Mit der Management-Vorlage das Ziel im Blick

Probleme wirkungsvoll eskalieren

Wenn Sie als Projektleiter vom Management eine schnelle Entscheidung bezüglich Ihres Projekts benötigen, sollten Sie rasch "auf den Punkt" kommen. Renate Raschke erklärt an einem Beispiel, wie Ihnen dies mit einer Gesprächsführung anhand der Systematik der Management-Vorlage gelingen kann.
Mit der Management-Vorlage das Ziel im Blick

Probleme wirkungsvoll eskalieren

Wenn Sie als Projektleiter vom Management eine schnelle Entscheidung bezüglich Ihres Projekts benötigen, sollten Sie rasch "auf den Punkt" kommen. Renate Raschke erklärt an einem Beispiel, wie Ihnen dies mit einer Gesprächsführung anhand der Systematik der Management-Vorlage gelingen kann.

"Houston – wir haben ein Problem!" lautete der weltberühmte Hilferuf der Astronauten der Weltraum-Mission "Apollo 13" im Jahre 1970 – und die Mitarbeiter des Kontrollzentrums reagierten sofort, setzten "Himmel und Hölle" in Bewegung und brachten die Crew heil wieder auf die Erde.

Mit der lapidaren Aussage "Lenkungsausschuss – wir haben ein Problem!" werden Sie als Projektleiter, der durch auftretende Probleme den Erfolg seines Projekts gravierend gefährdet sieht, kaum ähnliche Reaktionen bei den Lenkungsausschuss-Mitgliedern hervorrufen.

Um den Lenkungsausschuss dennoch schnell zu einer Entscheidung zu bewegen, empfiehlt sich mit diesem eine Kommunikation, die sich in ihrem Argumentationsaufbau an der Systematik der Management-Vorlage orientiert. Ein solches Vorgehen findet häufig in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführern oder Vorständen, also dem höheren Management, Anwendung. Daher auch der Name.

Das Wichtigste zuerst

Ein Geschäftsführer oder Vorstand hat für die Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Thema wenig Zeit zur Verfügung. So sollte er auch komplexe Sachverhalte schnell erfassen können. Das bedeutet, dass die Themen, die dem Geschäftsführer bzw. Vorstand zur Entscheidung vorgelegt werden, in einer ganz bestimmten Art und Weise aufbereitet sein sollten: Das Wichtigste zuerst, kurz und knapp, und anschließend erklärende Informationen, die ebenfalls "auf den Punkt" gebracht sind.

Während Sie mit dem Elevator Pitch in 30 Sek. das Interesse Ihres Ansprechpartners für Ihr Anlegen wecken wollen (Siehe hierzu auch "Wecken Sie die Neugier mit dem Elevator Pitch", Projekt Magazin 08/2013), beinhaltet die Management-Vorlage eine Aufforderung an das Management zu handeln. In der Regel wird dabei vom Management eine Entscheidung benötigt.

Beispiel

Projektleiter Felix Marquard wird während des Status-Meetings seines aktuellen Projekts von den Teammitgliedern Frau Schneider und Herr Müller informiert, dass sie ab nächster Woche nicht mehr für sein Projekt zur Verfügung stehen, da sie zur Unterstützung eines anderen Projekts abgezogen wurden.

Herr Marquard beschließt, das Ressourcen-Problem "nach oben" zu eskalieren. Dafür stellt er sich zunächst folgende grundsätzliche Fragen:

  • "Soll ich persönlich bei Herrn Meier, meinem Ansprechpartner und Mentor aus dem Lenkungsausschuss, vorstellig werden?"
  • "Ist ein Anruf bei ihm angemessen?"
  • "Oder reicht eine E-Mail?"

Das persönliche Gespräch immer die erste Wahl

Die Entscheidung über die Kommunikationsart hängt von der Brisanz und Komplexität der Problemstellung ab. Grundsätzlich sollte ein persönliches Gespräch immer die erste Wahl sein. Die anderen Alternativen sollten lediglich bei räumlicher Trennung in Betracht gezogen werden. Dabei ist ein Anruf einer E-Mail vorzuziehen. Im vorliegenden Beispiel ist es auf jeden Fall die beste Lösung, das Lenkungsausschuss-Mitglied, das einem am nächsten steht, persönlich anzusprechen.

Eine wesentlich heiklere Frage schließt sich sofort an: "Wie sage ich es meinem Entscheider?"

Bei meinen Coachings mit Projektleitern konnte ich in der Reflektion ihres Handelns immer wieder folgendes fatale Vorgehen feststellen:

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 2

Alle Kommentare

Carsten
Kettner
Dr.
Guter Artikel, der zeigt, dass es in bestimmten Situationen geradezu angeraten ist, mit der Tür ins Haus zu fallen - ganz entgegen unserer häufig genossenen Erziehung. Mit obiger Argumentationskette macht Frau Raschke klar, dass die ins Haus fallende Tür durch strukturiertes Vorgehen nicht so hart aufschlägt...
Hagen
Rösch-Meier
Ich finde den Artikel auch sehr ansprechend und hilfreich. In der Realität hat sich gezeigt, dass es von Vorteil ist, sich bereits im Vorfeld Gedanken über mögliche Varianten zu machen. In Ihrem Beispiel könnte eine Variante sein, dass zumindest Her Müller dem Projekt zugewiesen wird und so die zu erwartende Verzögerung gemindert wird. Ein Entscheider muss zumeist mehreren Anspruchstellern gerecht werden und sucht dazu (im Normalfall) nach Kompromissen. Beste Grüße aus BS.
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