Project Management Professional, PRINCE2 Practitioner oder ein IPMA-Level – eine dieser Projektmanagement-Zertifizierungen der unterschiedlichen Verbände besitzen die meisten Projektleiter:innen. Zusätzlich haben viele Unternehmen auf dieser Basis ihr individuelles Vorgehensmodell mit eigenen Richtlinien zum Projektmanagement entwickelt. Oft kommen noch die unterschiedlichsten Prozesse, Dokumente und Regelungen hinzu, die in Organisationsanweisungen oder schriftlich fixierten Ordnungen festgehalten sind. Einen wirklich guten Überblick haben dann nur fest angestellte Projektleitende mit jahrelanger Erfahrung im gleichen Unternehmen. Doch viele Projekte werden mittlerweile von externen Führungskräften durchgeführt, deren Fachexpertise meist nur für ein bestimmtes Projekt eingekauft wird.

Pünktlich zum Projektstart an Bord, muss sich eine externe Projektleitung schnell und detailliert in die unternehmensspezifischen Projektmanagementrichtlinien einarbeiten. Damit dies möglichst reibungslos gelingt, stellt ein großer deutscher Finanzdienstleister, hier "Finanzdienstleister & Partner" (F&P) genannt, seit vier Jahren externen und auch neuen internen Projektleitungen auf Wunsch einen Projektleiter-Coach (PL-Coach) zur Seite. Wie dieses Coaching-Programm funktioniert und stetig weiterentwickelt wird, zeigen wir in diesem Artikel. Wir sind selbst als Projektleitungen und PL-Coaches tätig.

Hilfestellung für Projektleitungen

Bei F&P übernehmen in der Regel erfahrene interne Projektleitungen die Rolle des PL-Coaches und stehen dem neuen Teammitglied (PL-Coachee) über den gesamten Life Cycle des Projekts hinweg mit Rat und Tat zur Seite. Sie haben idealerweise bereits Erfahrung mit ähnlichen Projekten, wie jenes, das der PL-Coachee aktuell betreut. So können sich beide z.B. über die unternehmensübliche Projektstruktur sowie über mögliche Stolperfallen und Formalitäten rund um das Projekt austauschen. Ziel ist es, auf diese Weise Verzögerungen bei der Projektdurchführung zu reduzieren und die Qualität des Projekts möglichst über die gesamte Projektlaufzeit auf gleichem Niveau zu halten.

Dieser Austausch über wichtige Formalitäten zu Beginn eines Projekts fehlte z.B. dem externen Projektleiter Herrn Kramer, der bei F&P mit dem Projekt "Umstrukturierung der Vertriebsorganisation" betraut war. Das Startdatum des Projekts war auch sein erster Arbeitstag bei F&P. Die entsprechende Projektvorbereitung wurde bereits vorab von internen Kolleg:innen durchgeführt, wie z.B. die Erstellung und Genehmigung eines Projektantrags inkl. Budgetierung, Zeitplanung und Ressourcenplanung. Das Projektportfoliomanagement verwies Herrn Kramer an seinem ersten Arbeitstag auf die Intranetseite des Projekt- und Portfoliomanagements mit der Bitte, sich den F&P-Projektprozess inkl. Regelungen, Fristen, Vorlagen und Vorgaben anzueignen, um einen reibungslosen prozessualen Projektverlauf zu gewährleisten. Herr Kramer hatte jedoch keine Zeit, sich alle Themen durchzulesen und dachte sich: "In diesem Unternehmen wird es auch nicht anders laufen als in anderen." An seinem ersten Arbeitstag zwei Wochen später meldete sich der Change Manager, der das Projektteam als weiteres externes Teammitglied verstärken sollte, am Empfang. Herr Kramer hatte aber weder einen Arbeitsplatz noch einen Laptop oder eine Zutrittskarte für ihn beantragt, was als Aufgabe in den Unterlagen vermerkt war. So verstrich wertvolle Projektzeit ungenutzt.

Um ähnliche Fehler und Verzögerungen in Zukunft zu vermeiden, führte F&P wenig später das PL-Coaching ein. Die Fäden für das Coaching-Programm laufen zunächst bei Frau Fink, der Leiterin des abteilungsübergreifenden Projektmanagement-Teams zusammen. Diesem gehören alle hauptamtlichen internen Projektleiter:innen von F&P an.

Je nachdem, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, können Sie ein PL-Coaching aber auch an das Projektmanagement Office, das Portfoliomanagement oder den Stab andocken.

Das PL-Coaching von Anfang an in das Projekt einbinden

Die Einbindung des PL-Coaches startet bei F&P zum frühestmöglichen Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Projekts, spätestens bei Erstellung des Projektantrags. Gleichzeitig melden die Initiator:innen neuer Projekte dem Projektmanagement-Team, dass ein neues Projekt geplant ist. Auf diese Weise ist dieses schon in die Auswahl einer geeigneten Projektleitung für ein bestimmtes Projekt involviert, so auch bei Frau Temp.

Als Expertin war sie als externe Senior-Projektleiterin für die Einführung einer "Robotic Process Automation (RPA)" bei F&P verantwortlich. Dabei geht es um "Roboter", die auf Softwareoberflächen einzelne Routineprozesse durchführen. Sie sollen die in dem Sachbereich arbeitenden Personen entlasten und die Kapazität einzelner Abteilungen erhöhen. Schon während des Auswahlprozesses einer passenden Projektleitung bot man Frau Temp einen PL-Coach an. Sie fühlte sich dadurch als externe Projektleiterin bei F&P willkommen und vereinbarte gleich für ihren ersten Arbeitstag einen Austauschtermin zum Coaching mit Frau Fink. Nach Absprache innerhalb des Teams übernahm Herr Korn die Aufgabe des PL-Coaches für Frau Temp und das RPA-Projekt.

Auswahl der Projekte mit Coaching-Bedarf und Wahl des Coaches

Da nicht alle Projekte mit externen oder neuen Projektleitungen durch ein PL-Coaching begleitet werden können, wird bei F&P folgende Priorisierung formuliert:

1. Die Rolle der Projektleitung ist extern besetzt.
2. Die interne Projektleitung hat noch wenig Erfahrung.
3. Die Komplexität des Projekts wird durch das Projekt- und Projektportfoliomanagement als hoch eingeschätzt.

Auch für die Auswahl des passenden PL-Coaches mit entsprechender Erfahrung hat F&P drei Kriterien festgelegt. Diese können Sie individuell an das Projektportfoliomanagement in Ihrem Unternehmen anpassen:

Frau Temp und ihr RPA-Projekt erfüllen demnach zwei der oben genannten Prioritätskriterien: Zum einen ist sie eine externe Projektleiterin und zum anderen wurde die Komplexität des Projekts als "hoch" eingestuft, da es sich um die Einführung einer neuen, sensiblen Technik im Softwarebereich handelt. Wegen der besonderen Komplexität betreut Herr Korn als erfahrener interner Senior-Projektleiter das RPA-Projekt als PL-Coach. Er verfügt über tiefe Kenntnisse zum Einführungsmanagement von neuen Technologien in einem Finanzunternehmen. Damit hat er auch die nötige Erfahrung, um das Projekt objektiv einzuschätzen, und um – wenn nötig – kritische Fragen zu stellen oder Empfehlungen auszusprechen.

Eigenschaften eines PL-Coaches

Neben Erfahrung im Durchführen verschiedener Projekte nach den unternehmensspezifischen Projektmanagementvorgaben und einer – nach Möglichkeit – zum jeweiligen Projekt passenden fachlichen Expertise, sollte ein PL-Coach über gute kommunikative Fähigkeiten und Empathie verfügen. Auch ein gewisses Gespür für kritische Situationen oder Konflikte im Projekt kann ggfs. erfolgsentscheidend für ein Projekt sein. Wichtig ist, dass eine fachlich entspannte Beziehung zwischen Coach und Coachee entstehen kann. Eine besondere Ausbildung ist für die Aufgabe als PL-Coach nicht notwendig. Es geht vor allem darum, das Wissen und die interne Erfahrung zu nutzen, um den Coachees in bestimmten Situationen zu helfen. Der PL-Coach ist zudem dafür verantwortlich, dass die weitergegebenen Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Eine Kontroll- oder Prüfungsinstanz stellt der PL-Coach nicht dar. Er trägt auch keine Lieferverantwortung für das Coaching-Projekt. Die Aufgaben eines Lenkungsausschusses und anderer prüfender und qualitätssichernder Instanzen bleiben durch das PL-Coaching unberührt.

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