Projektablage ist das halbe Leben: Projektdokumente strukturiert ablegen

Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten. bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

 

Projektablage ist das halbe Leben: Projektdokumente strukturiert ablegen

Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die ProjektdokumentationProjektdokumentationProjektdokumentation ist die zum Zweck eines Projektaudits aufbereitete Zusammenstellung von Projektdokumenten. bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.

 

Trotz zunehmender Digitalisierung unseres Büroalltags stapelt sich auf vielen Schreibtischen immer noch das Papier. Man gewinnt den Eindruck, dass der Papierverbrauch durch den Einsatz des Computers nicht geringer wird. Doch die Informationen, die in einem dieser Stapel schlummern, helfen leider niemandem, wenn man sie nicht mehr findet. Im folgenden Artikel wollen wir uns daher die Informationsflut etwas genauer ansehen und konkrete Hinweise geben, wie man die Projektablage sowohl digital als auch traditionell effizient organisieren kann.

Die Organisation der Ablage ist eine Management-Aufgabe

In ihrem Buch "Die Kunst, IT-Projekte zum Erfolg zu führen" berichtet Hedwig Keller, dass Mitarbeiter in Projekten eine gute Projekt-Dokumentation für wichtig hielten, dass sie aber noch keine gute Dokumentation bei einem Kunden angetroffen habe. Diese Erfahrung kann ich nur bestätigen. Teilweise gibt es keine KonzeptKonzeptNach der Formulierung des Projektziels, das bewusst lösungsneutral gehalten werden soll, steht die Suche nach Lösungsmöglichkeiten für die Aufgabenstellung. Für die aussichtsreichsten Lösungen werden dann Konzepte entwickelt, die den konkreten Lösungsweg beschreiben. zur Umsetzung, teilweise sind die Ablagesysteme so kompliziert aufgebaut, dass auf Grund von Zeitmangel die Ablage nicht korrekt geführt werden kann.

Erster Schritt zur Einführung einer geeigneten Ablagestruktur ist daher ein einheitlicher Gliederungsstandard für die Projektablage. Diese Standards müssen Sie individuell für Ihr Einsatzgebiet definieren.

Vorschlag für die Standardgliederung einer Projektablage:

  1. Übersicht
    1.1 Projektdeckblatt
    1.2 Übersicht Hardware und Software
    1.3 Netzpläne
    1.4 Schriftverkehr
    1.5 Sonstiges
  2. VertragVertragWenn in einem Projekt mehrere Unternehmen zusammenarbeiten, ist dringend anzuraten, dies in einem schriftlichen Vertrag zu regeln.
    2.1 AngebotskalkulationAngebotskalkulationDie Angebotskalkulation ist eine nach Kostenarten strukturierte und um verschiedene Aufschläge erweiterte Projektkalkulation . Zweck ist die Preisfindung für den Kunden, der das Projekt beauftragt.
    2.2 Nachkalkulation/Cashflow
    2.3 Anfrage/Lastenheft
    2.4 Angebot/Pflichtenheft
    2.5 Auftrag/Vergabe und AuftragsbestätigungAuftragsbestätigungAuftragsbestätigung ist die verbindliche (i.d.R. schriftliche) Mitteilung des Anbietenden an den Auftraggeber, dass er den erteilten Auftrag ausführen wird.
    2.6 Vertragsänderungen
    2.7 Interne Projektangebotsausarbeitungen
  3. Abwicklung
    3.1 Schriftverkehr zur ProjektabwicklungProjektabwicklungProjektabwicklung oder Projektdurchführung ist die Realisierung des konkreten Projektablaufs. Es gibt keine einheitliche Sprachregelung dafür, ob die Projektmanagementaufgaben und dort insbesondere die Projektplanung Bestandteil der Projektabwicklung sind oder ob die Projektabwicklung lediglich die wertschöpfenden Projektprozesse umfasst.
    3.2 Besprechungsnotizen
    3.3 Abnahmeprotokolle
    3.4 Interner Schriftverkehr zur Auftragsbearbeitung
    3.5 Rechnungen
  4. Unterauftragsnehmer
    4.1 Schriftverkehr/Besprechungsnotizen
    4.2 Vertragsgrundlagen
    4.3 Angebote von Unterauftragsnehmern
    4.4 Rechnungen von Unterauftragsnehmern
    4.5 Abnahmeprotokolle
  5. Gewährleistung
    5.1 Übersicht Kunde
    5.2 Übersicht Unterauftragsnehmer
    5.3 Schriftverkehr
  6. Technische Dokumentation
    6.1 Dokumentation der Software-Entwicklung
    6.2 Systemdokumentation

(nach: Prof. Dr. Manfred Bill, Fachhochschule Kaiserlautern)

Formularbasierte Ablage

Die Inhalte der einzelnen Ablageordner basieren auf einheitlichen Formularen (Angebotsvorlagen, Vertragsvorlagen, Vorlagen von Netzplänen etc.). Der Einsatz von Formularen für die Erfassung von Projektinformationen ist empfehlenswert. Legen Sie Formularvorlagen an, die von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt werden. So helfen Sie sich und Ihren Kollegen, Informationen kurz und für Dritte verständlich zusammenzufassen.

Informieren Sie bei jedem Projektbeginn über die eingesetzten Formulare. Geben Sie zwar jedem Mitarbeiter die Freiheit, auch lokal Informationen für seine Zwischenstände, z.B. für Ideen und aktuelle Arbeit, zu speichern, sorgen Sie aber dafür, dass die zentrale Projektablage immer auf den aktuellen Standards basiert. Bestimmen Sie einen Hauptverantwortlichen für die Projektablage. Diese Person hilft bei Zweideutigkeiten während der Dokumentenablage. Halten Sie Ihr Projektdokumentation überschaubar (siehe hierzu auch den Tipp: "Halten Sie die Projektdokumentation überschaubar", Ausgabe 08/00).

Ins Archiv oder in den Papierkorb?

Viele von uns neigen dazu, jede Art von Information zu archivieren, egal ob wichtig oder unwichtig, denn sie könnte schließlich irgendwann einmal von Bedeutung sein. Ich kann dies aus eigener Erfahrung bestätigen: In meinem eigenen Archiv stapeln sich z.B. Tipps und Tricks für die Bedienung von Microsoft Word Version 2.0 für DOS. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kollege oder ich selbst diese Informationen für ein Projekt benötigt, ist zugegebenermaßen gleich null.

Bevor ein Dokument in die Ablage wandert, prüfen Sie daher, ob die enthaltene Information wichtig ist und überhaupt abgelegt werden muss. Denken Sie daran, dass auch der Papierkorb eine Möglichkeit ist, Dinge - endgültig - abzulegen.

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