In dieser Vorlage für ein Austrittsgespräch sind Fragen zusammengestellt, mit denen Sie ein umfassendes Feedback von der ausscheidenden Person erhalten. Diese Fragen können Sie an Ihre konkrete Situation im Unternehmen anpassen.

Konzept eines Austrittsgesprächs

Die Idee hinter Austrittsgesprächen ist, die Stärken und Schwächen der Organisation aus der Sicht der ausscheidenden Mitarbeitenden kennenzulernen und Impulse für die Verbesserung der eigenen Organisation zu gewinnen. Sie sollen dabei möglichst objektive Informationen über ihre Austrittsgründe geben und zudem Verbesserungsmöglichkeiten nennen. Neben diesen eher diagnostischen Gründen hilft ein Austrittsgespräch auch, ein positives Arbeitgeberimage durch die ausscheidenden Mitarbeitenden aufzubauen. 

Vorteile von Austrittsgesprächen

Mitarbeitende verlassen das Unternehmen typischerweise, weil sie ihre Ziele ihrer Auffassung nach in einem anderen Unternehmen besser erreichen können. Dennoch können auch diese ausscheidenden Mitarbeitenden für Ihr Unternehmen einen Mehrwert erzeugen. So können sie zu einem positiven Arbeitgeberimage beitragen (z.B. auf Bewertungsportalen für Unternehmen oder im Freundes- und Bekanntenkreis) und kehren möglicherweise auch wieder zu Ihrem Unternehmen zurück. Immer vorausgesetzt, dass sie das Unternehmen im Guten verlassen haben.

Mit einem Austrittsgespräch geben Sie als Organisation der ausscheidenden Person die Möglichkeit zu einem umfassenden Feedback. Sie erfahren, was sie an ihrem Arbeitsplatz geschätzt haben, aber unter Umständen auch, was sie zur Kündigung bewogen hat. Sie werden in diesem Gespräch Ihre Mitarbeitende:n nicht wieder zurückgewinnen. Es kann jedoch verhindern, dass andere Mitarbeitende aus den gleichen Motiven das Unternehmen verlassen. Vorausgesetzt, Sie nehmen die Rückmeldung an und setzen diese in Ihrem Unternehmen um.

Grenzen eines Austrittsgesprächs

Nicht immer ist es möglich, Austrittsgespräche in der hier dargestellten Art und Weise durchzuführen. Beispielsweise, wenn das Unternehmen keinen systematischen Offboarding-Prozess hat oder die Mitarbeitenden nur aus einem Projekt ausscheiden. Aber auch in diesen Fällen können Elemente der Vorlage für ein Abschiedsgespräch adaptiert werden. Beispielsweise können bei einem Ausscheiden aus einem Projekt Feedbackgespräche mit dem Fokus der Zusammenarbeit im Team geführt werden.

Austrittsgespräche sollten im Rahmen des Offboarding-Prozesses geführt werden und verpflichtend sein, damit Tendenzen bei der Kündigung von Mitarbeitenden erkannt werden. Jedoch sollten die ausscheidenden Personen nicht zu diesem Gespräch verpflichtet oder gar gezwungen werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Organisieren Sie das Austrittsgespräch!  

Suchen Sie für das Gespräch einen neutralen Ort. Dies kann ein Besprechungsraum oder eine Gesprächsnische sein. Wichtig ist, dass Sie dort ungestört miteinander reden können.

Schritt 2: Schicken Sie eine Einladung zum Gespräch!

Die Einladung sollte so gestaltet werden, dass die ausscheidende Person sich eingeladen fühlt, an diesem Gespräch teilzunehmen (siehe auch ▶ Video: Inviting Leadership). Dazu können Sie beispielsweise den folgenden Einladungstext verwenden und an Ihre konkrete Situation anpassen.

<Anrede>, Sie werden unser Unternehmen Ende dieses Monats verlassen. Bevor Sie dies tun, möchte ich gerne gemeinsam mit Ihnen Ihre Zeit in unserem Unternehmen Revue passieren lassen. Dazu lade ich Sie zu einem Abschiedsgespräch am <Termin> ein. Das Gespräch findet <Ort des Gespräches> statt. Mich interessiert vor allem, was Ihnen während Ihrer Tätigkeit bei uns gefallen hat, aber natürlich auch, was wir besser machen können. Über eine kurze Rückmeldung bezüglich Ihrer Teilnahme freue ich mich. Falls dieser Termin für Sie nicht realisierbar ist, können Sie gerne jederzeit mit einem alternativen Vorschlag auf mich zukommen. <Grußformel>

Schritt 3: Passen Sie die Fragen des Fragebogens an!

Grundlage für ein solches Austrittsinterview ist ein Fragenkatalog wie beispielsweise in dieser Vorlage. Dieser ist der rote Faden im Interview. Generell gilt: Stellen Sie bei allen Interviews vergleichbare Fragen, um die Antworten aus den Interviews miteinander vergleichen und Muster erkennen zu können.

In unserer Vorlage finden Sie bereits ein Set an Fragen, das Sie an Ihre individuelle Situation in Ihrem Unternehmen anpassen können, indem Sie beispielsweise Fragen streichen oder ergänzen, wie in Bild 1 dargestellt.

Der Fragebogen ermöglicht dennoch eine gewisse Flexibilität, sodass Sie Themen auch noch während des Gespräches vertiefen können, indem Sie spontan zusätzliche Fragen stellen.

Die Fragen in dieser Vorlage haben neben einer kurzen Überleitung sowie Einstiegs- und Abschlussfragen folgende Schwerpunkte:

Tätigkeit im Unternehmen

Zu Beginn bietet es sich an, den Fokus auf den:die Mitarbeitende:n und die ausgeführte Tätigkeit zu legen. Erst dann sollten Sie den Blick auf andere Schwerpunkte, wie z.B. das Unternehmen, das Team und die Führungskraft weiten. Das erleichtert den Einstieg in das Gespräch.

Unternehmen

Mit diesen Fragen ermitteln Sie, was Sie im Bereich der Unternehmensorganisation oder -kultur verbessern können. Denn Mitarbeitende, die sich nicht in das Unternehmen integriert fühlen, trennen sich leichter von diesem. Außerdem erfahren Sie Genaueres zu den Kündigungsgründen.

Arbeitssituation und Rahmenbedingungen

Die Fragen in diesem Abschnitt fokussieren weniger auf die Kündigungsgründe, sondern dienen einem allgemeinen Feedback zur Arbeitssituation. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf strukturelle Rahmenbedingungen ziehen und Verbesserungsmöglichkeiten anstoßen.

Arbeit im Team

Nicht immer muss das Unternehmen selbst der Grund für eine Kündigung sein. Mit diesen Fragen ermitteln Sie, ob zwischenmenschliche Faktoren ausschlaggebend für die Kündigung waren.

Führungskraft

Auch der Blick auf die Führungskraft ist wichtig. Denn allzu oft ist das Verhalten des:der Vorgesetzten ein Kündigungsgrund. Mit diesen Fragen finden Sie heraus, wie sich eine Führungskraft gegenüber den Teammitgliedern verhält, und ob hier ggf. Konsequenzen abgeleitet werden müssen (z.B. ein Führungskräftecoaching).

Projektmanagement

Wenn Projektmitarbeitende kündigen, kann der Grund auch in der Projektarbeit liegen. Diese Person kann einerseits mit der Arbeit in Projekten insgesamt unzufrieden sein oder andererseits mit ihrem konkreten Einsatz im Projekt. Mit diesen Fragen können Sie herausfinden, was Sie im Projektmanagement verbessern können.

Schritt 4: Führen Sie das Interview durch!

Das Gespräch sollten Sie allein mit dem:der Mitarbeitenden führen. Vermeiden Sie es, dass weitere Personen am Gespräch teilnehmen. Diese stören die vertrauensvolle Umgebung und verhindern, dass sich die ausscheidende Person offen äußert.

Während eines Austrittsgesprächs müssen Sie einen Drahtseilakt vollziehen: Einerseits müssen Sie im Kontakt mit Ihrem Gegenüber bleiben und anderseits dessen Antworten dokumentieren. Ideal dafür ist eine Sitzposition über Eck. So hat der:die Gesprächspartner:in nicht das Gefühl, dass Sie beim Mitschreiben etwas verheimlichen. Auf diese Weise können Sie auch leichter vom Augenkontakt mit Ihrem Gegenüber zu ihrem Dokument wechseln.

Mitschrift per Hand

Dies hat den Vorteil, dass Sie den Blickkontakt zum Gegenüber besser halten können. Jedoch sollten Sie die Mitschrift in die Antwortspalte des Fragebogens übertragen.

Mitschrift am PC

Wählen Sie diese Variante, sind die Antworten sofort elektronisch dokumentiert. Jedoch fällt es schwerer, den Blickkontakt zu halten, da der Bildschirm Sie von der anderen Person trennt.

Mitschrift mit einem Tablet

Diese Form ist eine gute Alternative, wenn das Tablet flach auf dem Tisch liegt. Es verbindet die Vorteile der Mitschrift per Hand und die mit dem PC.

Schritt 5: Werten Sie das Austrittsgespräch aus

Sie sollten versuchen, die Antworten in Stichworten zu notieren. Somit machen Sie sie vergleichbar und Sie können bei Häufungen von Antworten Tendenzen erkennen. Beispiel: Werden von mehreren Mitarbeitenden fehlende Karrierechancen genannt, sollten Sie das Karrieremodell im Unternehmen überprüfen.

Für die Auswertung kopieren Sie die Antwortspalte des Fragebogens in den Auswertungsbogen. Passen Sie jedoch zuvor die Fragen im Auswertungsbogen an die Fragen aus Ihrem Fragenkatalog an.

10 Tipps und Empfehlungen für ein gelungenes Austrittsgespräch

1. Offener Gesprächseinstieg: Fallen Sie mit Ihren Fragen nicht gleich mit der Tür in Haus. Stellen Sie zum Einstieg eine sehr offene Frage, die dem:der Interviewten die Gelegenheit gibt, erste Eindrücke zu seiner:ihrer Zeit im Unternehmen zu schildern.
2. Belastungsfreie Atmosphäre: Führen Sie das Gespräch zu einem Zeitpunkt, an dem es keine offenen administrativen Punkte zwischen dem Unternehmen und dem:der ausscheidendem Mitarbeitenden mehr gibt.
3. Geeigneter Raum: Führen Sie das Gespräch nicht in einem Büro, sondern in einem Besprechungsraum. Dies ist ein neutraler Ort, an dem Sie auf Augenhöhe miteinander reden können.
4. Störungsfreie Gesprächssituation: Sie sollten sich während des Gespräches ganz darauf konzentrieren und deshalb auch keine Anrufe entgegennehmen oder E-Mails checken.
5. Neutrale interviewende Person: Das Gespräch sollte auch nicht von der Führungskraft geführt werden, sondern von einer neutralen Person, z.B. aus der Personalabteilung. Bei dem Gespräch sollten keine weiteren Personen anwesend sein.
6. Gesprächseinstieg: Drücken Sie zu Beginn Ihr Bedauern aus, dass die Person das Unternehmen verlässt. Machen Sie zugleich deutlich, dass Sie diese Entscheidung respektieren, und erläutern Sie dann das Ziel des Gespräches.
7. Fragen als Leitfaden nutzen: Arbeiten Sie die vorbereite Fragenliste nicht ab, sondern nehmen Sie sie lediglich als Leitfaden für Ihr Gespräch. Hören Sie zu, was die ausscheidende Person sagt, und nehmen Sie die Antworten zum Anlass, Themen durch Nachfragen zu vertiefen. Geben Sie Ihrem Gegenüber auch Gelegenheit, eigene Themen anzusprechen, die vielleicht nicht im vorbereiteten Fragebogen enthalten sind. Vermitteln Sie dem:der ausscheidenden Mitarbeitenden, dass das Unternehmen seine:ihre Arbeit wertschätzt.
8. Zuhören: Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber. So zeigen Sie, dass Sie zuhören. Achten Sie auch auf die Körpersprache. Diese gibt Ihnen Hinweise, wann Sie nachfragen sollten oder die Fragen für den:die Gesprächspartner:in unangenehm werden.
9. Keine Diskussionen: Auch wenn Sie mit der Meinung des:der Mitarbeitenden nicht einverstanden sind, sollten Sie nicht diskutieren, sondern diese entgegennehmen und akzeptieren.
10. Für das Gespräch bedanken: Bedanken Sie sich am Ende des Gesprächs für die Zeit und die Offenheit, die Ihnen der:die ausscheidende Mitarbeiter:in entgegengebracht hat.

Was tun, wenn ein Gespräch nicht möglich ist?

Nicht immer ist ein persönliches Gespräch möglich. Sei es, dass kein gemeinsamer Gesprächstermin gefunden wird oder keine Ressourcen zur Verfügung stehen. In diesem Fall können Sie einen angepassten Fragebogen verschicken. Dieser sollte sich jedoch auf die für Sie wesentlichen Aspekte beschränken, zu lange Fragebögen bleiben wegen des hohen Aufwandes oft unbeantwortet. Senden Sie den Fragebogen Ihrem:Ihrer Gesprächspartner:in zu und bitten Sie um Rücksendung.

Beispiel für ein Begleitschreiben zum Fragebogen

<Anrede>,

Sie werden unser Unternehmen Ende dieses Monats verlassen. Bevor Sie dies tun, möchten wir gern ein Feedback über die Zeit in unserem Unternehmen erhalten. Uns interessiert vor allem, was Ihnen während Ihrer Tätigkeit bei uns gefallen hat, aber natürlich auch, was wir besser machen können.

Bitte nehmen Sie sich etwas Zeit und beantworten Sie die Fragen in dem beigefügten Fragebogen. Senden Sie mir diesen bitte wieder zu. Sie helfen uns damit, künftig Fehler zu vermeiden und Verbesserungen zu initiieren.

Im Voraus bedanke ich mich für Ihre Antworten.

<Grußformel>

(ne)