Projektauswertung in weniger als 10 Minuten Mit Excel-Datenschnitten in nur 2 Schritten zum interaktiven Info-Cockpit

Mit Excel-Datenschnitten in nur 2 Schritten zum interaktiven Info-Cockpit

Um Projektdaten auf das Wesentliche zu reduzieren, kommt oft die Pivot-Funktion zum Einsatz. Eine praktische Alternative sind Datenschnitte, mit denen Sie Tabellen mit nur einem Klick visuell filtern. So setzen Sie Datenschnitte optimal ein.

Management Summary

Projektauswertung in weniger als 10 Minuten Mit Excel-Datenschnitten in nur 2 Schritten zum interaktiven Info-Cockpit

Mit Excel-Datenschnitten in nur 2 Schritten zum interaktiven Info-Cockpit

Um Projektdaten auf das Wesentliche zu reduzieren, kommt oft die Pivot-Funktion zum Einsatz. Eine praktische Alternative sind Datenschnitte, mit denen Sie Tabellen mit nur einem Klick visuell filtern. So setzen Sie Datenschnitte optimal ein.

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Wer beim Begriff Info-Cockpit sofort an Pivot denkt, lernt in diesem Beitrag eine praktische Alternative kennen, die mit Datenschnitten arbeitet. Diese liefert mit nur einem einzigen Mausklick Ergebnisse zu jedem Projekt und hat zudem den Vorteil, stets aktuell zu sein.

Bild 1: Vorschau auf das interaktive Info-Cockpit. Ein einziger Mausklick genügt, um z.B. Listen auf ein bestimmtes Projekt zu reduzieren (links zum Projekt "Microsoft 365" und rechts zum Projekt "Power BI Desktop")
Bild 1: Vorschau auf das interaktive Info-Cockpit. Ein einziger Mausklick genügt, um z.B. Listen auf ein bestimmtes Projekt zu reduzieren (links zum Projekt "Microsoft 365" und rechts zum Projekt "Power BI Desktop")

Vorbereitung: Die Datenliste dynamisch anlegen

Damit die Projektauswertung immer zuverlässig auf die aktuellen Daten zugreift, wandeln Sie die Liste mit den Projektdaten zuerst in eine intelligente Tabelle um. Der Vorteil: Wenn Sie künftig Daten ändern, löschen oder hinzufügen, passt Excel den Datenbereich automatisch an, der Basis der Auswertung ist.

So gehen Sie vor:

  • Stellen Sie sicher, dass die Liste mit den Projektdaten weder durch leere Zeilen noch durch leere Spalten unterbrochen wird.
  • Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Datenliste und drücken Sie Strg + T.
Bild 2: Diese Tastenkombination ist der schnellste Weg, um eine einfache Liste in eine Tabelle umzuwandeln
Bild 2: Diese Tastenkombination ist der schnellste Weg, um eine einfache Liste in eine Tabelle umzuwandeln
  • Bestätigen Sie im folgenden Dialogfeld (Bild 3) die Bereichsauswahl mit OK und achten Sie darauf, dass vor der Option Tabelle hat Überschriften ein Häkchen gesetzt ist.
Bild 3: Prüfen Sie, ob der Zellbereich korrekt ist und die erste Zeile der Liste als Überschrift verwendet wird 
Bild 3: Prüfen Sie, ob der Zellbereich korrekt ist und die erste Zeile der Liste als Überschrift verwendet wird 
  • Lassen Sie die Zellmarkierung in der Tabelle und wählen Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf (in früheren Versionen Tabellentools/Entwurf) ganz rechts bei den Tabellenformatvorlagen eine passende Farbvariante aus.
  • Geben Sie der Tabelle – auf der gleichen Registerkarte ganz links – noch einen sprechenden Namen (Bild 4). Dies erleichtert später das Erstellen und Lesen von Formeln.
Bild 4: Ganz links auf der Registerkarte geben Sie der Tabelle einen sprechenden Namen
Bild 4: Ganz links auf der Registerkarte geben Sie der Tabelle einen sprechenden Namen

 

Eine Beispieldatei zum Nachvollziehen der hier beschriebenen Schritte können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.

Mit Datenschnitten bequem filtern

Interaktive Bedienelemente, die auch optisch etwas hermachen, erhöhen den Nutzen und die Attraktivität eines Auswertungs-Cockpits. Die Funktion Datenschnitt eignet sich dafür perfekt. Mit ihr bauen Sie visuelle Filter ein, mit denen sich Listen schnell auf das Gewünschte reduzieren lassen.

Dank ihrer intuitiven Bedienbarkeit sind Datenschnitte auch für weniger Geübte ideal. Bis Excel 2010 war der Datenschnitt nur für Pivot-Tabellen verfügbar. Seit Version 2013 gibt es diese Beschränkung nicht mehr, und Datenschnitte lassen sich in allen Listen verwenden, die als Tabelle formatiert sind.

In dem Beispiel in Bild 1 sorgen drei Datenschnitte über der Tabelle dafür, dass Sie mit wenigen Klicks gezielt nach bestimmten Projekten, zuständigen Mitarbeitenden oder Leistungsarten filtern können.

Datenschnitte einfügen

Um die Funktion Datenschnitt anwenden zu können, muss die Liste – wie oben beschrieben – als Tabelle formatiert sein. Nach diesem vorbereitenden Schritt gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in die Tabelle. Im Menüband wird nun ganz rechts zusätzlich die Registerkarte Tabellenentwurf (früher Tabellentools/Entwurf) angezeigt.
  • Klicken Sie auf dieser Registerkarte den Befehl Datenschnitt einfügen an.
  • Setzen Sie im folgenden Dialogfeld bei den Feldern ein Häkchen, nach denen Sie künftig visuell filtern wollen. Hier im Beispiel sollen es Datenschnitte für die Felder "Projekt", "Zuständig" und "Leistung" sein (Bild 5).
  • Nach einem Klick auf OK werden neben der Tabelle drei Datenschnitte eingefügt. Platzieren Sie diese über oder auch neben der Tabelle.
Bild 5: Haken Sie hier die Überschriften der Spalten an, die Sie mithilfe von Datenschnitten visuell filtern wollen
Bild 5: Haken Sie hier die Überschriften der Spalten an, die Sie mithilfe von Datenschnitten visuell filtern wollen
  • Um Datenschnitte individuell auszurichten und zu konfigurieren, verwenden Sie die in Bild 6 gekennzeichneten Befehle auf der Registerkarte Datenschnitt (früher Datenschnitttools).
Bild 6: Über diese Registerkarte passen Sie die Optik von Datenschnitten individuell an
Bild 6: Über diese Registerkarte passen Sie die Optik von Datenschnitten individuell an

Vorteil 1: Einfaches Filtern und Auswerten per Mausklick

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Alle Kommentare (2)

Jens
Christoffer

Wo finde ich die Beispieldatei? Ich "bekomme" nur ein pdf angeboten
...Eine Beispieldatei zum Nachvollziehen der hier beschriebenen Schritte können Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.....
Ansonsten wieder ein sehr guter Artikel
Viele Grüße

Sehr geehrter Herr Christoffer,

entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Sie können die Bespieldatei nun über den Button "Download ZIP" herunterladen.

Herzliche Grüße
Antonia Mertens
projektmagazin