegen versenden lassen. Leider überträgt MindManager die Ressourcen nicht. Den Empfänger muss man in Outlook nochmals festlegen. Vor der nächsten Projektbesprechung reicht dann aber ein Klick auf "Outlook-Elemente in der Map synchronisieren", um die zwischenzeitlich eingegangenen Statusmeldungen der Kollegen zu übernehmen.

Mit den Aufgabeninformationen wird jede Mindmap zur übersichtlichen To-do-Liste

Bild 2: Mit den Aufgabeninformationen – hier phasenorientiert als Zeitachse dargestellt – wird jede Mindmap zur übersichtlichen To-do-Liste
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Die Zeitachse ist eine spezielle Mindmap, die besonders gut für phasenorientierte Planungen geeignet ist. Dabei werden die Phasen in der erste Ebene horizontal von links nach rechts angeordnet, weitere Ebenen mit den Inhalten der Phasen stellt das Programm dann jeweils darunter dar (Bild 2). Wer möchte, kann die Phasen auch von oben nach unten darstellen. Anwender müssen sich allerdings zwischen der Zeitachsen-Formatierung und der klassischen Mindmap entscheiden. Aufgaben-Zweige jeweils in unterschiedlich gegliederten Mindmaps unterzubringen, um die Aufgaben so nach mehreren Kriterien strukturieren zu können, funktioniert nicht. So könnte man die Aufgaben z.B. für agile Projekte gut als Zeitphasen-Map nach Sprints gruppieren, eine zweite Gliederung z.B. nach den betroffenen Modulen wäre dann allerdings nicht möglich.

Der Blick auf das Wesentliche: Filter und Formatierungen

Eine klar gegliederte Aufgaben-Mindmap bietet bereits automatisch eine gute Übersicht. Einer tabellarischen Liste ist sie allerdings nur überlegen, wenn sie sich auch genauso gut durchsuchen und filtern lässt. Eine Volltextsuche bietet MindManager schon lange. Außerdem werden Aufgaben in Abhängigkeit von ihren Terminen und dem Bearbeitungsstatus hervorgehoben. Überfällige Aufgaben findet man z.B. dank einer roten Markierung sofort.

Eine Neuerung in Version 2018 sind bedingte Formatierungen. Damit können Schrift, Hintergrund und Rahmen der Zweige abhängig von ihrem Inhalt angezeigt werden. So kann man z.B. alle Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters hervorheben oder die anstehenden Aufgaben der kommenden Wochen markieren. Die Regeln lassen sich schnell ein- und ausschalten. Das macht es leicht, die Map für unterschiedliche Zwecke zu formatieren – etwa eine mit Hervorhebung der eigenen Aufgaben und eine weitere für die Teambesprechung.

Auch mit einer noch so ausgefeilten Farbcodierung werden Mindmaps oft irgendwann zu groß für den kompletten Überblick. Dann helfen Filter. Sie sind für Termine, Prioritäten und den Bearbeitungsstatus von Aufgaben schon vordefiniert. Die auf den jeweiligen Filter passenden Zweige können ein-, aus- oder abgeblendet werden. Im letzteren Fall stellt die Software die Zweige, die ein Filter betrifft, nur noch blass und schemenhaft dar. So kann man sich auf ausgewählte Zweige konzentrieren, ohne dass der Gesamtkontext verloren geht. Mit dem Power-Filter können eigene Kriterien festgelegt und als Favoriten gespeichert werden. Kombinieren lassen sich Kriterien allerdings nur begrenzt: Wählt man etwa aus, dass "Test" im Zweigtitel vorkommen soll und das Fälligkeitsdatum in der kommenden Woche liegt, betrifft der Filter alle Zweige, die eines dieser beiden Kriterien erfüllen. Eine Und-Verknüpfung, bei der beide Kriterien gleichzeitig erfüllt sein müssen, ist nicht möglich, hier müssen mehrere Filter nacheinander angewendet werden. Beim Filtern hat die Tabellenkalkulations-Liste also noch die Nase vorn.

Termine im Blick

Zeitbezüge darstellen im Balken-Diagramm

MindManager kann allerdings mehr als nur hierarchische Aufgabenlisten pflegen. Auf Wunsch berechnet die Software sogar die Start- und Endtermine anhand von Anordnungsbeziehungen. Weil das in einer Mindmap schnell unübersichtlich wird, gibt es auch ein Balkendiagramm, sogar in zwei Varianten. Anwender der Enterprise-Version, die ab fünf Lizenzen erhältlich ist, erhalten "Gantt Pro". In der Einzelplatz-Variante wird eine abgespeckte Funktion angeboten. Wer sich intensiver mit Projektmanagement befasst, wird jedoch allenfalls mit dem Gantt-Pro-Diagramm glücklich werden. Es erscheint in einem eigenen Fenster (Bild 3). Mindmap und Balkendiagramm können so gleichzeitig bearbeitet werden und bleiben stets synchron. MindManager soll zwar keine spezielle PM-Software ersetzen, Terminpläne müssen aber oft formatiert werden, bevor sie gedruckt oder als Bild für eine Präsentation exportiert werden. Dazu bietet nur "Gantt Pro" zumindest grundlegende Optionen. Beide Varianten helfen allerdings in jedem Fall dabei, die zeitliche Dimension der Mindmap-Aufgabenzweige im Blick zu behalten und erweitern die Software damit sinnvoll.

Balkendiagramm in

Bild 3: Das Balkendiagramm in "Gantt Pro" verdeutlicht den Zeitbezug der Aufgaben. Mit der Maus lassen sich hier auch Termine setzen.
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Schnelle Terminplanung in der Zeitplan-Ansicht

Eine weitere neue Spezialansicht zur Terminplanung ist der Zeitplan. Er zeigt alle Zweige einer Mindmap in einer Spalten-Darstellung. Jede Spalte steht für einen Tag, eine Woche oder einen Monat (Bild 4). Mit der Maus bewegt der Anwender die Zweige zwischen den Spalten und setzt dadurch entweder das Start- oder das Enddatum. Aufgaben aus der Mindmap können so leicht in eine Bearbeitungsreihenfolge gebracht werden. Für Prioritäten gibt es eine ähnliche Ansicht, in der Zweige mit Prioritätsmarkierungen von eins bis fünf versehen werden, wenn man sie in die entsprechenden Spalten zieht. Es ist sinnvoll, sich einen Filter "Nur Aufgaben" zu definieren, damit der Zeitplan nicht von normalen Zweigen geflutet wird. Allerdings greift auch hier die Standard-Mindmap-Logik: Filter beinhalten auch in dieser Ansicht stets die übergeordneten Zweige der Aufgaben.

In der Zeitplan-Ansicht erfolgt die schnelle Terminplanung

Bild 4: In der Zeitplan-Ansicht erfolgt die schnelle Terminplanung. Wird ein Zweig zwischen den Spalten verschoben, passt die Software wahlweise entweder das Start- oder das Enddatum entsprechend an.
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Mit den beiden Spaltenansichten können Prioritäten und Termine so übersichtlich bearbeitet werden, dass man sich solche Ansichten eigentlich für alle Zweigeigenschaften wünscht. Mit Spalten für den Bearbeitungsstatus bekäme man faktisch ein Taskboard.

MindManager bietet insgesamt viele Funktionen, um die Aufgaben in einem Projekt in übersichtlichen Maps zu visualisieren. Die Bedienung ist meist intuitiv, ansonsten gibt es die Online-Hilfe, die allerdings nur im Web erreichbar ist und eine durchwachsene Suchfunktion bietet. Wer aber einmal die für sich passende Vorgehensweise entwickelt hat, dürfte kaum zu langen Aufgaben-Tabellen zurückwollen.

Visualisierung und Diskussionshilfe

Schon die beschriebene Aufgabenplanung lässt erkennen, wie Strukturen, bedingte Formatierungen und Filter wichtige Projektinformationen visualisieren können. Dank dieser Möglichkeiten eignet sich MindManager auch für viele andere Fälle, in denen Übersichten und Grafiken ein einheitliches Verständnis im Projektteam unterstützen. Mit der Version 2018 können nun auch freie Texte, Rechtecke, Kreise und Linien als Hintergrund der Zeichenfläche dienen. Damit lässt sich z.B. eine Vierfeld-Matrix für eine Stakeholder- oder eine SWOT-Analyse zeichnen und dann mit frei positionierten Zweigen füllen. Auch hier gilt: Jedem Zweig auf so einer SWOT-Matrix können weitere Unterzweige hinzugefügt werden – mit all den möglichen Eigenschaften (Bild 5). Nach dem gleichen Prinzip funktionieren die neuen Onion- und Venn-Diagramme, die MindManager 2018 ab Werk mitbringt. Gelungene eigene Hintergrund-Zeichnungen fügt man der Vorlagen-Bibliothek für die zukünftige Nutzung hinzu.

passender Hintergrund

Bild 5: Ein passender Hintergrund macht eine Map z.B. zu einer SWOT-Analyse
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Eigene Berechnungen in Dashboards

Neben Standard-Eigenschaften wie den Aufgabeninformationen sind auch individuelle Zweigeigenschaften möglich. Das können z.B. Zahlen, Listenwerte oder Texte sein, die den Zweigen als Zusatzinformation zugeordnet werden. Innerhalb der Mindmap kann mit diesen Eigenschaften auch gerechnet werden. MindManager beherrscht die Grundrechenarten und kann z.B. Summen und Mittelwerte über Zweiggruppen bilden. Auf diese Weise kann eine Map auch als Dashboard zur Risikobewertung (Bild 6) werden, in der hohe Risiken mittels bedingter Formatierungen hervorgehoben sind. Auch Kostenkalkulationen sind möglich. Es könnten z.B. für Arbeitspakete im Projektstrukturplan Mitarbeiterstunden eingegeben werden. Mit einem Stundensatz multipliziert ließen sich diese über die Projektstruktur aufsummieren.

Eigene Zweigeigenschaften und bedingte Formatierungen

Bild 6: Eigene Zweigeigenschaften und bedingte Formatierungen – fertig ist die Risikoanalyse
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Mittels der "Map-Aufrollung" können einzelne Zweigeigenschaften aus anderen Maps übernommen werden. So entstehen Dashboards, die Informationen aus mehreren MindManager-Dateien zusammenfassen. Als Datenquellen solcher Dashboards kommen außerdem auch Excel-Tabellen und Access-Datenbanken in Frage. In der Enterprise-Version verbindet sich MindManager zudem mit SharePoint, um Daten auszutauschen. Die im Dashboard angezeigten Daten aus SharePoint lassen sich dann auch in MindManager bearbeiten und mit SharePoint synchronisieren.

Was läuft wie? Flussdiagramme zeichnen

Für "Flussdiagramme" gibt es einen speziellen Diagrammtyp. MindManager ist kein vollwertiges Prozessmanagement-Werkzeug. Für das "kleine Prozessdiagramm zwischendurch", etwa um in einer Besprechung einen Ablauf zu diskutieren, reichen die Funktionen im MindManager jedoch völlig aus. In der Praxis kommen hier oftmals nicht gleich professionelle Tools zum Einsatz; nicht selten werden Prozesse zunächst auf Präsentationsfolien gemalt. Da kann MindManager mehr.

In neu angelegten Prozessdiagrammen ist das Hauptthema der "Start". Als Zweigformen stehen typischen Flussdiagramm-Elemente wie Prozessschritte, Entscheidungspunkte und Dokumente zur Verfügung. Auch Schwimmbahnen, etwa für bestimmte Funktionen, sind als Hintergrund möglich.

Flussdiagramme, Anmerkungen und offene Punkte

Bild 7: Flussdiagramme sind mit dem gleichnamigen Diagrammtyp rasch skizziert. Anmerkungen und offene Punkte zur Bearbeitung können wie gewohnt als Mindmap-Zweige ergänzt werden.
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Auch in Flussdiagrammen funktionieren die üblichen Funktionen von MindManager. Prozessschritte können mit Unterzweigen ergänzt werden, Zweigeigenschaften kennzeichnen vielleicht Durchlaufzeiten, und der Fertigstellungsgrad könnte signalisieren, ob die Dokumentation bereits vorliegt. Besonders nützlich ist in diesem Diagramm die Abblendfunktion der Filter für Schritte, die gerade nicht im Fokus stehen (Bild 7).

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

Eine Lizenz der Einzelplatzversion von MindManager für Windows schlägt mit 349 Euro netto zu Buche. Für 69 Euro jährlich erhält der Käufer ein Upgrade-Programm, das sämtliche neuen Versionen und eine telefonische Hotline einschließt. Die Enterprise-Version gibt es nur in einem speziellen Lizenzprogramm, jetzt allerdings bereits ab mindestens fünf statt bisher zehn Lizenzen.

Der HTML-Export erstellt Dateien, mit denen auch Kollegen ohne die Software die Maps in gängigen Browsern nahezu genauso wie in MindManager selbst ansehen können. Außerdem lassen sich Map-Daten zu Microsoft Project, Word und Excel (als CSV) exportieren. Für genauere Zweiginformationen kann der Web-Dienst Zapier.com das Tor zu vielen anderen Anwendungen sein. Die Enterprise-Version tauscht ihre Daten auch mit SharePoint aus. Dafür ist die Version 2010, 2013 oder 2016 des SharePoint-Servers erforderlich.

Fazit

Als Kreativitätswerkzeug für Mindmaps und zum Strukturieren von Informationen eignet sich MindManager hervorragend, ist allerdings rein zu diesem Zweck fast schon überqualifiziert. Die Möglichkeit, den einzelnen Zweigen weitere Daten zuzuordnen, macht die Software zu einem flexiblen Speicher für Daten, wie man ihn in vielen Projektsituationen gut gebrauchen kann. Zusatzfunktionen für das Aufgabenmanagement, wie das Balkendiagramm und der Zeitplan zeigen dieses Potential deutlich. Die neuen Hintergrund-Grafiken, bedingten Formatierungen und Filtermöglichkeiten steigern die Übersichtlichkeit der Maps nochmals deutlich. So ist die Software inzwischen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Strukturierung von Daten. Dabei bleibt sie weitgehend intuitiv bedienbar. Um die volle Funktionalität auszunutzen, braucht es allerdings etwas Einarbeitung und vor allem etwas Überlegung, wie man die vielen Möglichkeiten optimal für seine jeweiligen Zwecke einsetzt.

MindManager gelingt es, seine klassischen Stärken im Mind Mapping beizubehalten und dennoch zunehmend zu einem universellen, datenorientierten Visualisierungswerkzeug zu werden, in dem sich Anwender ihre eigenen Dashboards entwerfen können. Zum Ersatz einer Tabellenkalkulation als kleine Datenbank fehlt allerdings noch etwas Konsequenz: Individuelle Zweigeigenschaften stehen z.B. noch für sich alleine und können nicht aus den ab Werk vorhandenen Aufgaben-Eigenschaften oder Symbolmarkierungen berechnet werden. Wo immer mehr Informationen in der Map stecken, wären auch vollwertige Eingabemasken, verschiedene Daten-Sichten und Auswertungen wichtig. Gerade Version 2018 zeigt aber, dass diese Punkte in Arbeit sind. Der Zeitplan ist eine von der Map unabhängige Daten-Sicht, die Filter können sowohl Zweigeigenschaften als auch Standard-Attribute berücksichtigen. Alles in allem ist MindManager ein Multitool. Einmal daran gewöhnt, finden sich immer neue Anwendungsmöglichkeiten, um sich das Leben in Projekten zu erleichtern.

 
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