Projekte effizient koordinieren mit Projektportfolio- und Programm-Management

Unternehmen haben oft nur Einzelprojekte im Blick, nicht ihr gesamtes Projektportfolio. So verschenken sie Synergieeffekte und produzieren unnötige Kosten. Mit Projektportfolio- und Programm-Management (PPM-/PMM-Methode) können sie alle Projekte zeitgleich professionell steuern. PPM erlaubt es, Budgets und Ressourcen optimal zu verteilen, Risiken entgegenzuwirken, Doppelarbeiten zu vermeiden, Wissen zu übertragen und die Projekt-Abbruchraten zu senken. Simon A. Schmidt und Nicole Mertin beschreiben in ihrem Beitrag effizientes Portfoliomanagement und den damit verbundenen Steuerungsprozess.

Projekte effizient koordinieren mit Projektportfolio- und Programm-Management

Unternehmen haben oft nur Einzelprojekte im Blick, nicht ihr gesamtes Projektportfolio. So verschenken sie Synergieeffekte und produzieren unnötige Kosten. Mit Projektportfolio- und Programm-Management (PPM-/PMM-Methode) können sie alle Projekte zeitgleich professionell steuern. PPM erlaubt es, Budgets und Ressourcen optimal zu verteilen, Risiken entgegenzuwirken, Doppelarbeiten zu vermeiden, Wissen zu übertragen und die Projekt-Abbruchraten zu senken. Simon A. Schmidt und Nicole Mertin beschreiben in ihrem Beitrag effizientes Portfoliomanagement und den damit verbundenen Steuerungsprozess.

Derzeit reagieren viele Unternehmen auf den wirtschaftlichen Wandel mit einem Projektboom. Die inflationäre Anzahl von Vorhaben, die so entsteht, muss zielgerichtet koordiniert werden. Budgetengpässe oder Unerfahrenheit sind allerdings zwei Gründe, die eine effiziente und effektive Steuerung von Projekten verhindern. Wenn keine Prioritäten gesetzt und Zusammenhänge übersehen werden, kommt es zu Ressourcenengpässen, Doppelarbeit und Projektabbrüchen. Es entstehen unnötig hohe Kosten.

Nur eine ganzheitliche Projektmanagementmethodik erlaubt es, das Portfolio entsprechend der Unternehmensstrategie zu steuern. Professionell geführte Projekte und effektiv gesteuerte Programme bzw. Projektportfolios sind der beste Weg, um strategische Unternehmensziele umzusetzen. Der vorliegende Artikel beschreibt das Projektportfoliomanagement und den damit verbundenen Steuerungsprozess.

Abgrenzung Projektportfolio- und Programm-Management

Das in Bild 1 dargestellte Modell dient der begrifflichen Abgrenzung von Projektportfolio- und Programm-Management. Es berücksichtigt alle vorhandenen substanziellen Inhalte zum Thema Multiprojektmanagement, speziell Projektportfolio- (PPM) und Programm-Management (PMM).

Definition: Programm

Ein Programm fasst eine Anzahl von Projekten zusammen, die miteinander in Beziehung stehen. Es ist ein langfristiges Vorhaben und bildet eine übergeordnete Einheit. Die Steuerung von Programmen kann als strategisches Multiprojektmanagement verstanden und Programm-Management genannt werden. Die Experten, die im Programm-Management tätig sind, verantworten den Ablauf aller Projekte.

Die Projekte innerhalb eines Programms können funktional oder nach Zielsetzung zusammengefasst werden. Dies geschieht in der Praxis mit Hilfe eines Programmplans. In diesem Plan werden die Arbeitspakete aller Personen aufgeführt, die am Programm beteiligt sind. Er beinhaltet Aufwandswerte, Start- und Endzeitpunkte sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen zwischen allen Arbeitspaketen des Programms. Im Gegensatz zum Projektportfolio ist ein Programm zeitlich befristet.

Mitarbeiter des Programm Management Offices (PMO) pflegen den Programmplan zentral. So vermeidet das Unternehmen Doppelarbeiten. Außerdem bewertet und steuert das PMO laufend alle wichtigen Beziehungen zwischen den Projekten eines Programms. Auf diese Weise fallen keine unnötig hohen Kosten an. Konkret heißt das beispielsweise: Alle Vorhaben einer EDV-Abteilung oder alle Projekte zur Entwicklung, Fertigung und Markteinführung einer neuen Produktgeneration werden in einem Programm zusammengefasst. Es ist abgeschlossen, sobald Kunden das Produkt kaufen können.

Bild 1: Modell zur Unterscheidung von PMM und PPM.

Definition: Projektportfolio

Alle allein stehenden und zu Programmen zusammengefassten Projekte einer strategischen Geschäftseinheit bilden zusammen ein Projektportfolio. Da Projekte und Programme laufend abgeschlossen, neu priorisiert, verworfen oder der strategischen Ausrichtung des Unternehmens angepasst werden, verändert sich dieses Projektportfolio ständig. PPM kontrolliert und steuert die Summe der Projekte und Programme eines projektorientierten Unternehmens. Es stellt sicher, dass die Unternehmen die richtigen Projekte und Programme zum richtigen Zeitpunkt mit den geeignetsten Ressourcen und den notwendigen Finanzmitteln durchführen.

Programm-Management ist eine Teilmenge des Portfoliomanagements. Es unterscheidet sich von diesem nur in der strategischen Positionierung und der zeitlichen Befristung. Der Portfoliomanager muss Unternehmensziele, Produkt-, Markt- und Technologiestrategien mit Investitionen in Form von Projekten und Programmen permanent abgleichen. Zur Strategieumsetzung führt das Unternehmen dann Projekte und Programme durch. Die Steuerung innerhalb eines Programms stellt die Hauptaufgabe des PMM dar.

Dieser Artikel beschränkt sich auf das Projektportfolio-Management und den erforderlichen Steuerungsprozess. Alle Aspekte, die im Folgenden für das PPM erarbeitet werden, lassen sich jedoch auch auf das Programm-Management anpassen.

Der PPM-Prozess

Der zyklische Prozess des Projektportfoliomanagements lässt sich in drei Phasen aufteilen (Bild 2):

  • Projektportfolioinitiierung,
  • Projektportfolioplanung und
  • Projektportfoliocontrolling inklusive Berichtswesen.

Projektportfolioinitiierung

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