Mit E-Mails arbeiten: So kommunizieren Sie effektiv

E-Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E-Mail-Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.

 

Mit E-Mails arbeiten: So kommunizieren Sie effektiv

E-Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E-Mail-Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.

 

E-Mails sind heute das wichtigste elektronische Kommunikationsmittel und in den meisten Projekten unverzichtbar. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails.

"So ein Unsinn! Ich benutze E-Mails schon seit Jahren und habe noch nie Hilfe gebraucht. E-Mails sind doch heute reine Routine." Haben Sie das oder ähnliches gerade gedacht? Dann lesen Sie weiter, denn genau das ist der Punkt: (Fast) niemand von uns hat eine systematische "E-Mail-Ausbildung" genossen. Unsere Alltagsroutine im Umgang mit Mails ist schlicht daraus erwachsen, dass E-Mails in Projekten immer bedeutsamer wurden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Ihrer Projektarbeit bewusster und damit noch erfolgreicher einsetzen können.

Besonderheiten von E-Mails

Kommunizieren nach eigener Zeitplanung

E-Mails ermöglichen es zügig zu kommunizieren, ohne dass der eigene Arbeitsablauf gestört wird. Der Sender schreibt und verschickt die Mail, wenn er dafür Zeit hat. Und auch der Empfänger kann selbst entscheiden, wann (bzw. ob) er die Mail liest, bearbeitet oder beantwortet. Niemand wird aus einer konzentrierten Arbeitsphase gerissen, wie es z.B. bei Telefonanrufen passieren kann. Außerdem wird die Kommunikation dokumentiert. Ist eine Angelegenheit dringend oder erfordert sie persönlichen Kontakt, sind Mails dagegen weniger geeignet.

Nur scheinbar formlos

E-Mails werden vom Sender oft als Ersatz für die schnelle und formlose mündliche oder telefonische Kommunikation verwendet. Beim Empfänger haben sie aber eher die formelle Wirkung eines Briefs. Sie transportieren nur Worte - keine Stimmungen.

Seien Sie deshalb konservativ beim Schreiben und liberal beim Lesen von E-Mails. Lesen Sie sich widersprüchliche Mails besser mehrmals durch, vielleicht hat sich der Absender einfach nur missverständlich ausgedrückt.

Stolperfallen: Mehrdeutigkeiten - Widersprüche - Ironie

Empfänger lesen E-Mails immer unter bestimmten Vorannahmen oder Vermutungen. Enthält der Text Mehrdeutigkeiten oder Widersprüche, kann das unangenehme Folgen haben.

Um unnötigen Ärger zu vermeiden, lesen Sie Ihre Mail vor dem Versand immer noch einmal durch. Könnte der Empfänger etwas missverstehen, formulieren Sie um. Bei dieser Gelegenheit lassen sich außerdem oft noch Tippfehler entdecken. Bei besonders heiklen Mails ist es sinnvoll, einen Kollegen darum zu bitten, die Mail vor dem Versand gegenzulesen.

Damit Sie nie vergessen, Ihre Mails vor dem Versand ein zweites Mal zu lesen, können Sie die Rechtschreibprüfung des Mailprogramms zweckentfremden: Stellen Sie diese so ein, dass sie jede Mail vor dem Versenden prüft, und sorgen Sie dafür, dass das Wörterbuch mindestens ein Wort des Mail-Footers nicht kennt und somit bei jeder Mail mindestens einmal anschlägt. So können Sie auch verhindern, dass eine Mail unbeabsichtigt verschickt wird.

Keine Ironie

Ironie im Text wird vom Leser so gut wie nie verstanden. Schreiben Sie deshalb nichts in eine Mail, was Sie anders meinen, als es geschrieben steht. Verzichten Sie auf Emoticons, also auf "Smileys" wie :-) usw. - es sei denn Sie kommunizieren mit guten Kollegen. Wenn Sie Ihre Nachricht ohne Emoticons nicht vermitteln können, sollten Sie ein anderes Kommunikationsmittel wählen (z.B. Telefon).

So organisieren Sie Ihren Mail-Alltag

Hier erhalten Sie einige Anregungen, um sich Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern - insbesondere, wenn Sie täglich mehr als 100 Mails bekommen.

  • Automatische Benachrichtigung ausschalten: Stellen Sie die automatische Eingangsbenachrichtigung (Pop-Up, Signalton) aus. Schauen Sie dann nach neuen Mails, wenn es Ihnen passt! Sie werden feststellen, dass Sie so entspannter arbeiten können.
  • Feste E-Mail-Zeiten: Richten Sie sich feste Zeiten ein, in denen Sie Mails bearbeiten. Je nach "erwarteter Antwortzeit" der Unternehmenskultur kann das ein-, zwei- oder dreimal am Tag sein - viel mehr Zeitblöcke sollten Sie aber nicht einplanen. Mit festen E-Mail-Zeiten können Sie effektiv am Stück arbeiten und müssen sich nicht immer wieder neu in diese Aufgabe hineindenken.
  • Abends ein leerer Posteingang: Nehmen Sie sich vor, zum Feierabend einen leeren Posteingang zu haben. Das motiviert ungemein und vermindert das Gefühl, von der Menge an Mails erdrückt zu werden. Alle Mails im Posteingang abzuarbeiten erfordert Disziplin - Sie erreichen Ihr Ziel aber recht einfach, wenn Sie jede Mail nach dem Lesen oder Bearbeiten in einer entsprechenden Ordnerstruktur ablegen und die daraus folgenden Aufgaben in Ihre To-do-Liste eintragen. Denken Sie daran: Ihr Posteingang ist nicht Ihre To-do-Liste!
  • Jede Mail nur einmal angehen: Packen Sie jede Mail nur einmal an. Wenn Sie eine Mail öffnen, lesen Sie sie vollständig und konzentriert durch. Notieren Sie sich daraus entstehende Aufgaben in Ihrer To-do-Liste und legen Sie die Mail ab oder löschen Sie sie. Reicht eine kurze Antwort, schreiben Sie diese sofort. Ist die Beantwortung der Mail arbeitsintensiver, vermerken Sie ein To-do und legen Sie die Mail ab.
  • Erst informieren - dann antworten: Bevor Sie auf eine Mail antworten, lesen Sie erst alle Mails, die sich auf dasselbe Thema beziehen. Ansonsten kann es passieren, dass Sie sich über ein Problem den Kopf zerbrechen, das schon gelöst ist.
    Das ist eine Abweichung von der Empfehlung, jede Mail nur einmal anzupacken. Diese Ausnahme sollte aber nur nach Urlauben und ähnlichen Abwesenheiten notwendig sein.
  • Kurzes Feedback an den Sender: Wenn Sie wissen, dass die Beantwortung einer Mail länger dauert, teilen Sie das dem Sender mit: "Ich habe Ihre Mail gelesen - eine Antwort erhalten Sie bis zum 12.02. Ist eine kurzfristigere Antwort nötig, schicken Sie mir bitte eine kurze Nachricht."…

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