Projektablage ist das halbe Leben: Projektdokumente strukturiert ablegen

Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die Projektdokumentation bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

Trotz zunehmender Digitalisierung unseres Büroalltags stapelt sich auf vielen Schreibtischen immer noch das Papier. Man gewinnt den Eindruck, dass der Papierverbrauch durch den Einsatz des Computers nicht geringer wird. Doch die Informationen, die in einem dieser Stapel schlummern, helfen leider niemandem, wenn man sie nicht mehr findet. Im folgenden Artikel wollen wir uns daher die Informationsflut etwas genauer ansehen und konkrete Hinweise geben, wie man die Projektablage sowohl digital als auch traditionell effizient organisieren kann.

Die Organisation der Ablage ist eine Management-Aufgabe

In ihrem Buch "Die Kunst, IT-Projekte zum Erfolg zu führen" berichtet Hedwig Keller, dass Mitarbeiter in Projekten eine gute Projekt-Dokumentation für wichtig hielten, dass sie aber noch keine gute Dokumentation bei einem Kunden angetroffen habe. Diese Erfahrung kann ich nur bestätigen. Teilweise gibt es keine Konzept zur Umsetzung, teilweise sind die Ablagesysteme so kompliziert aufgebaut, dass auf Grund von Zeitmangel die Ablage nicht korrekt geführt werden kann.

Erster Schritt zur Einführung einer geeigneten Ablagestruktur ist daher ein einheitlicher Gliederungsstandard für die Projektablage. Diese Standards müssen Sie individuell für Ihr Einsatzgebiet definieren.

Vorschlag für die Standardgliederung einer Projektablage:

  1. Übersicht
    1.1 Projektdeckblatt
    1.2 Übersicht Hardware und Software
    1.3 Netzpläne
    1.4 Schriftverkehr
    1.5 Sonstiges
  2. Vertrag
    2.1 Angebotskalkulation
    2.2 Nachkalkulation/Cashflow
    2.3 Anfrage/Lastenheft
    2.4 Angebot/Pflichtenheft
    2.5 Auftrag/Vergabe und Auftragsbestätigung
    2.6 Vertragsänderungen
    2.7 Interne Projektangebotsausarbeitungen
  3. Abwicklung
    3.1 Schriftverkehr zur Projektabwicklung
    3.2 Besprechungsnotizen
    3.3 Abnahmeprotokolle
    3.4 Interner Schriftverkehr zur Auftragsbearbeitung
    3.5 Rechnungen
  4. Unterauftragsnehmer
    4.1 Schriftverkehr/Besprechungsnotizen
    4.2 Vertragsgrundlagen
    4.3 Angebote von Unterauftragsnehmern
    4.4 Rechnungen von Unterauftragsnehmern
    4.5 Abnahmeprotokolle
  5. Gewährleistung
    5.1 Übersicht Kunde
    5.2 Übersicht Unterauftragsnehmer
    5.3 Schriftverkehr
  6. Technische Dokumentation
    6.1 Dokumentation der Software-Entwicklung
    6.2 Systemdokumentation

(nach: Prof. Dr. Manfred Bill, Fachhochschule Kaiserlautern)

Formularbasierte Ablage

Die Inhalte der einzelnen Ablageordner basieren auf einheitlichen Formularen (Angebotsvorlagen, Vertragsvorlagen, Vorlagen von Netzplänen etc.). Der Einsatz von Formularen für die Erfassung von Projektinformationen ist empfehlenswert. Legen Sie Formularvorlagen an, die von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt werden. So helfen Sie sich und Ihren Kollegen,

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