Projekt, Struktur, Plan: Projektstrukturpläne richtig einsetzen

Der Projektstrukturplan (PSP) leistet bei Projektplanung und -durchführung wertvolle Dienste. Er bietet Projektmanagern eine gute Möglichkeit, dem Projekt eine von allen akzeptierte Struktur zu geben und es professionell zu visualisieren. Doch in der Praxis ziehen viele Projektmanager den Balkenplan dem PSP vor. Grund ist oft die Unsicherheit darüber, wie ein "richtiger" Projektstrukturplan aussehen muss. Dr. Georg Angermeier nennt in seinem Artikel Argumente für den Einsatz des PSP. Er bescheibt seine Aufgaben und erläutert an einem anschaulichen Beispiel den Weg zum "Quick and Dirty"-PSP, bis hin zur systematischen Erstellung eines komplexen Projektstrukturplans für große Projekte.

Projekt, Struktur, Plan: Projektstrukturpläne richtig einsetzen

Der Projektstrukturplan (PSP) leistet bei Projektplanung und -durchführung wertvolle Dienste. Er bietet Projektmanagern eine gute Möglichkeit, dem Projekt eine von allen akzeptierte Struktur zu geben und es professionell zu visualisieren. Doch in der Praxis ziehen viele Projektmanager den Balkenplan dem PSP vor. Grund ist oft die Unsicherheit darüber, wie ein "richtiger" Projektstrukturplan aussehen muss. Dr. Georg Angermeier nennt in seinem Artikel Argumente für den Einsatz des PSP. Er bescheibt seine Aufgaben und erläutert an einem anschaulichen Beispiel den Weg zum "Quick and Dirty"-PSP, bis hin zur systematischen Erstellung eines komplexen Projektstrukturplans für große Projekte.

Der Projektstrukturplan (PSP, englisch: Work Breakdown Structure, WBS) leistet bei Projektplanung und -durchführung nützliche Dienste. Deshalb legen sowohl die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement bei der Zertifizierung zum Projektmanagement-Fachmann/-frau als auch das Project Management Institute (PMBOK) großen Wert darauf.

In der Praxis scheint der PSP allerdings keinen großen Anklang zu finden. Viele Projektmanager starten lieber gleich mit dem Balkenplan. Dies geschieht meist aus der Unsicherheit heraus, wie denn ein "richtiger" Projektstrukturplan aussehen muss. Sie vergeben sich damit die Chance, dem Projekt eine Struktur zu geben, die alle Projektbeteiligten vom Vorstandsvorsitzenden bis hin zum einzelnen Mitarbeiter akzeptieren. Ein guter Projektstrukturplan ermöglicht somit allen den vollständigen Überblick über das gesamte Projekt.

Dieser Artikel zeigt Ansätze, wie Projektmanager bestehende Schwierigkeiten mit dem Projektstrukturplan überwinden und ihn zur verlässlichen Basis der Projektplanung und -durchführung machen können.

Projektstrukturplan - wozu eigentlich?

Projekte zeichnen sich durch ein Mindestmaß an Komplexität aus. Während bei einer einfachen Aufgabe oder einem kleinen Auftrag sofort klar wird, was zu tun ist, erfordert ein Projekt die Zerlegung in einzelne Schritte. Es muss strukturiert werden, um durchführbar zu sein.

Ergebnis der Strukturierung ist der Projektstrukturplan als vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente eines Projekts. Klassisch geschieht dies in Form eines Organigramms. Alternativ können Sie ihn als nummerierte Aufzählung mit Einrückungen - ähnlich einem Inhaltsverzeichnis - oder sogar als Mind Map darstellen.

Bild 1: Der PSP als Organigramm, Aufzählung und Mind Map.

Unabhängig von seiner Darstellung hat der Projektstrukturplan folgende Aufgaben bzw. unterstützt folgende Tätigkeiten:

  • Vollständige Darstellung des Projektgegenstands
  • Definition des Projektziels und Überprüfung der Zieldefinition
  • Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete
  • Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik
  • Schaffung von Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten (Stakeholdern)
  • Aufstellen der Gliederung des Pflichtenhefts
  • Klärung der Auftragsvergabe an Organisationseinheiten bzw. Auftragnehmer
  • Bestimmung der Kostenträger in der Kalkulation eines Projektbudgets (Aufwandsschätzung)
  • Definition der Vorgänge zur Erstellung von Ablauf- und Terminplänen
  • Vorgabe einer Struktur für alle PM-Aufgaben (Risikomanagement, Controlling, Qualitätsmanagement, Berichtswesen usw.)
  • Spezifikation des Projekts und des Projektgegenstands als Grundlage für das Änderungsmanagement / Konfigurationsmanagement
  • Gliederung der Projektberichte (insbesondere Projektabschlussbericht)

Diesen Anforderungen wird ein Balkenplan nicht gerecht.

Zeit sparen mit dem Projektstrukturplan

Wer ohne Projektstrukturplan in ein Projekt startet, muss sich bei jeder der genannten Aufgaben erneut Gedanken über die Struktur machen. Ein für das gesamte Projekt gültiger PSP dagegen erspart dem Projektteam diesen zusätzlichen Arbeitsaufwand und die damit verbundene Zeitverschwendung.

Zwei Beispiele: Der Lenkungsausschuss fordert einen außerordentlichen Projektstatusbericht - die Gliederung dafür liegt in Form des Projektstrukturplans bereits fertig vor. Ein neuer Projektpartner benötigt eine schnelle Orientierung über das Projekt - mit Hilfe des PSPs kann der Projektleiter ihm diese sofort geben.

Dass trotz dieser offensichtlichen Vorteile der Projektstrukturplan in der Praxis häufig ein Schattendasein führt, beruht vornehmlich auf seiner beschränkten Integration in den meisten PM-Werkzeugen und der Vielzahl unterschiedlicher Interpretationen in der Literatur.

Beschränkte Integration in PM-Werkzeuge

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