Mit E-Mails arbeiten: So kommunizieren Sie effektiv

E-Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E-Mail-Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.

E-Mails sind heute das wichtigste elektronische Kommunikationsmittel und in den meisten Projekten unverzichtbar. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails.

"So ein Unsinn! Ich benutze E-Mails schon seit Jahren und habe noch nie Hilfe gebraucht. E-Mails sind doch heute reine Routine." Haben Sie das oder ähnliches gerade gedacht? Dann lesen Sie weiter, denn genau das ist der Punkt: (Fast) niemand von uns hat eine systematische "E-Mail-Ausbildung" genossen. Unsere Alltagsroutine im Umgang mit Mails ist schlicht daraus erwachsen, dass E-Mails in Projekten immer bedeutsamer wurden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Ihrer Projektarbeit bewusster und damit noch erfolgreicher einsetzen können.

Besonderheiten von E-Mails

Kommunizieren nach eigener Zeitplanung

E-Mails ermöglichen es zügig zu kommunizieren, ohne dass der eigene Arbeitsablauf gestört wird. Der Sender schreibt und verschickt die Mail, wenn er dafür Zeit hat. Und auch der Empfänger kann selbst entscheiden, wann (bzw. ob) er die Mail liest, bearbeitet oder beantwortet. Niemand wird aus einer konzentrierten Arbeitsphase gerissen, wie es z.B. bei Telefonanrufen passieren kann. Außerdem wird die Kommunikation dokumentiert. Ist eine Angelegenheit dringend oder erfordert sie persönlichen Kontakt, sind Mails dagegen weniger geeignet.

Nur scheinbar formlos

E-Mails werden vom Sender oft als Ersatz für die schnelle und formlose mündliche oder telefonische Kommunikation verwendet. Beim Empfänger haben sie aber eher die formelle Wirkung eines Briefs. Sie transportieren nur Worte - keine Stimmungen.

Seien Sie deshalb konservativ beim Schreiben und liberal beim Lesen von E-Mails. Lesen Sie sich widersprüchliche Mails besser mehrmals durch, vielleicht hat sich der Absender einfach nur missverständlich ausgedrückt.

Stolperfallen: Mehrdeutigkeiten - Widersprüche - Ironie

Empfänger lesen E-Mails immer unter bestimmten Vorannahmen oder Vermutungen. Enthält der Text Mehrdeutigkeiten oder Widersprüche, kann das unangenehme Folgen haben.

Um unnötigen Ärger zu vermeiden, lesen Sie Ihre Mail vor dem Versand immer noch einmal durch. Könnte der Empfänger etwas missverstehen, formulieren Sie um. Bei dieser

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