Praxiserfahrung von Projektmanagern

Projektkommunikation – Defizite, Herausforderungen und Lösungsansätze

Projektkommunikation wird nur selten systematisch und professionell gestaltet, obwohl nahezu alle Projektmanager sie für wichtig oder sehr wichtig halten. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie mit dem Titel "Kommunikation in Projekten", bei der Projektmanagerinnen und Projektmanager nach ihren Praxiserfahrungen befragt wurden. Dr. Katja Nagel und Holger Wild stellen die Ergebnisse dieser Studie vor und geben Empfehlungen, wie Projektverantwortliche die erkannten Defizite in der Praxis überwinden können. Die Autoren vertreten die These, dass sich ein höherer Aufwand für Projektkommunikation rentiert, denn nur Kommunikation sichert die für den Erfolg notwendige Koordination und Kooperation zwischen den Projektbeteiligten.
Praxiserfahrung von Projektmanagern

Projektkommunikation – Defizite, Herausforderungen und Lösungsansätze

Projektkommunikation wird nur selten systematisch und professionell gestaltet, obwohl nahezu alle Projektmanager sie für wichtig oder sehr wichtig halten. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie mit dem Titel "Kommunikation in Projekten", bei der Projektmanagerinnen und Projektmanager nach ihren Praxiserfahrungen befragt wurden. Dr. Katja Nagel und Holger Wild stellen die Ergebnisse dieser Studie vor und geben Empfehlungen, wie Projektverantwortliche die erkannten Defizite in der Praxis überwinden können. Die Autoren vertreten die These, dass sich ein höherer Aufwand für Projektkommunikation rentiert, denn nur Kommunikation sichert die für den Erfolg notwendige Koordination und Kooperation zwischen den Projektbeteiligten.

Management besteht zu einem großen Teil aus Kommunikation, kaum jemand wird dies bestreiten. Dasselbe gilt folglich auch für Projektmanagement und es gibt gute Gründe zur Annahme, dass der Anteil der Kommunikation hier sogar noch größer ist als im Alltagsgeschäft. Denn ein Projekt ist immer ein Sonderfall, der das eingespielte Gefüge von Aufbau- und Ablauforganisation durchbricht, und das Besondere erfordert notwendigerweise einen größeren Vermittlungsaufwand als das Bekannte.

Dennoch wird Projektkommunikation nur selten systematisch und professionell gestaltet. Zu diesem Ergebnis kam zuletzt auch eine Studie der Kommunikationsberatung Cetacea GmbH mit dem Titel "Kommunikation in Projekten" (Nagel, 2013), deren Ergebnisse im Folgenden vorgestellt und mit Empfehlungen für die Praxis verbunden werden.

Unter Projektkommunikation wird hier zweierlei verstanden: sowohl die Kommunikation innerhalb eines Projekts, also zwischen den daran unmittelbar Mitwirkenden, als auch die nach außen gerichtete Kommunikation über das Projekt, also gegenüber Auftraggebern, Beteiligten, Betroffenen sowie weiteren Stakeholdern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. "Kommunikation" meint außerdem mehr als die Übermittlung bloßer (Sach-)Information, sondern umfasst auch alle anderen möglichen Aussageformen wie z.B. Appelle, Versprechen, Drohungen, Gratulationen usw.

Kommunikation in Projekten – Was sagen die Praktiker?

Gegenstand der im Februar 2013 veröffentlichten Studie war die Bedeutung von Kommunikation in Projekten –einerseits in der subjektiven Einschätzung durch Projektmanager, andererseits in deren tatsächlicher Praxis. Die Studie wurde als Online-Befragung in den Kompetenz-Netzwerken des Interim-Management-Anbieters Atreus GmbH und der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) durchgeführt. An der Befragung nahmen 754 Projektmanager und Projektmanagerinnen teil, von denen zwei Drittel (65%) in dieser Funktion eine Berufserfahrung von mehr als zehn Jahren haben.

Bild 1: Projektbeteiligte schätzen Kommunikation als sehr wichtig ein.

Wie Bild 1 zeigt, waren sich die Projektmanager in einem Punkt zu nahezu 100% einig: Kommunikation ist für den Projekterfolg sehr wichtig. Die Praxis allerdings bleibt hinter diesem Bewusstsein deutlich zurück. Am meisten wird noch über die wichtigsten Meilensteine kommuniziert, ansonsten mehrheitlich nur sporadisch, situativ und ohne Ansehen der unterschiedlichen Zielgruppen (Bild 2). Eine kontinuierliche Kommunikation über alle Phasen eines Projekts von Initialisierung und Planung über die Durchführung bis zum Abschluss halten zwar mehr als 80% der Projektmanager für sinnvoll und wünschenswert, aber nur rund 40% werden ihrem eigenen Anspruch auch gerecht.

Bild 2: Reale Umsetzung der Projektkommunikation.
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Was Projektkommunikation leisten muss

Diese Diskrepanz ist umso erstaunlicher angesichts der Aufgaben, die Projektkommunikation erfüllen muss. Da steht an erster Stelle – auch nach Meinung der Studienteilnehmer – die Information über die Projektziele, die zu bewältigenden Arbeitspakete im Zeitverlauf, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten, den Projektverlauf mit Fortschritten und Verzögerungen sowie deren Gründe. Dies stellt die unerlässliche Abstimmung zwischen den Mitgliedern des Projektteams sicher. Auch die vom Projekt Betroffenen sind rechtzeitig darüber zu unterrichten, welche Veränderungen auf sie zukommen, damit das Projekt erfolgreich sein kann.

Kommunikation ist mehr als die Verteilung von Fakten

Zu beachten ist, dass Informationsweitergabe in den meisten Fällen nicht einfach nur heißen kann, virtuelle Ampeln auf Dashboards oder Präsentationsfolien auf Rot, Gelb oder Grün zu schalten und ein paar Bullet Points mit Stichpunkten hinzuzufügen. Das mag gerade noch genügen, wenn es sich um ein sehr kleines Projekt handelt, mit wenigen eng umrissenen Zielen und einer geringen Zahl von Beteiligten, die alle denselben fachlichen Hintergrund haben.

Je größer aber das Projekt, je unterschiedlicher die Zusammensetzung des Projektteams und je breiter seine Wirkung auf die Arbeitsanforderungen und -abläufe im Unternehmen ist, desto mehr bedürfen die Informationen der Erklärung, um auch für diejenigen verständlich zu sein, denen die Expertise für das jeweilige Thema fehlt. Denn nur verständliche Informationen können vom Empfänger auch sinnvoll weiterverarbeitet werden. Aber gerade Spezialisten sind der Erfahrung nach nicht besonders gut darin, über ihr Fachgebiet anders denn als in ihrer Fachsprache zu kommunizieren. Da Projektteams meist aus Spezialisten bestehen, ist die notwendige empfängergerechte Aufbereitung der Informationen eine originäre – wenngleich allzu oft übersehene – Aufgabe der Projektkommunikation.

Unabdingbar für das Gelingen eines Projekts ist ferner eine hinreichende Motivation der Beteiligten, zu diesem Gelingen durch eigene Leistung beizutragen. Diese Motivation mag durch materielle Prämien zusätzlich gefördert werden können – ihre Grundlage aber bildet die Überzeugung von der Sinnhaftigkeit des Projekts und damit des eigenen Beitrags. Diese Überzeugung hervorzurufen und aufrechtzuerhalten ist ein ausschließlich kommunikativer Akt. Projektkommunikation ist daher auch Projektführung: Denn nur motivierte Mitarbeiter werden auftauchende Hindernisse bereitwillig zu überwinden trachten – was Anstrengung kostet –, statt ihnen einfach auszuweichen oder sie sogar zu negieren.

Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Bemerkenswerterweise nennen dennoch nur etwas mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer die Einbindung und Motivation der Mitarbeiter als eine…

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare

Kai
Milkereit
Die soften Themen mit harten Zahlen einer Studie hinterlegt – das sollte Projekt Auftraggeber und Projektleitende sehr nachdenklich machen und zum Handeln bewegen. . Ein Aspekt fehlt aus meiner Sicht im Artikel bei der Betrachtung von Kommunikation im Projekt: Es geht nicht nur um das Verteilen verständlicher Informationen sondern auch darum, wie Informationen gewonnen und ausgetauscht werden. Dazu müssen die Beteiligten vor allem zuhören können, Beiträge anderer einordnen (wo haben wir Konsens, wo ist Dissens?) und Dissens auflösen können. . Dieser Teil ist der Grundlegende und wenn es daran hapert, entstehen keine optimalen Lösungen und kein Comittment. Und dann können auch Kommunikationsexperten die Sache nicht mehr retten. . Der Artikel spielt m.E. zu einseitig, dass externe Beratung in Projekten die Kommunikation verbessern kann und dass das Level dieser Profis für ‚normale‘ Projektleitungen eh unerreichbar ist. Seminare können das auch nicht leisten – zu sehr an der Oberfläche. Aus der Sicht externer Berater eine nachvollziehbare Argumentation;-) . Viel mehr zeigen die Ergebnisse der Studie, was vielen von uns wahrscheinlich schon länger dämmert: Die Verbesserung unserer kommunikativen Fähigkeiten gehört ganz oben auf die Agenda unseres lebenslangen Lernens. Egal ob wir als Projektleiter/-innen, Mitarbeiter/-innen in Projekten oder als Projektberater/-innen tätig sind. . Sehr gute Seminare sind dazu ein probates Mittel. Vor allem, wenn sie einfache und direkt anwendbare Werkzeuge für die Kommunikation in Projekten vermitteln. Halt: bevor wir auf Angebote für ‚Verhandlungsskills für ausweglose Situationen‘ oder ‚Präsentationen für Dax Vorstände‘ schielen, wie steht es mit unseren Fähigkeiten‚ ‘Gespräche konsensorientiert zu führen‘ oder ‚Meetings effektiv zu leiten und zu moderieren‘?
Michael
Schenkel
Großartig. Sehr viele Themen und Aspekte schön zusammengefasst. Danke. Evtl. könnte ein Aspekt noch hinzukommen: Gewaltfreie Kommunikation im Projekt. Susanne Lorenz, Zielfindungscoach und Kommunikationstrainerin mit dem Schwerpunkt Gewaltfreie Kommunikation, geht unter http://www.microtool.de/projektmanagement/gewaltfreie-kommunikation-im-projekt/ den Ursachen für Kommunikationsstörungen auf den Grund. Sonnige Grüße Michael Schenkel
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